Bệ Phóng Vận Hành cho Startup: 5 Thử Thách Cốt Lõi & Lời Giải Tăng Trưởng Toàn Diện

Hành trình khởi nghiệp giống như việc chế tạo một con tàu vũ trụ. Bạn có một tầm nhìn vĩ đại, một bản thiết kế sản phẩm đột phá và một đội ngũ phi hành gia đầy nhiệt huyết. Bạn đổ dồn tâm huyết, tiền bạc và những đêm không ngủ để lắp ráp từng chi tiết, từ động cơ (sản phẩm) đến cabin điều khiển (đội ngũ). Con tàu của bạn trông thật lộng lẫy, sẵn sàng chinh phục những vì sao xa xôi.

Nhưng để con tàu đó thực sự có thể cất cánh và bay cao, nó cần một thứ tối quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ: một bệ phóng (launchpad) vận hành vững chắc.

Nếu không có bệ phóng này, mọi nỗ lực của bạn có thể chỉ tạo ra một cỗ máy ì ạch, tiêu tốn quá nhiều nhiên liệu chỉ để ì ạch trên mặt đất. Động cơ gầm rú, khói bốc lên, nhưng con tàu vẫn không thể nhấc mình khỏi mặt đất. Rất nhiều startup tài năng đã không thể cất cánh, không phải vì con tàu của họ không tốt, mà vì bệ phóng của họ quá yếu kém, được chắp vá từ những quy trình quản trị thủ công, những bảng tính Excel rời rạc và sự “gồng gánh” của chính nhà sáng lập.

Bài viết này không chỉ là một bài phân tích. Đây là một bản thiết kế chi tiết, một cuốn cẩm nang toàn diện giúp bạn nhận diện 5 thử thách lớn nhất khi xây dựng nền móng vận hành cho startup. Quan trọng hơn, chúng tôi sẽ chỉ ra cách kiến tạo một “bệ phóng” đủ mạnh mẽ, đủ tự động và đủ thông minh để không chỉ đưa doanh nghiệp của bạn cất cánh, mà còn vươn tới những vì sao xa nhất.

Chương 1: Giải Phẫu 5 Thử Thách Lớn Nhất Khi Xây Dựng Bệ Phóng Vận Hành

Đây không phải là những vấn đề lý thuyết. Đây là những “ổ gà”, những “bãi mìn” thực tế mà 9/10 startup đều vấp phải trên đường băng. Việc nhận diện và né tránh chúng từ sớm sẽ quyết định con tàu của bạn sẽ bay cao hay mãi mãi nằm lại phía sau.

Thử thách #1: Vượt qua “Sương mù” Tài chính – Hệ thống nhiên liệu bị rò rỉ

Tài chính là dòng nhiên liệu nuôi sống con tàu vũ trụ của bạn. Nếu bạn không thể đo lường, kiểm soát và tối ưu dòng chảy nhiên liệu này, mọi kế hoạch bay vào vũ trụ đều sẽ thất bại ngay tại vạch xuất phát. “Sương mù” tài chính là kẻ thù thầm lặng nhưng nguy hiểm nhất.

Phân tích sâu: Cái bẫy của dòng tiền và ảo ảnh doanh thu

Nhà sáng lập thường mắc kẹt trong cái bẫy này vì sự hưng phấn ban đầu.

Nhìn thấy con số doanh thu tăng trưởng trên các trang bán hàng hay báo cáo từ đội sale mang lại một cảm giác thành công tức thì. Nhưng doanh thu đó chưa phải là tiền. Nó có thể đang nằm trong ví của khách hàng chưa thanh toán (công nợ), nằm ở kho của đơn vị vận chuyển chờ đối soát COD, hoặc thậm chí sẽ biến mất sau khi khách hàng trả hàng.

