Trong thời đại phát triển kinh tế số, vai trò của hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, Việt Nam đã bước vào thời kỳ hội nhập quốc tế toàn diện hơn bao giờ hết. Quá trình này mang lại nhiều cơ hội, nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức lớn, bởi lẽ sự cạnh tranh cũng vô cùng gay gắt. Hầu hết các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình và coi đây là yếu tố then chốt, cũng như là chìa khóa mang lại thành công.
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ đại diện cho một loạt các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất và quản lý, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, v.v. Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản lý nhân sự, quản lý chuỗi sản xuất và cung ứng, quản lý tài chính nội bộ, đến bán hàng, hoá đơn, tiếp thị sản phẩm, theo dõi khách hàng tiềm năng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.
Được xem là một trong những giải pháp quản lý doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay, nên với việc triển khai thành công hệ thống ERP, những lợi ích mang lại sẽ bao gồm: tiết kiệm được chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm nhiều cơ hội để phát triển mạnh mẽ.
Phân tích hệ thống ERP
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ cái R và P đã thể hiện gần như đầy đủ ý nghĩa của nó.
E: Enterprise: Là chủ thể dùng hệ thống phần mềm để tận dụng tài nguyên của mình và vận hành doanh nghiệp một cách tốt nhất.
R: Tài nguyên:
Trong kinh doanh, resource chính là nguồn lực tổng hợp, gồm tài chính, con người và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Và việc ứng dụng ERP trong quản trị doanh nghiệp đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể, chúng ta phải:
-Khai thác lợi ích và tiềm năng tối đa từ các bộ phận khác nhau.
-Lập kế hoạch và thiết lập quy trình hiệu quả để luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
-Luôn cập nhật thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
-Để biến nguồn lực thành tài nguyên thì phải trải qua giai đoạn “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong lẫn bên ngoài công ty.
P: Lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần xem xét ở đây là hệ thống ERP sẽ hỗ trợ công ty như thế nào trong việc lập kế hoạch? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này giúp công ty luôn có đủ nguyên vật liệu sản xuất mà không để tình trạng hàng tồn kho quá lớn diễn ra.
ERP còn là công cụ hỗ trợ hoạch định các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh như chính sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán phương án mua nguyên vật liệu, tính toán mô hình sản xuất tối ưu. … Đây là biện pháp giúp bạn hạn chế tối đa sai sót trong quy trình nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP còn tạo sự liên kết giữa các phòng ban, hình thành các quy trình nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty đều phải theo sát, v.v.
Khai thác lợi ích của ERP
Dưới đây là một ví dụ thực tế về lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp, đặc biệt là với Startup và SMEs:
A là một công ty sản xuất có nhiều công đoạn sản xuất phức tạp cũng như nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý và tích hợp các quy trình của mình.
Việc triển khai phần mềm ERP có thể mang lại những lợi ích rõ rệt cho A như sau:
– Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Từ đặt hàng nguyên vật liệu, quản lý quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, giao hàng, tất cả đều được tích hợp và tổ chức hiệu quả.
– Tăng hiệu quả: Nhờ có cái nhìn toàn diện về quy trình, A có thể theo dõi tiến độ sản xuất, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu thời gian chờ đợi.
– Tích hợp thông tin: Phần mềm ERP cho phép tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau, từ kho, mua hàng, quản lý tài chính đến quy trình sản xuất. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
– Quản lý kho và nguyên vật liệu: A có thể tối ưu hóa việc sắp xếp kho, dự đoán nhu cầu và giảm lãng phí.
– Nâng cao chất lượng và làm hài lòng khách hàng: Cung cấp dịch vụ tốt hơn thông qua việc tiếp cận thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Tương tự, theo báo cáo năm 2023 của Panorama Consulting Group dựa trên dữ liệu thu thập từ tháng 11-2021 đến tháng 8 -2022 của các doanh nghiệp có bối cảnh chung là có quy trình hoạt động phức tạp hoặc sự phức tạp trong cấu trúc phòng ban của họ, thì lợi ích đạt được sau khi triển khai ERP ít nhất 1 năm gồm:
– Đạt được lợi ích đầu tư: 83% cho biết dự án của họ đáp ứng kỳ vọng về ROI, từ lợi ích doanh thu đến lợi ích liên quan đến chi phí vận hành.
– Mức tồn kho được tối ưu hoá.
– Rất nhiều tổ chức trong nghiên cứu cho biết phần mềm giúp họ cải thiện hiệu quả tương tác với các nhà cung cấp
– Tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng.
Liệu việc sử dụng ERP có rủi ro không?
- – Chi phí triển khai: Doanh nghiệp sẽ cần đầu tư từ mua phần mềm, thiết bị phần cứng và dịch vụ triển khai. Đồng thời phải dành thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu kinh doanh.
- – Khó thay đổi quy trình: Việc áp dụng ERP thời điểm đầu có thể gây khó khăn cho một số nhân viên phải học cách thay đổi thói quen làm việc cũ.
- – Khả năng tương thích và tích hợp: Nếu ERP không được tích hợp hiệu quả với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp có thể dẫn đến tình trạng không tương thích và mất dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp đã sử dụng các hệ thống phần mềm khác trước khi triển khai ERP. Giải pháp tối ưu nhất cho trường hợp này là sử dụng phần mềm ERP all-in-one các module trong cùng một hệ thống.-
- – Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Sử dụng phần mềm ERP đồng nghĩa với việc chúng ta cần phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Cho nên việc chọn lựa nhà cung cấp uy tín , đảm bảo hỗ trợ kịp thời và cập nhật đầy đủ các công nghệ mới nhất là vô cùng quan trọng.
Nhờ vậy, doanh nghiệp mới có thể an tâm sử dụng và tận hưởng những lợi ích của phần mềm ERP mang lại mà không phải đắn đo về những rủi ro kể trên.
Liên hệ với DRACO ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm sản phẩm DraERP hoàn toàn miễn phí tại đây.
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Hotline: (+84)-338-855-353
Xem thêm bài viết tương tự:
