Quản trị kế toán đóng vai trò then chốt trong việc điều hành và duy trì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, những sai lầm nghiêm trọng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra nhữg sai lầm “chết người” trong quản trị kế toán, cách nhận diện và biện pháp khắc phục để giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động tài chính ổn định.
Những sai lầm nghiêm trọng trong quản trị kế toán
Không theo dõi và kiểm soát chi phí chính xác
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí do không có hệ thống kiểm soát chi phí rõ ràng hoặc không sử dụng công cụ phân tích chi phí hiệu quả. Điều này có thể là do thiếu phần mềm quản lý chi phí hoặc quy trình kế toán chưa được chuẩn hóa.
Việc không theo dõi chi phí chính xác có thể dẫn đến vượt ngân sách, làm giảm khả năng dự đoán và lập kế hoạch tài chính. Điều này có thể gây ra tình trạng tài chính không ổn định và khó khăn trong việc đạt được mục tiêu tài chính.
Ghi chép và phân loại tài khoản sai
Sai sót trong ghi chép và phân loại tài khoản thường xảy ra do sự thiếu hụt đào tạo, kiến thức không đầy đủ về nguyên tắc kế toán, hoặc việc sử dụng phần mềm kế toán không phù hợp.
Điều này có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác, làm giảm độ tin cậy của thông tin tài chính và ảnh hưởng đến các quyết định quản lý. Ngoài ra, nó còn có thể gây rắc rối khi thực hiện các nghĩa vụ thuế hoặc kiểm toán.
Không tuân thủ quy định pháp lý và thuế
Việc không tuân thủ các quy định pháp lý và thuế thường xảy ra do không cập nhật kịp thời các thay đổi về quy định, hoặc do thiếu hiểu biết về các yêu cầu pháp lý và thuế.
Hậu quả là có thể dẫn đến các khoản phạt nặng, mất uy tín, và các vấn đề pháp lý khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý.
Thiếu kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu
Thiếu kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu có thể do không thiết lập các quy trình kiểm soát hoặc không sử dụng các công nghệ bảo mật thích hợp. Điều này có thể là kết quả của việc không đánh giá đầy đủ các rủi ro liên quan đến dữ liệu tài chính.
Do đó có thể dẫn đến gian lận tài chính, mất mát dữ liệu, và các vấn đề về bảo mật thông tin. Nó không chỉ ảnh hưởng đến tài sản của doanh nghiệp mà còn gây ra các rủi ro pháp lý và tổn hại đến danh tiếng.
Sử dụng phần mềm kế toán không phù hợp
Sử dụng phần mềm kế toán không phù hợp có thể là do lựa chọn phần mềm không đúng nhu cầu của doanh nghiệp, hoặc do thiếu nghiên cứu và đánh giá về các tính năng và khả năng của phần mềm.
Phần mềm kế toán không phù hợp có thể dẫn đến các lỗi hệ thống, mất dữ liệu, hoặc hệ thống có quy mô quá lớn khiến việc vận hành cồng kềnh và rắc rối, làm giảm hiệu quả công việc. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng phân tích tài chính và ra quyết định.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ không cần đầu tư quá nhiều tiền cho một hệ thống kế toán quản trị đắt đỏ, mà có thể sử dụng một hệ thống nhỏ hơn, vận hành tốt với những báo cáo tài chính đơn giản hơn. Bạn có thể nâng cấp hệ thống này khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Vì thế, bạn nên lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Lúc này, việc lên kế hoạch tốt, suy nghĩ mang tính chiến lược và một chút thời gian tìm hiểu sẽ là rất hữu ích để đảm bảo rằng giải pháp công nghệ không trở thành một sai lầm khác về tài chính.
Cách khắc phục các sai lầm trong quản trị kế toán
Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí hiệu quả
Triển khai phần mềm kế toán hiện đại có tính năng theo dõi chi phí theo thời gian thực. Đặt ra các chỉ tiêu và mục tiêu chi phí rõ ràng cho từng bộ phận và dự án.
Từ đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình chi phí, từ đó điều chỉnh ngân sách và chiến lược tài chính kịp thời. Cải thiện khả năng dự đoán chi phí và lập kế hoạch ngân sách chính xác hơn.
Đảm bảo ghi chép và phân loại tài khoản chính xác
Tổ chức đào tạo cho nhân viên kế toán về các nguyên tắc ghi chép và phân loại tài khoản. Sử dụng phần mềm kế toán có tính năng kiểm tra lỗi và báo cáo tự động.
Giảm thiểu sai sót trong ghi chép và phân loại tài khoản, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác. Tăng cường độ tin cậy của thông tin tài chính và hỗ trợ các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
Cập nhật và tuân thủ quy định pháp lý và thuế
Theo dõi các thay đổi về quy định pháp lý và thuế qua các kênh thông tin chính thức. Hợp tác với các chuyên gia thuế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
Đảm bảo rằng các báo cáo tài chính và thuế được thực hiện đúng cách, tránh các khoản phạt và vấn đề pháp lý. Cải thiện uy tín của doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan quản lý.