Việc chỉ tập trung vào doanh thu mà không kiểm soát chặt chẽ dòng tiền vào-ra thực tế cũng giống như một phi công chỉ nhìn vào đồng hồ tốc độ mà quên mất đồng hồ đo nhiên liệu.

• Không thấy dòng tiền thực: Bạn nhìn vào báo cáo bán hàng cuối tháng và thấy những con số ấn tượng. Bạn tự hào, bạn ăn mừng. Nhưng khi nhìn vào tài khoản ngân hàng để trả lương cho nhân viên và thanh toán cho nhà cung cấp, bạn hốt hoảng nhận ra nó gần như trống rỗng.
  • Ví dụ điển hình: Một startup thời trang local brand vừa có một phiên livestream “chốt đơn” bùng nổ, doanh thu trên file Excel ghi nhận hơn 300 triệu đồng. Nhưng một tuần sau, nhà sáng lập đau đầu vì tiền mặt không có đủ để trả cho xưởng may. Lý do: hơn 60% đơn hàng là COD (thu hộ) và tiền đối soát vẫn chưa về, 15% đơn bị hoàn trả không rõ lý do, chi phí chạy quảng cáo cho phiên live lại đến hạn thanh toán. Doanh thu rất “đẹp” nhưng dòng tiền thực lại đang âm.

• Lợi nhuận “ảo” và cái bẫy giá vốn: Bạn bán một sản phẩm với giá 500.000 VNĐ, giá nhập là 300.000 VNĐ. Bạn nghĩ rằng mình lãi 200.000 VNĐ. Nhưng đó là lợi nhuận gộp, không phải lợi nhuận ròng. Bạn đã quên tính hàng loạt các chi phí biến đổi và chi phí cố định ẩn trong đó: chi phí marketing trên từng đơn, chi phí vận chuyển, chi phí đóng gói, chi phí lưu kho, chi phí nhân viên xử lý đơn, chi phí cho những sản phẩm bị hoàn trả…
  • Ví dụ điển hình: Một công ty kinh doanh thực phẩm nhập khẩu tính lợi nhuận gộp bằng cách lấy giá bán trừ giá nhập trên hóa đơn. Họ không bóc tách chi phí vận chuyển quốc tế, phí hải quan, chi phí bảo quản kho lạnh vào giá vốn của từng sản phẩm. Kết quả là báo cáo lợi nhuận cuối tháng luôn dương, nhưng thực tế họ đang bù lỗ cho các mặt hàng cần điều kiện bảo quản đặc biệt mà không hề hay biết.
• Thiếu minh bạch khi gọi vốn: Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi trước một nhà đầu tư tiềm năng. Họ không chỉ muốn nghe về tầm nhìn, họ muốn thấy những con số chứng minh sự hiệu quả. Họ hỏi: “Tỷ suất lợi nhuận gộp của bạn là bao nhiêu?”, “Chi phí thu hút một khách hàng (CAC) là bao nhiêu?”, “Giá trị vòng đời khách hàng (LTV) là gì?”. Nếu bạn trả lời “Để em về tổng hợp lại Excel rồi báo cáo anh/chị sau”, bạn đã gần như thất bại. Sự thiếu sẵn sàng về dữ liệu cho thấy một hệ thống vận hành yếu kém.

“Doanh thu là hư danh, lợi nhuận là lý trí, nhưng tiền mặt mới là thực tại.”

– Peter Drucker-

Thử thách #2: Làm chủ “Dòng chảy” Tồn kho – Hệ thống cung cấp nhiên liệu bị tắc nghẽn

Đối với các startup kinh doanh sản phẩm vật lý, kho hàng chính là hệ thống cung cấp nhiên liệu. Nếu dòng chảy này bị tắc nghẽn, rò rỉ hoặc không thể kiểm soát, con tàu không thể cất cánh.

