Ứng dụng kế toán trong phần mềm ERP đã giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các số liệu kế toán. Từ đó quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm kế toán ERP như thế nào?
Phần mềm kế toán ERP với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính kế toán. Nó là một phân hệ (module) nằm trong giải pháp quản lý tổng thể của doanh nghiệp (ERP). Các hoạt động trong quá trình kinh doanh đều có liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Bởi vậy, phân hệ tài chính kế toán có vai trò quan trọng trong công cuộc quản lý doanh nghiệp.
ERP kế toán có tính liên kết dữ liệu đồng nhất. Bởi vì được tích hợp các ứng dụng trên một nền tảng duy nhất. Nên ứng dụng kế toán trong ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu chặt chẽ. Tạo sự chính xác, tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên. Giúp ban lãnh đạo nắm được thông tin một cách chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Các chức năng cần có của phần mềm kế toán ERP
Ghi chú và kế toán tài chính: Cho phép người dùng thực hiện các giao dịch tài chính hàng ngày, chẳng hạn như kế toán bán hàng, mua hàng, thanh toán, thu tiền, lập biên lai/chi tiêu và điều chỉnh dữ liệu chứng từ tài chính.
Quản lý sổ sách: Lập và duy trì các sổ sách kế toán như sổ cái, sổ nhật ký, quỹ, sổ quỹ, sổ công nợ, sổ kho, sổ lương, sổ chi tiết tài khoản.
Báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit and Loss Statement), báo cáo tài sản và nợ phải trả, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo vốn chủ sở hữu.
Quản lý ngân sách: Hỗ trợ xây dựng và quản lý ngân sách cho các hoạt động kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện ngân sách và so sánh với dự định.
Quản lý thuế: Tính và báo cáo các loại thuế theo quy định của cơ quan thuế, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), và các loại thuế khác.
Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, tạo lập và quản lý hợp đồng, xử lý các giao dịch liên quan đến công nợ và công vụ.
Quản lý tài sản cố định: Theo dõi, quản lý và khai thác thông tin về tài sản cố định của công ty, bao gồm mua sắm, bảo trì và khấu hao.
Quản lý dòng tiền: Theo dõi và phân tích dòng tiền trong công ty, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.v.v..
Kiểm soát và phân tích chi phí: Theo dõi, phân tích và kiểm soát chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí sản xuất, chi phí nhân sự, chi phí vận chuyển và chi phí quảng cáo.
Phần mềm ERP trong kế toán tốt hơn phần mềm kế toán truyền thống
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong phần mềm ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu. Mà nó là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống
Định khoản kế toán luôn diễn ra sau quá trình thực hiện giao dịch. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, bộ phận kế toán có thể sử dụng các trạng thái chứng từ, mã nghiệp vụ để thực hiện. Đồng thời, các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định để trợ giúp người dùng.
Phần mềm kế toán định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định. Để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
Hạch toán tự động
Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường. Tất cả các phân hệ khác của hệ thống ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.
Cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động. Và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt. Vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Tác nghiệp hoàn chỉnh
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình. Nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình. Để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài. Bắt buộc người dùng phải tuân thủ theo.
Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành. Bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản.
Mặt khác, có thể bổ sung các danh mục khác để giao dịch của bạn có nhiều trường thông tin. Điều này giúp phân tích được đa chiều hơn. Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản, các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích. Cũng như, quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô.
Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết phần mềm kế toán ERP cho phép hợp nhất số liệu của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện.
Việc duy nhất phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống khá đơn giản.
Phản ánh kịp thời và trung thực hoạt động kinh doanh
Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ. Nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Quyết định sử dụng ứng dụng phần mềm ERP trong kế toán là một sự thay đổi lớn. Và vô cùng đúng đắn trong thời đại số. Với kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng. DRACO tự tin giải đáp được những thắc mắc của doanh nghiệp bạn. Để được đồng hành và thấu hiểu hãy liên hệ ngay với DRACO nhé!
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Website: https://test.draco.biz
Hotline: (+84)-338-855-353
