Quản lý Công nợ và Dòng tiền: Hướng dẫn “Sống còn” cho Doanh nghiệp mới bắt đầu

Là một nhà sáng lập, bạn bị ám ảnh bởi việc hoàn thiện sản phẩm, thu hút khách hàng và tăng trưởng doanh thu. Nhưng có một sự thật phũ phàng: hầu hết các startup không thất bại vì sản phẩm tồi, mà vì hết tiền. Theo một nghiên cứu kinh điển từ CB Insights, “hết tiền” luôn là lý do hàng đầu khiến các công ty khởi nghiệp phải đóng cửa. Cội rễ của vấn đề này thường nằm ở hai kỹ năng bị xem nhẹ: quản lý công nợ và dòng tiền.

Đây không phải là những nghiệp vụ kế toán khô khan dành cho chuyên gia tài chính. Đối với một nhà sáng lập, đây là kỹ năng sinh tồn. Việc làm chủ dòng tiền và kiểm soát công nợ ngay từ những ngày đầu sẽ quyết định “đường băng” (runway) của startup bạn dài hay ngắn, và liệu bạn có đủ nhiên liệu để cất cánh hay không.

Bài viết này không chỉ là một bài blog thông thường. Đây là một cẩm nang thực chiến, một buổi tư vấn chuyên sâu, cung cấp cho bạn những phương pháp từ đơn giản đến nâng cao để làm chủ hai khía cạnh tài chính cốt lõi này.

Chương 1: Sự thật phũ phàng – Tại sao Founder thường “lơ là” Dòng tiền?

Trước khi đi vào các kỹ thuật “làm thế nào”, chúng ta cần hiểu “tại sao”. Tại sao các nhà sáng lập thông minh, đầy nhiệt huyết lại thường bỏ qua yếu tố sống còn này?

• Tư duy “Sản phẩm là trên hết”: Founder thường là những người yêu sản phẩm. Họ tin rằng chỉ cần tạo ra một sản phẩm đủ tốt, mọi thứ khác sẽ tự động đi vào quỹ đạo. Họ dành 99% thời gian để hoàn thiện tính năng mà quên mất rằng doanh nghiệp cần “oxy” để thở, và oxy đó chính là tiền mặt.

• Nhầm lẫn giữa Doanh thu, Lợi nhuận và Tiền mặt: Đây là sai lầm kinh điển. Một đơn hàng 100 triệu được ghi nhận (doanh thu), có thể mang lại 30 triệu lợi nhuận trên giấy tờ, nhưng nếu khách hàng nợ 90 ngày, thì thực tế bạn không có đồng nào trong túi. Doanh thu và lợi nhuận chỉ là những con số trên bảng tính, còn tiền mặt mới là thứ giúp bạn trả lương và duy trì hoạt động.

• Nỗi sợ những con số: Nhiều founder không xuất thân từ ngành tài chính và cảm thấy “ngợp” trước các thuật ngữ như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Họ chọn cách lảng tránh chúng.

Việc nhận ra những điểm mù này là bước đầu tiên để bạn chuyển mình từ một người tạo ra sản phẩm thành một người xây dựng doanh nghiệp thực thụ.

Chương 2: Làm chủ Công nợ Phải Thu – Nghệ thuật thu tiền mà không mất khách

Công nợ phải thu (Accounts Receivable) là số tiền khách hàng đang nợ bạn. Về lý thuyết, đó là tài sản của bạn. Về thực tế, đó là tiền của bạn đang nằm trong túi của người khác. Mục tiêu của bạn là mang nó về nhà nhanh nhất có thể.

Phòng bệnh hơn chữa bệnh: Xây dựng “hàng rào” chống nợ xấu ngay từ đầu

1. Thiết lập Điều khoản Thanh toán Rõ ràng:

   • Đừng bao giờ bắt đầu một giao dịch mà không có thỏa thuận rõ ràng về việc thanh toán. Hãy thể hiện chúng trên báo giá, hợp đồng, hoặc thậm chí là xác nhận qua email.

   • Nội dung cần có: Thời hạn thanh toán (ví dụ: Net 7, Net 15, Net 30), các phương thức thanh toán được chấp nhận, và quan trọng là chính sách phạt trả chậm (ví dụ: lãi suất 1.5%/tháng cho các khoản thanh toán trễ). Việc có điều khoản này không phải để phạt khách, mà để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ra một lý do để họ ưu tiên thanh toán cho bạn.

2. Phát hành Hóa đơn Chuyên nghiệp và Tức thì:

   • Tức thì: Đừng đợi đến cuối tháng mới tổng hợp và gửi hóa đơn. Hãy gửi ngay sau khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Việc này tạo ra một tác phong chuyên nghiệp và đưa bạn vào chu kỳ thanh toán của khách hàng sớm hơn.