Phân tích sâu: Kho hàng không phải là nơi chứa đồ, mà là nơi dòng tiền lưu chuyển

Nhiều nhà sáng lập coi kho hàng như một nơi cất giữ sản phẩm. Nhưng thực tế, mỗi sản phẩm trong kho là một lượng tiền mặt đang bị “đóng băng”. Kho hàng phải là một hệ thống sống, nơi dòng tiền (dưới dạng hàng hóa) chảy vào và chảy ra một cách tối ưu. Quản lý kho theo cảm tính là một trong những cách nhanh nhất để “giết chết” dòng tiền của một startup.

• Vốn bị “đóng băng” trong kho: Nỗi ám ảnh lớn nhất của mọi startup bán lẻ. Bạn nhập hàng dựa trên cảm tính, “thấy mẫu này đẹp chắc sẽ bán chạy”. Kết quả? Một góc nhà kho chất đầy những sản phẩm không ai hỏi tới, trong khi những sản phẩm bán chạy nhất thì lại hết hàng.
  • Ví dụ điển hình: Một startup kinh doanh mỹ phẩm xách tay “bắt trend” một dòng serum đang nổi trên TikTok và quyết định ôm lô hàng lớn để có giá tốt. Hai tháng sau, trào lưu qua đi, lô serum đó vẫn còn tồn hơn 70% và sắp hết hạn sử dụng. Toàn bộ vốn liếng và lợi nhuận của các sản phẩm khác bị “chôn” trong lô hàng này, khiến công ty không còn tiền để nhập các sản phẩm bán chạy khác.
• “Cháy” nhiên liệu (Hết hàng) vào thời điểm quan trọng: Đây là mặt còn lại của đồng xu. Bạn vừa chạy một chiến dịch quảng cáo thành công, khách hàng ồ ạt kéo đến. Nhưng khi họ bấm vào nút “Mua hàng”, họ chỉ nhận được dòng chữ “Hết hàng”. Bạn không chỉ mất đi đơn hàng đó, bạn mất đi chi phí marketing đã đổ ra, và tệ hơn là làm tổn hại đến uy tín thương hiệu mà bạn đang dày công xây dựng.
• Thất thoát không rõ nguyên nhân: “Tại sao số liệu tồn kho trên Excel và số lượng thực tế trong kho không bao giờ khớp nhau?”. Không có một quy trình nhập – xuất – kiểm kho chuẩn mực, việc thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn, gian lận, hoặc hư hỏng là điều khó tránh khỏi.
  • Ví dụ điển hình: Một cửa hàng phụ kiện công nghệ quản lý kho bằng sổ sách. Cuối tháng kiểm kho, họ phát hiện thiếu hụt 5 chiếc tai nghe không dây và 10 củ sạc nhanh mà không rõ lý do. Có thể là do nhân viên giao nhầm hàng cho khách, thất lạc trong quá trình vận chuyển nội bộ, hoặc thậm chí là gian lận. Những khoản mất mát nhỏ này tích tụ theo thời gian và bào mòn trực tiếp vào lợi nhuận.

Thử thách #3: Xây dựng “Cỗ máy” Bán hàng Chuyên nghiệp – Động cơ chính bị chắp vá

Bán hàng là động cơ chính tạo ra lực đẩy cho con tàu startup. Một động cơ được lắp ráp từ những bộ phận rời rạc, chắp vá sẽ không bao giờ có thể tạo ra lực đẩy đồng bộ và mạnh mẽ để đưa bạn vút bay.

Phân tích sâu: Sự khác biệt giữa “chốt đơn” và xây dựng quy trình bán hàng

Ở giai đoạn đầu, founder thường tự mình “chốt đơn” rất giỏi. Nhưng khi quy mô lớn hơn, việc bán hàng không còn là nghệ thuật của một cá nhân, mà phải là khoa học của một quy trình. Một quy trình bán hàng chuyên nghiệp đảm bảo rằng mọi khách hàng, dù tiếp xúc với nhân viên nào, qua kênh nào, đều nhận được một trải nghiệm đồng nhất và hiệu quả.

• Đơn hàng “trôi nổi” khắp nơi: Khách hàng đặt hàng qua Facebook, Zalo, Instagram, Website… Mỗi đơn hàng là một dòng tin nhắn, một comment, một cuộc gọi. Nhân viên của bạn phải “nhảy” qua lại giữa các kênh, sao chép thông tin thủ công vào một file Google Sheet.
  • Ví dụ điển hình: Một startup chuyên cung cấp quà tặng doanh nghiệp nhận đơn hàng qua email, Zalo của nhân viên kinh doanh. Một khách hàng lớn đặt 100 hộp quà qua Zalo. Cùng lúc đó, một bạn sale khác nhận đơn 50 hộp qua email và kiểm tra file Google Sheet thấy vẫn còn hàng nên xác nhận. Kết quả: công ty không đủ hàng để giao, phải gọi điện xin lỗi khách hàng lớn, gây ấn tượng thiếu chuyên nghiệp và suýt mất hợp đồng.
• Hình ảnh thiếu chuyên nghiệp, mất niềm tin: Bạn gửi cho khách hàng B2B một báo giá bằng file Word cẩu thả. Bạn xuất hóa đơn bằng một mẫu Excel trông lỗi thời. Khi khách hàng yêu cầu xem lại lịch sử mua hàng, bạn phải loay hoay tìm kiếm trong hàng trăm tin nhắn Zalo. Sự thiếu chuyên nghiệp trong từng điểm chạm nhỏ này sẽ làm xói mòn niềm tin của khách hàng.
• Không có dữ liệu khách hàng – Mỏ vàng bị lãng quên: Bạn có hàng nghìn khách hàng đã mua sản phẩm, nhưng bạn không biết ai là khách hàng trung thành nhất, ai có sức mua lớn nhất, họ thường mua những sản phẩm gì cùng nhau… Bạn bỏ lỡ cơ hội vàng để thực hiện các chiến dịch re-marketing, chăm sóc cá nhân hóa, và biến khách hàng mua một lần thành những “fan” trung thành trọn đời.

Thử thách #4: Thoát khỏi vai trò “Người hùng” Toàn năng – Con tàu chỉ có một phi công

Một con tàu vũ trụ không thể cất cánh nếu chỉ dựa vào một người phi công duy nhất phải làm tất cả mọi việc. Khi mọi quy trình đều thủ công và phụ thuộc hoàn toàn vào bạn – nhà sáng lập:

• Bạn trở thành nút thắt cổ chai của chính mình: Mọi quyết định, từ duyệt chi, kiểm tra đơn hàng, đến trả lời nhà cung cấp đều phải qua tay bạn. Mọi hoạt động sẽ đình trệ nếu bạn ốm, đi công tác, hay đơn giản là muốn có một ngày nghỉ.
  • Ví dụ điển hình: Chị Hoa, nhà sáng lập một thương hiệu đồ da thủ công, là người duy nhất có thể duyệt mẫu thiết kế cuối cùng và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng. Khi chị phải đi công tác đột xuất 1 tuần để tìm nguồn cung da mới, toàn bộ các đơn hàng đã sản xuất xong đều bị “tắc” lại ở xưởng, không thể giao cho khách vì “chưa được sếp duyệt”, gây ra sự chậm trễ hàng loạt.
• Bạn không có thời gian cho chiến lược: 80% thời gian và tâm trí của bạn bị sa lầy vào các công việc vận hành sự vụ, “chữa cháy” hàng ngày. Bạn không còn năng lượng để suy nghĩ về những điều quan trọng nhất: chiến lược phát triển sản phẩm, nghiên cứu thị trường, xây dựng văn hóa công ty.
• Doanh nghiệp không thể tự vận hành và nhân bản: Khi bạn muốn tuyển thêm nhân viên, bạn sẽ đào tạo họ như thế nào? Bằng cách “chỉ tay năm ngón” và truyền miệng? Khi không có quy trình chuẩn được hệ thống hóa, bạn không thể đào tạo và nhân bản đội ngũ một cách hiệu quả. Mỗi người mới sẽ làm theo một kiểu, tạo ra sự hỗn loạn và không nhất quán.