Thiết lập kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ với các bước phân quyền rõ ràng và thực hiện kiểm tra định kỳ. Áp dụng các biện pháp bảo mật dữ liệu như mã hóa và xác thực đa yếu tố.
Ngăn chặn gian lận và bảo vệ tài sản thông tin của doanh nghiệp. Tăng cường bảo mật dữ liệu và giảm nguy cơ mất mát thông tin tài chính.
Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
Đánh giá các phần mềm kế toán dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và khả năng mở rộng. Thực hiện thử nghiệm và tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng phần mềm.
Đảm bảo phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, giảm thiểu lỗi hệ thống và cải thiện hiệu quả làm việc. Tăng cường khả năng phân tích tài chính và quản lý thông tin chính xác.
Giải pháp phần mềm quản trị kế toán DRAERP
Doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong quản trị kế toán tài chính với các vấn đề:
🔹 Quản lý chi phí không hiệu quả: Doanh nghiệp thường xuyên thất thoát do không kiểm soát được các khoản chi phí và công nợ.
🔹 Quá tải trong xử lý hóa đơn và thanh toán: Khó khăn trong việc theo dõi hóa đơn, thanh toán không chính xác dẫn đến các vấn đề về tài chính và sự không đồng bộ trong báo cáo.
🔹 Khó khăn trong báo cáo tài chính: Thiếu công cụ để tạo báo cáo lợi nhuận và bảng cân đối kế toán chính xác, dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định chiến lược.
🔹 Quản lý hàng hóa không hiệu quả: Sai sót trong quản lý kho và quy trình mua hàng, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho không hợp lý và chi phí phát sinh không cần thiết.
Gói phần mềm Kế toán quản trị từ 𝐃𝐑𝐀𝐄𝐑𝐏 sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề trên với các module:
Module Kế Toán
– Quản lý sổ cái tổng hợp và công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Quản lý hóa đơn bán hàng, thông tin khách hàng, bút toán thanh toán, hòa giải thanh toán.
– Quản lý hóa đơn mua hàng, thông tin nhà cung cấp, bút toán thanh toán, sơ lược tài khoản phải trả.
– Tạo báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, dòng tiền, tài chính hợp nhất.
– Cài đặt tài khoản cổng thanh toán, điều khoản và điều kiện mẫu, phương thức thanh toán.
– Quản lý thuế doanh thu, lệ phí, mẫu thuế mặt hàng, danh mục thuế, luật thuế, danh mục khấu trừ thuế.
Module Bán Hàng
– Quản lý thông tin bán hàng của doanh nghiệp như thông tin khách hàng, đơn giá, hóa đơn bán hàng, đối tác bán hàng, thông tin người bán.
– Quản lý thông tin các hàng hóa và giá cũng như các mã khuyến mãi, các quy tắc giá và giao nhận hàng hóa.
– Báo cáo phân tích: đưa ra các báo cáo phân tích bán hàng, phễu bán hàng, thông tin khách hàng, hiệu quả bán hàng…
– Quản lý quy trình bán hàng và doanh số bán theo thời gian thực.
– Quản lý tính điểm cho khách hàng thân thiết theo doanh số bán.
– Quản lý hiệu quả bán, doanh số bán theo các kênh bán: bán buôn, bán lẻ, đại lý phân phối…
Module Quản Lý Kho
– Quản lý thông tin hàng hóa theo nhóm, gói, danh sách giá, mã khuyến mãi, quy tắc giá, giao nhận hàng hóa, mặt hàng thay thế.
– Quản lý các giao dịch kho như yêu cầu vật liệu, nhập kho, phiếu giao hàng, biên lai mua hàng, danh sách lựa chọn, chuyến đi giao hàng.
– Cung cấp các báo cáo phân tích như sổ sách lưu trữ, số dư kho, số lượng hàng dự kiến, tóm tắt hàng tồn kho, báo cáo tuổi kho, giá hàng tồn kho.
– Quản lý thông tin mã seri, mã lô hàng và mã bảo hành.
– Đối chiếu kho, kiểm tra chất lượng, cân đối số lượng hàng trong kho nhanh, chi phí giao nhận hàng, phiếu đóng gói.
– Bao gồm thông tin về kho, đơn vị tính, thương hiệu và thuộc tính sản phẩm.
Module Mua Hàng
– Quản lý đơn yêu cầu nguyên vật liệu, hóa đơn mua hàng, bảng báo giá của nhà cung cấp.
– Quản lý thông tin hàng hóa và giá, mã khuyến mãi, quy tắc giá và giao nhận hàng hóa.
– Cài đặt các điều kiện và quy định bán hàng, chiến dịch bán hàng, thông tin thuế.