   • Chuyên nghiệp: Một hóa đơn rõ ràng cần có: Số hóa đơn duy nhất, Ngày phát hành, Ngày đến hạn thanh toán, Thông tin chi tiết của bạn và khách hàng, Mô tả rõ ràng về hàng hóa/dịch vụ, Số tiền chi tiết và Tổng cộng, Hướng dẫn thanh toán.

3. Đa dạng hóa Cổng thanh toán:

   • Hãy làm cho việc trả tiền cho bạn trở nên dễ dàng và không có ma sát. Cung cấp nhiều lựa chọn: Chuyển khoản ngân hàng (ghi rõ nội dung), Link thanh toán qua cổng online (Momo, ZaloPay, VNPay), Mã QR động…

Xây dựng Quy trình Nhắc nợ “Thân thiện nhưng Kiên quyết”

Đừng trông chờ vào trí nhớ hay sự tự giác của khách hàng. Hãy xây dựng một quy trình tự động hoặc bán tự động.

• Ví dụ cụ thể về chuỗi email nhắc nợ:

  • Email 1 (Trước hạn 3 ngày): Nhắc nhẹ

    Tiêu đề: Nhắc nhẹ về hóa đơn #[Số hóa đơn] từ [Tên công ty bạn]

    Kính gửi [Tên khách hàng],

    Hy vọng anh/chị có một ngày làm việc hiệu quả.

    Em xin phép gửi lời nhắc nhẹ về hóa đơn #[Số hóa đơn] trị giá [Số tiền] sẽ đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn]. Anh/chị có thể xem lại chi tiết hóa đơn trong file đính kèm.

    Cảm ơn sự hợp tác của anh/chị.

    Trân trọng,

  • Email 2 (Vào ngày đến hạn): Xác nhận

    Tiêu đề: Hóa đơn #[Số hóa đơn] đã đến hạn thanh toán hôm nay

    Kính gửi [Tên khách hàng],

    Theo ghi nhận, hôm nay là ngày đến hạn thanh toán cho hóa đơn #[Số hóa đơn]. Nếu anh/chị đã thực hiện thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.

    Nếu chưa, anh/chị vui lòng xác nhận thanh toán trong hôm nay để chúng em cập nhật hệ thống nhé.

    Cảm ơn anh/chị.

    Trân trọng,

  • Email 3 (Sau hạn 5 ngày): Yêu cầu

    Tiêu đề: [QUAN TRỌNG] Hóa đơn #[Số hóa đơn] đã quá hạn thanh toán

    Kính gửi [Tên khách hàng],

    Chúng tôi ghi nhận hóa đơn #[Số hóa đơn] trị giá [Số tiền] đã quá hạn thanh toán 5 ngày.

    Anh/chị vui lòng kiểm tra và thực hiện thanh toán sớm nhất có thể. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về hóa đơn hay dịch vụ, xin vui lòng phản hồi lại email này hoặc gọi trực tiếp cho chúng tôi qua số [Số điện thoại].

    Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

    Trân trọng,

Duy trì mối quan hệ tốt là ưu tiên, nhưng bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để tồn tại.

Chương 3: Làm chủ Công nợ Phải Trả – Nghệ thuật chi tiền một cách chiến lược

Quản lý công nợ phải trả (Accounts Payable) không có nghĩa là bạn tìm cách “chây ì” với nhà cung cấp. Ngược lại, đó là việc bạn xây dựng một mối quan hệ đối tác tin cậy và tối ưu hóa dòng tiền ra của mình.

• Đàm phán Kỳ hạn Thanh toán: Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Khi làm việc với nhà cung cấp, hãy cố gắng đàm phán kỳ hạn thanh toán dài nhất có thể (Net 30, Net 45, thậm chí Net 60). Khoảng thời gian này cho phép bạn có đủ thời gian để biến hàng hóa thành doanh thu và thu tiền về trước khi phải trả cho nhà cung cấp.

• Tận dụng Chiết khấu Thanh toán sớm (Early Payment Discounts):

  • Ví dụ cụ thể: Nhà cung cấp đưa ra điều khoản “2/10 Net 30”. Điều này có nghĩa là bạn sẽ được giảm 2% trên tổng giá trị hóa đơn nếu thanh toán trong 10 ngày đầu. Nếu không, bạn phải thanh toán đủ trong vòng 30 ngày.

  • Phân tích bài toán: Bằng cách trả tiền sớm hơn 20 ngày (từ ngày 30 về ngày 10), bạn “kiếm” được 2% lợi nhuận. Nếu quy ra lãi suất năm, con số này tương đương: (2% / 98%) * (365 ngày / 20 ngày) ≈ 37.2% / năm.