Thử thách #5: Chuẩn bị cho Lực đẩy Tăng trưởng – Bệ phóng sụp đổ dưới sức nặng thành công

Đây là thử thách trớ trêu nhưng cũng là cuối cùng. Nếu nền móng vận hành của bạn không đủ vững, nó sẽ sụp đổ dưới sức nặng của chính sự thành công. Thực tế, theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, việc mô hình kinh doanh không có lợi nhuận và không thể mở rộng quy mô là một trong những lý do hàng đầu khiến các startup thất bại.

• Ví dụ điển hình: Một startup sản xuất hộp đồ chơi giáo dục bất ngờ được lên sóng Shark Tank Việt Nam. Ngay trong đêm, họ nhận về lượng đơn hàng bằng cả 6 tháng trước đó cộng lại. Hệ thống quản lý bằng Google Sheet ngay lập tức sụp đổ. Đơn hàng bị trùng lặp, địa chỉ giao hàng bị lẫn lộn, sản phẩm trong kho hết sạch mà đội ngũ không hay biết. Cơn bão đơn hàng biến thành cơn bão khủng hoảng, với hàng loạt đánh giá 1 sao. Cơ hội vàng để bứt phá đã trở thành một bài học đắt giá về sự yếu kém của nền móng vận hành.

Chương 2: Xây Dựng Bệ Phóng: Gói Startup DraERP – Lời Giải Vận Hành Toàn Diện

Thấu hiểu sâu sắc những thách thức này, chúng tôi đã xây dựng Gói Startup DraERP. Đây không chỉ là một phần mềm, mà là một hệ điều hành kinh doanh được thiết kế để trở thành bản thiết kế và bộ công cụ giúp bạn xây dựng “bệ phóng vận hành” của chính mình.

Lời giải cho #1 (Tài chính): Từ “Sương mù” đến Bảng điều khiển Trực quan

Gói Startup DraERP giúp bạn biến “sương mù” tài chính thành một bảng điều khiển rõ ràng như ban ngày, giúp bạn làm chủ hoàn toàn các con số của mình.

Trước DraERP:

• Phải chờ kế toán tổng hợp báo cáo thủ công vào cuối tháng.
• Không biết chính xác dòng tiền thực tế, ra quyết định nhập hàng dựa trên cảm tính.
• Mất hàng tuần để chuẩn bị một báo cáo tài chính chắp vá khi nhà đầu tư yêu cầu.

Sau DraERP:

• Tự động hóa sổ sách kế toán: Quên đi việc nhập liệu thủ công. Mỗi khi một đơn hàng được xác nhận, một hóa đơn được thanh toán, hệ thống sẽ tự động hạch toán các bút toán kép tương ứng vào hệ thống kế toán. Điều này không chỉ tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác gần như tuyệt đối.
• Kiểm soát dòng tiền Real-time: Thay vì chờ đợi, bạn chỉ cần mở Dashboard Tài chính. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy các biểu đồ trực quan về doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, các khoản phải trả. Bạn biết chính xác mình đang có bao nhiêu “nhiên liệu” và có thể ra quyết định nhanh chóng, tự tin.
• Báo cáo tài chính chuyên nghiệp trong 1 cú nhấp chuột: Cần báo cáo cho nhà đầu tư? Bạn có thể dễ dàng xuất các báo cáo tài chính chuẩn mực như Báo cáo Kết quả Kinh doanh (Lời-Lỗ), Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ… một cách chuyên nghiệp.

