Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chắc chắn không còn xa lạ với nhiều người. Đặc biệt trong bối cảnh việc chuyển đổi số đang trở nên cấp thiết như hiện nay. Chính vì khả năng quản lý toàn diện mọi hoạt động trong doanh nghiệp, nên nhiều người cho rằng chỉ doanh nghiệp có quy mô lớn mới nên dùng. Tuy nhiên, việc sử dụng ERP hiện nay đối với các SME đang trở nên phổ biến và cần thiết. Vây hãy cùng tìm hiểu xem lợi ích khi áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì nhé!
Mọi người thường cho rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phát sinh ít nghiệp vụ hơn, nên có thể quản lý mọi thứ bằng cách thủ công. Tuy nhiên, điều đó đồng nghĩa với việc các nhân viên chủ chốt phải quản lý thông tin của nhiều phòng ban. Điều đó thường dễ dẫn đến các sai sót và chuyên lệch về số liệu.
Không những thế, công cuộc chuyển đổi số hiện nay đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải bắt kịp xu thế để thoát khỏi nguy cơ bị đào thải.Chính vì thế, việc áp dụng ERP vào quy trình quản trị doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Đương nhiên, việc chuyển đổi số này không loại trừ các doanh nghiệp SME.
Giai đoạn phù hợp để áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Triển khai ERP từ sớm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giúp quản lý mọi thông tin phát sinh trong nội bộ công ty. Từ đó, việc quản trị trở nên hiệu quả hơn. Một số trường hợp xảy ra cho thấy doanh nghiệp của bạn nên dùng ERP ngay thời điểm hiện tại:
– Quy trình xử lý thông tin thiếu sự đồng nhất
– Thường xuyên xảy ra các sai lệch về số liệu, thông tin và thời gian
– Sử dụng nhân lực chưa hiệu quả
– Tốn nhiều thời gian để truy xuất và đối chiếu thông tin
– Mong muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp trong tương lai
Những khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu muốn triển khai ERP
Việc triển khai ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chẳng hạn như nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện quy trình kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh.
Tuy nhiên nó cũng đặt ra một số khó khăn và thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải như:
Tài chính: Cần sự đầu tư để triển khai và duy trì. Đối với các doanh nghiệp có nguồn tài chính hạn chế, việc tìm kiếm nguồn vốn để triển khai ERP có thể khó khăn.
Đội ngũ triển khai: Đòi hỏi đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên ngành và kỹ năng công nghệ cao.
Tích hợp với các hệ thống hiện có: Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng các hệ thống khác trước đây, việc tích hợp ERP có còn phải đảm bảo việc chuyển đổi dữ liệu, tùy chỉnh phần mềm và khả năng tương thích.
Thay đổi quy trình kinh doanh: Việc triển khai ERP thường đi kèm với việc tái cấu trúc quy trình và cách thức làm việc để tận dụng tối đa các lợi ích của hệ thống.
Đào tạo và hỗ trợ: Để sử dụng ERP hiệu quả, nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống. Đây là thách thức đối với một doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.
Quản lý dự án: Các doanh nghiệp có thể thiếu kinh nghiệm và nguồn lực để quản lý các dự án, điều này có thể dẫn đến vấn đề vượt ngân sách, chậm tiến độ hoặc kết quả không đạt yêu cầu.
Tuy nhiên, bất chấp những khó khăn này, việc triển khai ERP vẫn có thể mang lại lợi ích to lớn cho SME nếu được thực hiện đúng cách và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Chi phí để triển khai ERP
Chi phí triển khai ERP cho SMEs có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, quy mô triển khai, lựa chọn phần mềm nào.v.v..
Chi phí này thường được tính trên cơ sở đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, trên số lượng người dùng hoặc các tính năng cụ thể mà doanh nghiệp muốn sử dụng. Cụ thể:
Tùy chỉnh và cài đặt: Nếu doanh nghiệp có các yêu cầu tùy chỉnh đặc biệt hoặc cần cài đặt ERP theo nhu cầu của riêng họ, chi phí tùy chỉnh và cài đặt sẽ được cộng thêm.
Phần cứng và hệ thống: Hạ tầng phần cứng có thể phải mua mới hoặc được nâng cấp. Bao gồm máy chủ, khả năng lưu trữ, và thiết bị mạng.
