Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý dự án một cách thủ công bằng các công cụ bảng tính. Điều này dẫn đến việc không nắm được tiến độ dự án và không quản lý tài nguyên hiệu quả. Thậm chí nhiều doanh nghiệp lớn phải quản lý hàng chục hàng trăm dự án thì việc quản lý bằng excel là bất khả thi. Do đó, công cụ quản lý dự án chính là giải pháp thay thế hiệu quả. Vậy phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Draco tìm hiểu về 7 lợi ích mà phần mềm này đem lại nhé!
Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và theo dõi các hoạt động dự án. Phần mềm này giúp các nhà quản lý dự án và đội ngũ làm việc cùng nhau quản lý tài nguyên, lập kế hoạch, phân bổ ngân sách và tiến độ, theo dõi tiến độ và đưa ra các quyết định thông minh dựa trên thông tin thời gian thực và dữ liệu liên quan. Phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ để quản lý rủi ro và đưa ra các biện pháp phòng ngừa, tăng tính linh hoạt và giảm thiểu sai sót.
II. 7 Lợi ích của công cụ quản lý dự án
1. Quản lý tài nguyên hiệu quả
Phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài nguyên dự án một cách hiệu quả. Bao gồm các tài nguyên nhân lực, tài sản vật chất và tài nguyên tài chính. Tất cả đều được quản lý tập trung tại một nơi giúp doanh nghiệp nắm được thông tin bao quát. Các tính năng quản lý tài nguyên giúp các nhà quản lý dự án cân nhắc và tính toán các chi phí dự án, đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng ngân sách.
2. Quản lý nhiều dự án cùng một lúc
Không chỉ một, phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý rất nhiều dự án khác nhau tại một nơi. Người dùng có thể tạo, lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, chia công việc… Bên cạnh đó, quản lý có thể xem toàn bộ tiến độ công việc và các báo cáo của toàn bộ dự án ngay trên phần mềm.
3. Theo dõi tiến độ dự án
Phần mềm quản lý dự án cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Dự án sẽ được hiển thị dưới nhiều dạng khác nhau. Từ bảng, báo cáo, lịch biểu, kanban và đặc biệt là sơ đồ Gantt. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng nắm được tình hình triển khai nhiệm vụ và các nhiệm vụ phụ thuộc. Ngoài ra, cấp quản lý có thể theo dõi tất cả các dự án khác ngay trên một màn hình. Điều này giúp cấp quản lý kiểm soát chặt chẽ tiến độ của toàn bộ dự án và chi tiết từng dự án.
Hệ thống có thể đưa ra các cảnh báo khi có bất kỳ vấn đề nào. Các cảnh báo có thể được gửi trực tiếp trên hệ thống hoặc thông qua mail… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời để giảm thiểu tác động của các rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
4. Cộng tác hiệu quả
Dự án có thành công hay không phụ thuộc vào quá trình phối hợp, trao đổi giữa các thành viên trong đội. Phần mềm quản lý dự án cung cấp một nền tảng để các thành viên cộng tác và làm việc chung. Các thành viên có thể theo dõi và nắm được tình hình triển khai công việc. Họ có thể dễ dàng tương tác, chia sẻ, trao đổi và giao việc hoặc hỗ trợ để giải quyết các công việc phát sinh. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sự trì hoãn trong việc trao đổi thông tin.
5. Phân bổ tài nguyên và nguồn lực hợp lý
Nhà quản lý có thể tạo danh sách các tài nguyên và nguồn lực cần thiết. Sau đó, hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý phân bổ chúng cho các nhiệm vụ và công việc cụ thể. Đặc biệt, các nhà quản lý có thể sử dụng tính năng kéo và thả dễ dàng. Tính năng này giúp chuyển các tài nguyên và nguồn lực từ một nhiệm vụ sang nhiệm vụ khác và phân bổ lại chúng nếu cần thiết.
Thông qua các bảng phân bổ tài nguyên và nguồn lực, quản lý có thể có cái nhìn tổng quát hơn. Liệu rằng tài nguyên và nguồn lực nào đang được sử dụng quá nhiều hoặc quá ít. Từ đó, quản lý sẽ dễ dàng điều chỉnh và phân bổ hợp lý hơn. Hơn nữa, phần mềm còn cho phép sắp xếp lại thứ tự các nhiệm vụ và công việc trong dự án. Giúp tận dụng tối đa các tài nguyên và nguồn lực có sẵn. Nó cũng cho phép các nhà quản lý xác định các tài nguyên và nguồn lực không cần thiết và loại bỏ chúng để giảm thiểu lãng phí.
6. Đánh giá hiệu quả công việc bằng KPIs
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý dự án theo cách thủ công. Do đó, họ không có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc và mức độ thành công của dự án. Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp đánh giá kết quả dự án một cách chính xác. Điều này nhờ vào hệ thống tính điểm KPIs được thiết lập cho từng công việc, từng dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách lương, thưởng, phạt minh bạch cho từng nhân viên. Ngoài ra, có thể đưa ra các phương án cụ thể để nhằm điều chỉnh, hỗ trợ giúp hoàn thành dự án tốt hơn.
7. Tăng tính linh hoạt
Hệ thống cho phép dễ dàng thay đổi kế hoạch hoặc điều chỉnh dự án. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và đáp ứng được các thay đổi trong dự án. Ngoài ra, nó có thể tùy chỉnh theo các nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Tổng kết
Phần mềm quản lý dự án là một công cụ hữu ích và quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó giúp tăng tính linh hoạt, đáng tin cậy, tiết kiệm thời gian chi phí và tăng tính minh bạc. Tuy nhiên, để tận dụng hết các lợi ích, các nhà quản lý cần phải nắm rõ kiến thức liên quan và chọn phần mềm phù hợp để sử dụng một cách hiệu quả.
Draco đang là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý dự án hiệu quả – DraERP. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, DraERP sẽ dễ dàng đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Đăng ký nhận DraERP miễn phí ngay tại đây: https://fintechdraco.draerp.vn/dang-ky-nhan-mien-phi-draerp
Ngoài ra, chúng tôi còn có các chương trình ưu đãi khác khi quý khách đăng ký DraERP thành công:
- Miễn phí tài khoản ChatGPT.
- Miễn phí sử dụng gói BASIC trọn đời với 4 mô-đun: Kế toán, Bán hàng, Mua Hàng, Kho.
- Miễn phí tư vấn chuyển đổi số.
Còn chần chờ gì mà không nắm bắt cơ hội đáng giá này để cập nhật xu hướng mới nhất trong lĩnh vực phần mềm ERP hiện nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp.
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Trang web: https://test.draco.biz/
Hotline: (+84)-338-855-353
