Khi xây dựng một hệ thống quản lý hiệu suất, việc lựa chọn giữa KPI và OKR luôn làm các doanh nghiệp đau đầu. Bởi đó là thước đo được sử dụng ở hầu hết mô hình tổ chức, doanh nghiệp trên toàn cầu. Mỗi phương pháp có những đặc điểm và ứng dụng riêng. Bài viết dưới đây DRACO giúp bạn lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
KPI là gì?
Key Performance Indicator (KPI) là các chỉ số đo lường hiệu suất quan trọng để đánh giá mức độ hiệu quả thực hiện công việc của một tổ chức, một cá nhân thực hiện mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian cụ thể. KPI thường được thiết lập dựa trên các mục tiêu chiến lược và có thể được sử dụng để theo dõi và đánh giá tiến triển trong việc đạt được các mục tiêu đó.
Các KPI có thể đo lường mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, ví dụ:
- Ngành bán lẻ: doanh thu trên một điểm bán, doanh số bán hàng tại các cửa hàng, doanh số bán hàng trên mỗi nhân viên.
- Phòng Nhân sự: Tỷ lệ tuyển dụng thành công, thời gian tuyển dụng trung bình, hiệu suất thực hiện công việc của nhân viên, tỷ lệ hao mòn máy móc,…
- Phòng kinh doanh: giá trị lâu dài của khách hàng, doanh thu bán hàng, các cuộc gọi đã thực hiện tư vấn, số khách hàng trải nghiệm sản phẩm.
- Ngành Công nghệ: Doanh thu định kỳ hàng tháng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, thời gian giải quyết các hư hỏng máy móc.
- Ngành chăm sóc sức khỏe: thời gian chờ đợi khám bệnh của bệnh nhân, phí điều trị trung bình mỗi bệnh nhân, số lượng chương trình đào tạo trong tháng/năm.
OKR là gì?
OKR (Objectives and Key Results) là các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện trong khuôn khổ thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện. Các mục tiêu OKR thường được đo lường trong thời gian ngắn hạn.
OKR có hai thành phần, Mục tiêu và Kết quả chính:
- Mục tiêu doanh nghiệp: Kết quả của công ty hướng tới?
- Kết quả then chốt: Doanh nghiệp của bạn làm như thế nào để đạt được kết quả đó?
Khi làm việc với OKR, bạn sẽ phải tự hỏi mình ba câu hỏi:
- Bạn cần đi đến đâu? Câu trả lời sẽ cho bạn thấy được mục tiêu.
- Làm thế nào để bạn biết bạn đang đến đó? Câu trả lời sẽ cho bạn thấy kết quả bạn cần đạt để hoàn thành mục tiêu
- Bạn sẽ làm gì để đến đó? Câu trả lời sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp, những sáng kiến,…giúp bạn hoàn thành mục tiêu và kết quả then chốt.
Một số ví dụ chỉ số OKR để làm rõ sự khác biệt giữa chỉ tiêu OKR và KPI
Mục tiêu: Trở thành công ty dẫn đầu thị trường trong ngành
- Kết quả thực hiện 1: Kỷ lục doanh thu 100 triệu đô la.
- Kết quả thực hiện 2: Tăng nhân viên lên 45%
- Kết quả thực hiện 3: Tăng vốn hóa thị trường đủ để vào S&P 500.
So sánh KPI và OKR
KPI và OKR đều là các công cụ quản lý hiệu suất quan trọng, nhưng chúng có mục tiêu và phương pháp tiếp cận khác nhau.
Điểm giống nhau giữa KPI và OKR
- Tập trung vào đo lường hiệu suất: Cả KPIs và OKRs đều được sử dụng để đo lường hiệu suất và tiến triển của tổ chức, dự án hoặc cá nhân.
- Thúc đẩy năng suất: Cả hai đều giúp tập trung nhân viên và tổ chức vào các mục tiêu quan trọng và đo lường được.
- Cần được thiết lập một cách cụ thể: Cả KPIs và OKRs đều cần được thiết lập một cách cụ thể có khả năng thực hiện, thực tế, có thể đo lường và có thời hạn.
Điểm khác nhau giữa KPI và OKR
KPI là Chỉ báo hiệu suất nhằm đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc của một hoạt động cụ thể trên tiến trình hướng tới mục tiêu.