Lời giải cho #2 (Kho hàng): Từ “Điểm Chết” thành “Trái Tim” Vận Hành

Chúng tôi giúp bạn biến kho hàng từ một “điểm chết” chứa đầy rủi ro thành một “trái tim” vận hành thông minh, bơm đều dòng chảy sản phẩm đến tay khách hàng.

Trước DraERP:

• Quản lý tồn kho trên Excel, số liệu luôn “vênh” so với thực tế.
• Nhập hàng theo cảm tính, thường xuyên bị tồn kho chết hoặc cháy hàng bán chạy.
• Mất kiểm soát về thất thoát, không biết nguyên nhân từ đâu.

Sau DraERP:

• Quản lý tồn kho chính xác đến từng SKU: Mỗi sản phẩm, mỗi phiên bản (màu sắc, kích cỡ) sẽ được quản lý bằng một mã SKU (Stock Keeping Unit) duy nhất. Hệ thống cho phép bạn theo dõi số lượng tồn kho của từng SKU theo thời gian thực trên nhiều kho hàng.
• Số hóa quy trình Nhập – Xuất – Kiểm kho chuẩn: Từ việc tạo yêu cầu mua hàng, nhận hàng, đến xuất kho giao cho khách, tất cả đều được thực hiện trên hệ thống với các quy trình được định sẵn, giảm thiểu 90% sai sót và chống thất thoát.
• Tự động cảnh báo và gợi ý nhập hàng thông minh: Bạn có thể thiết lập định mức tồn kho an toàn (min-max stock). Khi lượng tồn kho chạm ngưỡng tối thiểu, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo cho bộ phận mua hàng.

Lời giải cho #3 (Bán hàng): Từ “Chốt Đơn” Rời Rạc đến “Cỗ Máy” Nhất Quán

DraERP giúp bạn thay thế “động cơ chắp vá” bằng một cỗ máy bán hàng được chuẩn hóa, đồng bộ và hiệu quả, tạo ra lực đẩy mạnh mẽ và ổn định.

Trước DraERP:

• Đơn hàng rải rác trên Zalo, Facebook, Excel, dễ bỏ sót.
• Gửi báo giá, hóa đơn bằng file Word, Excel thiếu chuyên nghiệp.
• Dữ liệu khách hàng không được lưu trữ và khai thác.

Sau DraERP:

• Quản lý đơn hàng đa kênh tập trung: Dù đơn hàng đến từ đâu, tất cả đều được đổ về một hệ thống quản lý duy nhất. Bạn có thể theo dõi trạng thái của từng đơn hàng (mới, đang xử lý, đã giao…) một cách tập trung.
• Phát hành báo giá, hóa đơn chuyên nghiệp: Tạo các báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn với logo và thông tin công ty của bạn chỉ trong vài cú nhấp chuột, nâng cao hình ảnh thương hiệu.
• Kết nối liền mạch toàn hệ thống: Đây là sức mạnh cốt lõi. Khi một đơn hàng được tạo, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và trừ kho, đồng thời tự động ghi nhận công nợ phải thu. Dòng chảy thông tin liền mạch này loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công.

Lời giải cho #4 & #5 (Founder & Quy mô): Từ “Người Hùng” thành “Kiến Trúc Sư”

Đây là giá trị lớn nhất, mang tính chiến lược mà Gói Startup DraERP mang lại.

• Giải phóng thời gian và tâm trí của bạn: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, hệ thống trả lại cho bạn tài sản quý giá nhất: thời gian. Thay vì chìm trong các bảng tính, bạn có thời gian để gặp gỡ đối tác, nghiên cứu đối thủ, và hoạch định chiến lược. Bạn thực sự trở thành một CEO.
• Xây dựng “bộ khung” cho sự tăng trưởng: Khi bạn sử dụng DraERP, bạn đang xây dựng một quy trình vận hành chuẩn cho toàn bộ công ty. Quy trình này dễ dàng để đào tạo cho nhân viên mới, dễ dàng để nhân bản khi bạn mở thêm chi nhánh hay kênh bán hàng mới.
• Nền tảng linh hoạt, sẵn sàng mở rộng: Gói Startup DraERP được xây dựng trên nền tảng ERP mạnh mẽ của Draco. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể dễ dàng nâng cấp lên các gói giải pháp cao cấp hơn mà không cần phải thay đổi toàn bộ hệ thống.

