Chuyển đổi số trong quản trị tài chính: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không bị bỏ lại phía sau?

Trong kỷ nguyên số, bộ phận tài chính của một doanh nghiệp không còn có thể chỉ là người “ghi sổ” thầm lặng ở hậu phương. Vai trò của họ đã dịch chuyển mạnh mẽ, từ việc ghi chép quá khứ sang dự báo tương lai, từ việc cung cấp số liệu sang tư vấn chiến lược. Và trung tâm của sự chuyển dịch này chính là chuyển đổi số trong quản trị tài chính.

Đây không còn là một lựa chọn “có thì tốt”. Trước áp lực cạnh tranh và những “đòn bẩy” chính sách mạnh mẽ từ Chính phủ, việc chuyển đổi số phòng tài chính đã trở thành một yêu cầu sống còn.

Vậy, để bắt đầu hành trình này, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Bài viết này sẽ là một tấm bản đồ chi tiết, giúp bạn xác định rõ các bước đi cần thiết về con người, công nghệ, quy trình và dữ liệu.

Chương 1: Chính sách mới từ Chính phủ: “Đòn bẩy” thép cho Chuyển đổi số Tài chính

Sự cấp bách của việc chuyển đổi số trong quản trị tài chính không chỉ đến từ áp lực thị trường, mà còn từ một làn sóng chính sách mạnh mẽ của Chính phủ, tạo ra cả động lực và áp lực buộc doanh nghiệp phải thay đổi.

1. Yêu cầu bắt buộc về Hóa đơn điện tử (Nghị định 123 & Thông tư 78)

Đây là phát súng hiệu lệnh rõ ràng nhất. Việc bắt buộc 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử đã buộc phòng tài chính phải số hóa ngay lập tức nghiệp vụ cốt lõi nhất của mình. Điều này tạo ra một dòng dữ liệu đầu vào chuẩn hóa, là tiền đề cho mọi hoạt động tự động hóa sau này và là một phần không thể thiếu trong các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiện đại.

2. Chiến lược phát triển Chính phủ số và Kinh tế số

Theo Quyết định 749/QĐ-TTg, “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” đặt ra mục tiêu rõ ràng về việc phát triển kinh tế số, trong đó doanh nghiệp đóng vai trò trung tâm. Các chiến lược này thúc đẩy việc xây dựng các cơ sở dữ liệu lớn và kết nối liên thông giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là:

• Áp lực đồng bộ: Dữ liệu tài chính của doanh nghiệp (báo cáo thuế, giao dịch…) sẽ cần phải được chuẩn hóa để có thể kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội…

• Cơ hội tận dụng: Khi các cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, doanh nghiệp được hoàn thiện, doanh nghiệp có thể tận dụng để xác thực thông tin khách hàng, đối tác một cách nhanh chóng và chính xác.

3. Chính sách hỗ trợ Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) Chuyển đổi số

Chính phủ và các địa phương đang liên tục tung ra các gói hỗ trợ, chương trình ưu đãi nhằm giúp các doanh nghiệp SME tiếp cận công nghệ với chi phí thấp hơn. Đây là cơ hội “vàng” để các SME có thể trang bị những nền tảng quản trị hiện đại mà trước đây chỉ các doanh nghiệp lớn mới có thể tiếp cận.

Chương 2: Lộ trình chuẩn bị: 4 trụ cột Doanh nghiệp cần xây dựng

Để hành trình chuyển đổi số trong quản trị tài chính thành công, doanh nghiệp cần xây dựng vững chắc 4 trụ cột sau:

Trụ cột 1: Chuẩn bị về Con người – Thay đổi từ tư duy đến kỹ năng

Công nghệ chỉ là công cụ, con người mới là yếu tố quyết định.

• Thay đổi tư duy của Lãnh đạo: Lãnh đạo phải là người tiên phong, nhận thức rõ vai trò chiến lược của chuyển đổi số và cam kết đầu tư nguồn lực.

• Nâng cao kỹ năng cho đội ngũ Tài chính – Kế toán: Nhân viên kế toán không chỉ cần nghiệp vụ ghi sổ, mà còn cần các kỹ năng mới như:

  • Phân tích dữ liệu (Data Analysis): Khả năng đọc hiểu các báo cáo quản trị, dashboard và rút ra những insight đắt giá.

  • Sử dụng công nghệ: Thành thạo các phần mềm ERP, công cụ Business Intelligence (BI).

• Xây dựng văn hóa hợp tác: Phá vỡ các “ốc đảo” thông tin. Phòng tài chính cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác (Kinh doanh, Kho…) để có một dòng chảy dữ liệu thông suốt.