OKRs là Quản trị mục tiêu và kết quả chính, nhằm đạt được mục tiêu thách thức.
Khác biệt trong mục đích sử dụng
Như đã nói ở trên, KPI thường được áp dụng vào quá trình vận hành một tổ chức có sự ổn định, được thiết kế để tập trung đo lường hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên. KPI sẽ được dùng để đánh giá nhân viên công bằng, tách bạch giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả.
Đối với OKR, có thể đặt ra những mục tiêu tham vọng và xác định đâu là cơ sở, là kết quả cần đạt được cho mục tiêu đấy. OKR tạo ra sự hợp tác trong doanh nghiệp và cùng nhau hướng tới những mục tiêu thách thức thực sự. OKR dựa trên niềm tin vào khả năng của con người và năng lực trao quyền mạnh mẽ của các nhà quản lý với cấp dưới của mình.
Trọng tâm của mỗi phương thức là khác nhau
Ở OKR, trọng tâm sẽ nằm ở chữ O (Objective), tức là mục tiêu. Do vậy, trước khi bắt tay vào thực hiện bạn cần phải xác định mình muốn gì, để đưa ra các kết quả then chốt. Còn với KPI , trọng tâm nằm ở các chỉ số I (Indicator). Mặt khác, các chỉ số của KPI là hướng đến kết quả then chốt đã đề ra, góp phần vào việc đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả.
KPI là công việc hàng ngày, còn OKR thì không
Một cách dễ hiểu thì OKR là cái đích cuối cùng và để đạt được điều đó, bạn cần phải bám sát KPI, vì KPI sẽ tác động và phục vụ cho OKR.
Tính linh hoạt
OKRs thường linh hoạt hơn KPIs, cho phép điều chỉnh và thay đổi mục tiêu và kết quả theo thời gian hoặc theo các chu kỳ lập kế hoạch ngắn hạn.
Giữa KPI và OKR, doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào?
Quyết định giữa KPI và OKR phụ thuộc vào mục tiêu, văn hóa tổ chức và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Chọn KPIs nếu
- Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất dài hạn và ổn định.
- Muốn tập trung vào việc đo lường các chỉ số quan trọng và tiến triển theo thời gian.
- Cần sự nhất quán và tính chắc chắn trong việc đánh giá hiệu suất.
Ví dụ:
ABC là một công ty sản xuất và bán lẻ giày dép, họ muốn chọn một phương pháp để đo lường và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình.
Doanh nghiệp sản xuất bán lẻ giày dép muốn tập trung vào việc đảm bảo ổn định trong việc đo lường hiệu suất kinh doanh, họ có thể chọn sử dụng KPI.
Các KPIs có thể bao gồm
- Doanh số bán hàng hàng tháng.
- Tỷ lệ chuyển đổi từ lượt xem sản phẩm thành đơn hàng.
- Tỷ lệ lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng hàng tháng.
- Chỉ số hài lòng của khách hàng dựa trên đánh giá hoặc khảo sát.
Chọn OKRs nếu
- Doanh nghiệp muốn khuyến khích sự linh hoạt và đổi mới.
- Cần tập trung vào mục tiêu tổng quát và đặt ra các kết quả cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
- Muốn tạo ra sự động viên và tạo động lực cho nhân viên.
Ví dụ:
Cũng doanh nghiệp trên nhưng muốn tạo ra sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng với thị trường đổi mới và xu hướng thay đổi, họ có thể chọn sử dụng OKR. Ví dụ:
- Objective (Mục tiêu): Tăng doanh số bán hàng online trong quý này.
- Key Results (Kết quả chính):
Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ lượt truy cập website thành đơn hàng trực tuyến lên ít nhất 15%.
Tăng tỷ lệ quay lại của khách hàng mua hàng trực tuyến ít nhất 20%.
Lựa chọn giữa KPI và OKR có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Cả 2 đều hướng tới đích đạt được các mục tiêu, nhưng theo 2 cách khác nhau. Có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp, quan trọng nhất là chọn phương pháp phù hợp với mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Kết luận
Trong bài viết này, DRACO đã cùng bạn tìm hiểu về hai phương pháp quan trọng để đo lường hiệu suất: KPI và OKR. Hy vọng những kiến thức này có thể giúp các nhà lãnh đạo lựa chọn được phương pháp phù hợp hoặc kết hợp chúng với nhau, nhằm giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.