  • Kết luận: Đây là một mức “lợi nhuận” khổng lồ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có sẵn tiền mặt, việc thanh toán sớm để hưởng chiết khấu gần như luôn là một quyết định tài chính cực kỳ thông minh.

• Thanh toán Đúng hạn, không phải Sớm hạn: Trừ khi có chiết khấu, hãy lên lịch thanh toán đúng vào ngày đến hạn. Mỗi một đồng còn trong tài khoản của bạn là một đồng vốn lưu động quý giá.

• Xây dựng Mối quan hệ tốt với Nhà cung cấp: Luôn giữ liên lạc và thanh toán đúng hạn. Một nhà cung cấp tin tưởng bạn sẽ sẵn sàng linh hoạt hơn về các điều khoản thanh toán trong tương lai, hoặc ưu tiên giao hàng cho bạn khi có biến động thị trường.

Chương 4: Thuần hóa Dòng tiền – “Oxy” của Startup

Peter Drucker, cha đẻ của ngành quản trị hiện đại, đã nói: “Doanh thu là hư danh, lợi nhuận là lý trí, nhưng tiền mặt mới là thực tại.”

Lập Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ (Cash Flow Statement) đơn giản bằng Excel

Đừng để cái tên này làm bạn sợ hãi. Bạn có thể tự tạo một phiên bản đơn giản để theo dõi hàng tuần.

Việc cập nhật bảng này hàng tuần sẽ cho bạn một cái nhìn trung thực nhất về “sức khỏe” tài chính của doanh nghiệp.

Sức mạnh của việc Dự báo Dòng tiền (Cash Flow Forecast)

Quản lý không chỉ là nhìn lại quá khứ. Lãnh đạo là nhìn về tương lai. Dựa trên bảng trên, hãy tạo một bảng dự báo cho 3-6 tháng tới.

• Dự báo các khoản sẽ thu được dựa trên doanh số trung bình và lịch thu hồi công nợ.

• Liệt kê tất cả các khoản chi phí cố định (lương, thuê nhà) và biến đổi dự kiến (nhập hàng, marketing).

• Xem xét xem liệu có tháng nào dòng tiền thuần sẽ bị âm hay không.

Việc này giúp bạn lường trước các “thung lũng tiền mặt” và chủ động tìm kiếm các giải pháp trước khi khủng hoảng xảy ra.

Chương 5: Điểm bùng phát – Khi nào Excel không còn là bạn?

Excel là một công cụ khởi đầu tuyệt vời, nhưng nó sẽ nhanh chóng trở thành rào cản khi:

• Bạn có nhiều hơn 1 người cùng tham gia quản lý.

• Số lượng giao dịch và sản phẩm tăng lên, việc nhập liệu thủ công trở thành một gánh nặng.

• Bạn cần các báo cáo tức thì để ra quyết định, thay vì phải chờ đến cuối tháng.

• Bạn bắt đầu mắc phải các sai sót nghiêm trọng về số liệu công nợ và tồn kho.

Việc tiếp tục bám víu vào các công cụ thủ công khi đã “quá khổ” chính là bạn đang thực hành quản trị thủ công – rào cản lớn nhất kìm hãm sự tăng trưởng.

Chương 6: DraERP – Nền tảng hợp nhất giúp bạn làm chủ Công nợ và Dòng tiền

Giải pháp cho vấn đề này là một nền tảng hợp nhất, nơi nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng và Kho “nói chuyện” được với nhau.

DraERP được thiết kế để trở thành “bộ não tài chính” cho các doanh nghiệp mới bắt đầu:

• Tự động hóa Công nợ: Hệ thống tự động ghi nhận công nợ khi bạn tạo hóa đơn và gửi các lời nhắc thanh toán tự động đến khách hàng theo lịch bạn đã cài đặt.

• Kiểm soát Dòng tiền Thời gian thực: Dashboard trực quan cho bạn thấy ngay lập tức các khoản thu-chi, công nợ phải thu, công nợ phải trả mà không cần chờ đợi.

• Tích hợp liền mạch: Khi bạn bán một món hàng, hệ thống tự động trừ kho, ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu. Mọi thứ được kết nối, loại bỏ hoàn toàn sai sót do nhập liệu thủ công.

• Giải pháp phù hợp với từng giai đoạn: Dù bạn là Hộ Kinh Doanh hay Startup, chúng tôi đều có một Gói DraERP tinh gọn với chi phí hợp lý để giúp bạn xây dựng một nền móng tài chính vững chắc.

Đừng để việc quản lý công nợ và dòng tiền trở thành gánh nặng. Hãy biến nó thành lợi thế cạnh tranh của bạn.