Đào tạo và hỗ trợ: Chi phí đào tạo có thể bao gồm các buổi đào tạo và chi phí đi lại. Chi phí liên quan đến việc hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai và khắc phục sự cố.
Chuyển đổi dữ liệu: Nếu một doanh nghiệp đã sử dụng một hệ thống khác trước đó, việc chuyển đổi dữ liệu sang ERP có thể tốn nhiều công sức và chi phí.
Như vậy, tổng chi phí triển khai ERP sẽ tăng hay giảm tùy thuộc vào các yếu tố trên. Do đó, các doanh nghiệp SME cần phải đánh giá và lập kế hoạch kỹ lưỡng trước khi tiến hành triển khai ERP sao cho phù hợp với nguồn lực của mình.
Một số lợi ích khi dùng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Với tính tiện dụng và phổ biến của ERP, chắc chắn khi sử dụng doanh nghiệp SME sẽ đạt được những lợi ích vượt trội như sau:
Tiết kiệm chi phí
Triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp mang lại nhiều giá trị to lớn. Các công việc quản lý thông tin, số liệu thủ công sẽ được cắt giảm phần lớn. Từ đó giảm giảm chi phí hoạt động và hao phí thời gian cho một số công việc. Ngoài ra, các chi phí về nhân công, thất thoát nguyên vật liệu, chi phí quản trị cũng được tiết kiệm rất nhiều.
Thông tin chính xác hơn
Sự khác biệt trong khâu quản lý thông tin và kiểm soát dữ liệu nội bộ cũng sẽ được cải thiện đáng kể. Tất cả thông tin được tổng hợp trên một hệ thống duy nhất hạn chế tối đa sự sai sót. Khi có bất kỳ sự thay đổi hoặc tìm kiếm dữ liệu thì việc truy xuất thông tin là vô cùng dễ dàng. Ngoài ra, báo cáo tổng hợp từ phần mềm ERP cũng có tính chính xác vô cùng cao. Nguyên nhân bởi vì số liệu được cập nhật tức thời và hoàn toàn chính xác từ các phòng ban.
Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc
Chất lượng công việc được nâng cao là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa. Phần mềm ERP cho phép liên kết làm việc giữa các phòng ban. Từ đó, nó đảm bảo tính thống nhất cao và tăng hiệu suất làm việc.
Cải thiện khâu ra quyết định
Để có thể đưa ra được các quyết định chính xác nhất, đòi hỏi người quản lý phải nắm được các số liệu một cách cụ thể, mới nhất và chính xác nhất. Chính vì thế các thông tin được cập nhật trực tiếp tại phần mềm ERP sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng.
Ngoài ra, họ còn dễ dàng nhìn được bức tranh tổng thể về các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp ích cho việc định hướng chiến lược mới và thay đổi chiến lược chưa phù hợp.
Đơn giản hóa quy trình kế toán của doanh nghiệp
Một doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển sẽ xuất hiện rất nhiều thủ tục kế toán. Việc xử lý dữ liệu theo phương pháp truyền thống có thể gặp phải nhiều vấn đề. Một trong số vấn đề thường gặp chính là sai sót dẫn đến thất thoát tài chính cho doanh nghiệp. Ngoài ra, báo cáo tài chính còn làm mất khá nhiều thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
Khi sử dụng ERP sẽ dễ dàng tích hợp toàn bộ thông tin trong phần mềm này. Đồng thời, việc phân tích dữ liệu được diễn ra tự động, điều đó giúp hiệu suất làm việc của nhân viên được tăng đáng kể.
Đảm bảo an toàn thông tin trong tổ chức
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì thông tin và dữ liệu được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu. Nếu các thông tin mật bị lộ ra ngoài sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình phát triển của doanh nghiệp. Nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến phá sản.
Thế nên, khi toàn bộ thông tin được tích hợp vào phần mềm ERP sẽ đảm đảo được tính an toàn thông tin và dễ dàng quản lý hơn.
Dường như mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều có thể được giải quyết dễ dàng thông qua phần mềm ERP. Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp này cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng tích hợp nhiều mô-đun phục vụ hầu hết các hoạt động. Thấu hiểu những mong muốn của khách hàng DRACO đã mang đến phần mềm DRAERP, với nhiều phân hệ tích hợp trong một phần mềm. Đảm bảo mang lại lợi ích tốt đa cho các doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với DRAERP để được tư vấn và dùng thử miễn phí!
Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN ERP– GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Hotline: (+84)-338-855-353