Trụ cột 2: Chuẩn bị về Công nghệ – Lựa chọn nền tảng phù hợp

Việc lựa chọn sai nền tảng công nghệ có thể phá hỏng toàn bộ nỗ lực chuyển đổi.

• Nền tảng ERP (Enterprise Resource Planning): Đây là “xương sống”. Một hệ thống ERP hợp nhất sẽ kết nối Kế toán – Tài chính với các hoạt động khác như Bán hàng, Mua hàng, Kho… tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất và đáng tin cậy.

• Nền tảng Điện toán đám mây (Cloud): Thay vì đầu tư vào các hệ thống máy chủ đắt đỏ, việc sử dụng các giải pháp ERP trên nền tảng Cloud giúp doanh nghiệp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ dàng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

• Công cụ Business Intelligence (BI): Dành cho các doanh nghiệp ở giai đoạn phát triển cao hơn, các công cụ BI giúp trực quan hóa dữ liệu thành các dashboard thông minh, hỗ trợ việc ra quyết định phức tạp.

Trụ cột 3: Chuẩn bị về Quy trình – Số hóa và Tự động hóa

Công nghệ sẽ không phát huy tác dụng nếu bạn áp dụng nó vào một quy trình đã lỗi thời.

1. Rà soát và Chuẩn hóa: Trước khi áp dụng công nghệ, hãy ngồi lại và vẽ ra các luồng quy trình tài chính hiện tại của bạn (quy trình duyệt chi, quy trình thu hồi công nợ, quy trình báo cáo…). Loại bỏ các bước thừa, chuẩn hóa các biểu mẫu.

2. Xác định các điểm cần Tự động hóa: Tìm ra những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian và dễ sai sót nhất để ưu tiên tự động hóa.

Việc thoát khỏi quản trị thủ công chính là mục tiêu cốt lõi của việc chuẩn bị về quy trình. Đây cũng là giá trị cốt lõi mà các giải pháp của DraERP hướng đến.

Trụ cột 4: Chuẩn bị về Dữ liệu – “Mỏ vàng” của Doanh nghiệp

Dữ liệu là tài sản. Chuyển đổi số trong quản trị tài chính chính là quá trình khai thác “mỏ vàng” này.

• Xây dựng chiến lược dữ liệu: Xác định những dữ liệu nào cần thu thập, ai chịu trách nhiệm, dữ liệu sẽ được lưu trữ và bảo mật ra sao.

• Làm sạch và Chuẩn hóa dữ liệu cũ: Trước khi chuyển sang một hệ thống mới, việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu lịch sử (từ các file Excel cũ) là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống mới.

• Thiết lập văn hóa “ra quyết định dựa trên dữ liệu”: Khuyến khích mọi cấp quản lý sử dụng các báo cáo và dashboard để đưa ra quyết định, thay vì dựa trên cảm tính.

DraERP: Đối tác đồng hành trên hành trình Chuyển đổi số Tài chính

Chúng tôi hiểu rằng hành trình chuyển đổi số trong quản trị tài chính có thể đầy thách thức, đặc biệt với các doanh nghiệp SME và Startup.

DraERP không chỉ cung cấp một phần mềm. Chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện, được thiết kế để giải quyết chính xác những vấn đề bạn đang đối mặt:

• Nền tảng ERP hợp nhất: Tích hợp liền mạch Kế toán – Tài chính với Bán hàng, Kho, Nhân sự… tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất.

• Chi phí tối ưu: Với các Gói Hộ kinh doanh và Gói Startup linh hoạt cùng các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số, chúng tôi giúp bạn tiếp cận công nghệ quản trị hiện đại với ngân sách hợp lý nhất.

• Dễ dàng sử dụng: Giao diện thân thiện và đội ngũ hỗ trợ tận tâm, giúp đội ngũ của bạn nhanh chóng làm quen và phát huy hiệu quả.

Kết luận: Bắt đầu hành động ngay hôm nay

Chuyển đổi số trong quản trị tài chính không còn là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng về con người, công nghệ, quy trình và dữ liệu, doanh nghiệp của bạn không chỉ đáp ứng được các yêu cầu từ chính sách, mà còn xây dựng được một lợi thế cạnh tranh bền vững, biến phòng tài chính thành một đối tác chiến lược thực thụ.

Đừng chờ đợi. Hãy bắt đầu hành trình của bạn ngay hôm nay bằng cách tìm hiểu thêm về DraERP