Chương 3: Case Study Thực Tế – Hành Trình Xây Bệ Phóng Của Maison Marou

Để không còn nói về lý thuyết, hãy cùng phân tích hành trình xây dựng “bệ phóng vận hành” của một trong những thương hiệu “Made in Vietnam” thành công nhất: Maison Marou, những người làm sô-cô-la.

Bối cảnh: Từ “Bean-to-Bar” thủ công đến thương hiệu toàn cầu

Maison Marou được thành lập bởi hai người Pháp, Samuel Maruta và Vincent Mourou, với một tầm nhìn táo bạo: tạo ra sô-cô-la đen nguyên chất ngay tại Việt Nam. Hành trình của họ, từ những ngày đầu tự rang xay thủ công đến khi trở thành một thương hiệu quốc tế được ghi nhận bởi New York Times, là một câu chuyện khởi nghiệp đầy cảm hứng. Sự thành công này dẫn đến một sự phát triển tất yếu: mở quán cà phê-sô-cô-la (Maison Marou Flagship), xây dựng nhà máy, phân phối sản phẩm vào các chuỗi bán lẻ cao cấp và đẩy mạnh xuất khẩu.

Thách thức: “Cơn đau đầu” của sự tăng trưởng

Chính sự tăng trưởng nhanh chóng này đã phơi bày những thách thức vận hành khổng lồ. Theo case study được công bố bởi Port Cities, đối tác công nghệ trực tiếp triển khai hệ thống cho Marou, các vấn đề cốt lõi của họ bao gồm:

• Quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho phức tạp: Mô hình “bean-to-bar” đòi hỏi Marou phải quản lý chính xác nguồn cung hạt cacao từ nhiều tỉnh, theo dõi tồn kho ở nhiều cấp độ (nguyên liệu thô, thành phẩm) và tại nhiều địa điểm (nhà máy, các quán cà phê).
• Thiếu sự tích hợp giữa các bộ phận: Dữ liệu từ bộ phận sản xuất, bộ phận bán lẻ (qua máy POS tại cửa hàng), và bộ phận kế toán hoàn toàn tách biệt, khiến ban lãnh đạo không có một bức tranh tổng thể theo thời gian thực.
• Quy trình thủ công không thể mở rộng: Các quy trình dựa trên Excel và giấy tờ không còn đáp ứng được, gây ra sự chậm trễ và không thể phục vụ cho kế hoạch mở rộng.

Giải pháp: Xây dựng “Bệ phóng” ERP để hợp nhất vận hành

Nhận thấy không thể tiếp tục phát triển với nền tảng chắp vá, ban lãnh đạo Marou đã quyết định đầu tư vào một “bệ phóng” thực sự. Theo thông tin từ cả Odoo (nhà phát triển phần mềm) và đối tác Port Cities, giải pháp được lựa chọn là một hệ thống ERP hợp nhất, tích hợp toàn bộ các phân hệ quan trọng vào một nền tảng duy nhất:

• Sản xuất (Manufacturing)
• Kế toán (Accounting)
• Bán hàng (Sales) & Mua hàng (Purchase)
• Kho vận (Inventory)
• Điểm bán hàng (Point of Sale – POS)

Kết quả: Nền tảng vững chắc cho sự bứt phá

Bản phân tích tình huống cũng chỉ ra rằng việc đầu tư vào hệ thống ERP đã mang lại cho Maison Marou những kết quả mang tính chuyển đổi:

• Tầm nhìn 360 độ: Lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu kinh doanh real-time để đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tối ưu hóa và tự động hóa: Hệ thống giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép đội ngũ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.
• Sẵn sàng để mở rộng: Với nền tảng vận hành vững chắc, việc mở thêm một cửa hàng mới hay ký hợp đồng với một nhà phân phối quốc tế trở nên dễ dàng và có thể kiểm soát được.