– Báo cáo phân tích mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo doanh số của nhà cung cấp.
– Quản lý thông tin nhà cung cấp, thông tin liên hệ và địa chỉ, bảng điểm nhà cung cấp.
Dịch vụ bổ sung
– Miễn phí thiết kế website chuyên nghiệp, giúp xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu trực tuyến.
– Miễn phí cấu hình mail server, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành hệ thống email chuyên nghiệp.
🔥 GÓI KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 𝐃𝐑𝐀𝐄𝐑𝐏 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả sổ cái tổng hợp, công nợ khách hàng và nhà cung cấp, cũng như hóa đơn và thuế, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính. Hệ thống tạo báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, và dòng tiền chi tiết giúp nắm bắt chính xác tình hình tài chính. Đồng thời, các module quản lý bán hàng, kho hàng, và mua hàng tích hợp giúp tối ưu hóa quy trình và quản lý hàng hóa, từ đó giảm thiểu sai sót, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các công cụ quản lý chất lượng đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất, tạo nên lợi thế cạnh tranh vững chắc và thúc đẩy sự phát triển bền vững trên thị trường.
Đặc biệt, để khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi số, diendanchuyendoiso.vn đang tài trợ sử dụng miễn phí trọn đời đối với phần mềm DRERP, bao gồm cả thiết kế website và cấu hình mail server.
Đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay và trải nghiệm những tính năng ưu việt từ gói giải pháp Kế toán quản trị từ 𝐃𝐑𝐀𝐄𝐑𝐏.
———————————————-
🔥 Chương trình chuyển đổi số Quốc gia tài trợ miễn phí sẽ tự dừng khi đủ số lượng.
🔥 Ưu tiên 100 cho doanh nghiệp đăng ký đầu tiên. Đừng bỏ lỡ cơ hội đăng ký trải nghiệm và tư vấn 1-1 chuyển đổi số hoàn toàn miễn phí.
📌 Đăng ký dùng miễn phí: https://fintechdraco.draerp.vn/dang-ky-mien-phi
📌 Tham khảo các gói hỗ trợ: https://draerp.vn/chuong-trinh-uu-dai-draco/
So sánh phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán thông thường
Phần mềm kế toán trong ERP hay phần mềm kế toán độc lập đều là những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính. Tuy nhiên, hai loại phần mềm này sẽ có những điểm khác biệt nhất định:
| Đặc điểm | Phần mềm kế toán ERP | Phần mềm kế toán thông thường |
| Phạm vi sử dụng | Phân hệ kế toán là một phần của hệ thống ERP – Hệ thống được thiết kế để phục vụ quản trị toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm cả kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý sản xuất, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng,… | Phần mềm kế toán độc lập sẽ chỉ tập trung vào các chức năng cơ bản của kế toán như hạch toán, báo cáo tài chính và quản lý tài sản. |
| Khả năng tạo báo cáo theo thời gian thực | Cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép liên thông dữ liệu từ tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Mọi cập nhật về dữ liệu sẽ ngay lập tức phản ánh trên toàn bộ hệ thống. Nhờ vậy mà báo cáo luôn được cập nhật theo thời gian thực. | Dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận, phòng ban lại sử dụng những công cụ quản lý dữ liệu khác nhau. Việc này dẫn đến nguy cơ khác biệt dữ liệu tiềm ẩn, các báo cáo khó được cập nhật theo thời gian thực. |
| Tự động hóa quy trình và hiệu quả | ERP kế toán cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh ở mức cao hơn, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, thanh toán và lập báo cáo tự động, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót. | Mức độ tự động hóa thấp hơn ERP |
| Khả năng mở rộng | Khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, từ việc thêm mới các module cho đến tùy chỉnh chức năng theo nhu cầu cụ thể. | Gặp khó khăn khi phải mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu mới. |
| Tích hợp với các chức năng kinh doanh | Tích hợp chặt chẽ với các chức năng kinh doanh khác như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và quản lý nguồn nhân lực, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh. | Khó hoặc không thể tích hợp các chức năng kinh doanh khác, dẫn đến sự phân tán thông tin và khó khăn trong việc đồng bộ hóa quy trình. |
| Báo cáo và phân tích | Cung cấp các công cụ phân tích, báo cáo thông tin chi tiết, toàn diện, giúp các nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. | Cung cấp các báo cáo kế toán, tài chính cơ bản. |
| Chi phí | Với các tính năng nâng cao và lợi ích mang lại, ERP kế toán thường có chi phí cao hơn nhiều so với việc ứng dụng phần mềm kế toán độc lập | Chi phí đầu tư thấp |
Kết luận
Sai lầm trong quản trị kế toán có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, từ mất mát tài chính đến vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, với việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa và quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Hãy chủ động trong việc đào tạo, thiết lập quy trình kiểm soát và sử dụng công nghệ phù hợp để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