Nguồn tham khảo cho Case Study

• Port Cities (2020), Maison Marou’s Digital Transformation Journey With Odoo ERP.

• Odoo S.A., Success Story: Marou Chocolate.

   

Chương 4: Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Nền móng Vận hành cho Startup

Câu 1: Chi phí cho Gói Startup DraERP có đắt không? So với việc quản trị thủ công thì sao?

Trả lời: Chúng tôi có các gói giải pháp với mức giá linh hoạt và các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số. Nhưng câu hỏi quan trọng hơn là: “Chi phí của việc KHÔNG sử dụng một hệ thống là bao nhiêu?”. Hãy tính đến chi phí của những đơn hàng bị bỏ lỡ, hàng tồn kho hết hạn, lương cho nhân viên chỉ để nhập liệu thủ công, và quan trọng nhất là chi phí cơ hội khi nhà sáng lập bị sa lầy vào sự vụ. So với những tổn thất đó, đây là một khoản đầu tư mang lại ROI cao và nhanh chóng.

Câu 2: Tôi có cần một đội ngũ IT chuyên nghiệp để vận hành DraERP không?

Trả lời: Tuyệt đối không. DraERP được thiết kế trên nền tảng Cloud. Bạn chỉ cần một trình duyệt web để truy cập. Mọi vấn đề về kỹ thuật, máy chủ, bảo trì, sao lưu và cập nhật đều do đội ngũ của Draco đảm nhiệm.

Câu 3: Dữ liệu của công ty tôi trên DraERP có được bảo mật an toàn không?

Trả lời: Tuyệt đối an toàn. Chúng tôi hiểu rằng dữ liệu là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Draco áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế cao nhất, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực nhiều lớp, và các cơ chế sao lưu dự phòng nghiêm ngặt.

Câu 4: Thời gian triển khai Gói Startup DraERP có lâu không?

Trả lời: Đối với Gói Startup, quy trình triển khai được tối ưu để diễn ra nhanh chóng, thường chỉ từ 1 đến 2 tuần. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ làm việc trực tiếp với bạn để cấu hình hệ thống và đào tạo chi tiết cho đội ngũ của bạn cho đến khi họ sử dụng thành thạo.

Câu 5: Startup của tôi hoạt động trong một ngành rất đặc thù, DraERP có phù hợp không?

Trả lời: DraERP được xây dựng trên một nền tảng linh hoạt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, từ bán lẻ, phân phối, F&B đến dịch vụ. Hãy liên hệ với chúng tôi để các chuyên gia có thể tư vấn sâu hơn về khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của ngành bạn.

Kết luận: Đầu tư vào Bệ phóng là đầu tư vào Tương lai

Hành trình khởi nghiệp đầy rẫy những thách thức, nhưng việc vận hành trong hỗn loạn không nhất thiết phải là một trong số đó. Việc lựa chọn xây dựng một nền móng vận hành cho startup vững chắc ngay từ đầu không phải là một chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào tương lai của chính bạn.

Đó là khoản đầu tư vào sự chính xác của những con số, vào hiệu suất của đội ngũ, vào sự hài lòng của khách hàng, và quan trọng nhất, vào thời gian và năng lượng của chính bạn. Đó là bước đi đầu tiên để bạn thực sự trở thành một CEO, một nhà kiến tạo, một thuyền trưởng lèo lái con tàu của mình đến những vì sao, thay vì mãi mãi là một người thợ máy bận rộn sửa chữa những lỗi lầm vụn vặt trong khoang động cơ.

Bệ phóng của bạn đã sẵn sàng chưa?