Omnichannel là gì? 5 Bước Xây Dựng Chiến Lược Bán Lẻ Đa Kênh Hợp Nhất
Trong bối cảnh thị trường bán lẻ cạnh tranh khốc liệt, việc chỉ đơn thuần có mặt trên nhiều kênh
Hộ kinh doanh nhỏ là một trong những mô hình phổ biến nhất tại Việt Nam, từ quán cà phê gia đình, cửa hàng tạp hóa, đến dịch vụ cá nhân. Tuy nhiên, dù quy mô không lớn, bài toán quản lý tài chính lại luôn là nỗi băn khoăn hàng đầu. Quản lý không khéo, hộ kinh doanh có thể rơi vào tình trạng “lãi nhiều nhưng chẳng thấy tiền đâu”, hoặc thiếu vốn để xoay vòng hoạt động.
Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp hộ kinh doanh nhỏ quản lý tài chính hiệu quả, thông qua bốn trụ cột: tiền – chi phí – thuế – dòng tiền.
Tách bạch tài chính cá nhân và kinh doanh
Đối với hộ kinh doanh nhỏ, quản lý tiền mặt là yếu tố sống còn. Nếu không kiểm soát, bạn dễ rơi vào tình trạng “bán nhiều nhưng không thấy lãi”. Vì vậy, trước hết hãy tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh. Một tài khoản ngân hàng riêng sẽ giúp bạn quản lý thu – chi rõ ràng, tránh lẫn lộn.
Ghi chép và theo dõi thu chi hằng ngày
Song song đó, cần ghi chép thu chi hàng ngày. Bạn có thể dùng sổ tay, Excel, hoặc phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Việc này giúp theo dõi doanh thu, chi phí và chuẩn bị báo cáo khi cần.
Ảnh minh họa: Quản lý thu chi hàng ngày
Quản lý dòng tiền mặt thực tế
Ngoài ghi chép, hãy kiểm kê tiền mặt cuối ngày và so sánh với số liệu đã ghi. Nên theo dõi dòng tiền theo tuần hoặc tháng để nhận diện sớm tình trạng âm dòng tiền do nhập hàng nhiều hoặc chi phí phát sinh.
Dự phòng rủi ro bằng quỹ tiền mặt
Một phần quan trọng khác là quỹ dự phòng. Thống kê cho thấy chỉ 40 % doanh nghiệp nhỏ có tiền mặt đủ duy trì hoạt động trong 3 tuần . Do đó, nên giữ lại 10–15 % lợi nhuận mỗi tháng để ứng phó khẩn cấp.
Dự báo dòng tiền đơn giản
Sau khi đã tách biệt tài chính, ghi chép thu chi và lập quỹ dự phòng, bước tiếp theo là dự báo dòng tiền. Với hộ kinh doanh nhỏ, dự báo không cần phức tạp. Bạn chỉ cần ước tính: “Tháng tới mình sẽ thu bao nhiêu? Sẽ chi những khoản nào?”.
Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa dự kiến thu 60 triệu đồng. Chi phí gồm nhập hàng 35 triệu, thuê mặt bằng 10 triệu, điện nước 3 triệu, lương nhân viên 7 triệu. Như vậy còn lại 5 triệu. Nếu có chi phí phát sinh hoặc khách trả chậm, bạn sẽ dễ thiếu vốn.
Việc lập một bảng thu – chi dự kiến hàng tháng giúp bạn thấy trước rủi ro và chủ động hơn trong quản lý tiền mặt, ngay cả khi không có kiến thức kế toán chuyên sâu.
Trước hết, cần chia chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Việc phân loại giúp bạn biết đâu là khoản “bắt buộc” phải duy trì và đâu là khoản có thể điều chỉnh. Ví dụ: bạn không thể bỏ tiền thuê mặt bằng, nhưng có thể cân nhắc giảm chi phí bao bì hoặc marketing nếu không hiệu quả.
Ảnh minh họa: Phân loại chi phí cố định và chi phí biến đổi rõ ràng
Rất nhiều hộ kinh doanh nhỏ mắc sai lầm khi để chi phí “tự phát”. Điều này khiến chi nhiều hơn mức cần thiết mà không mang lại giá trị.
Ví dụ:
👉 Giải pháp: Mỗi cuối tháng, bạn nên ngồi rà soát lại toàn bộ chi phí, đánh giá hiệu quả từng khoản. Nếu chi phí nào không đóng góp cho doanh thu hoặc thương hiệu, mạnh dạn cắt bỏ.
Chi phí nhập hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Vì vậy, kỹ năng đàm phán là chìa khóa để tối ưu lợi nhuận.
Một số cách đàm phán hiệu quả:
Ví dụ: Một quán ăn nhỏ khi ký hợp đồng lâu dài với nhà cung cấp nguyên liệu, đã giảm được 8% chi phí đầu vào mỗi tháng, tương đương tiết kiệm gần 10 triệu đồng/năm.
Ngoài chi phí hiển thị trên hóa đơn, còn rất nhiều chi phí ẩn mà hộ kinh doanh thường bỏ qua, như:
👉 Giải pháp: Ghi chép chi tiết mọi khoản, từ nhỏ nhất, và tìm cách giảm dần. Ví dụ: điều chỉnh quy trình pha chế để giảm hao hụt, quản lý kho theo ngày để hạn chế mất mát.
Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn quản lý thủ công, dễ sai sót và tốn thời gian. Thay vào đó, có thể áp dụng các công cụ đơn giản như:
Nhờ công nghệ, bạn sẽ thấy bức tranh tài chính rõ ràng hơn và dễ đưa ra quyết định tiết kiệm.
Hộ kinh doanh không chỉ cần quản lý tài chính nội bộ mà còn phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế và pháp lý. Những thay đổi gần đây trong luật thuế ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức kê khai, nộp thuế và vận hành của hộ kinh doanh.
Từ 1/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
Với hộ kinh doanh thương mại điện tử, từ 1/7/2025, các sàn TMĐT (như Shopee, Lazada, Tiki) sẽ có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay người bán. Điều này giúp minh bạch doanh thu, nhưng hộ kinh doanh cần chuẩn bị để đối chiếu sổ sách rõ ràng.
Thay đổi về mã số thuế và thông tin quản lý
Từ 1/7/2025, mã số thuế cá nhân sẽ được thay thế bằng số định danh cá nhân. Điều này giúp liên thông dữ liệu dân cư, thuận lợi hơn trong việc theo dõi nghĩa vụ thuế.
Hộ kinh doanh nên cập nhật thông tin tại Chi cục Thuế địa phương để tránh bị gián đoạn giao dịch.
Nếu nợ thuế, từ 1/1/2025, hộ kinh doanh có thể bị tạm hoãn xuất cảnh cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ.
Vẫn cần đăng ký kinh doanh hợp lệ tại UBND quận/huyện, tuân thủ quy định về lao động và an toàn vệ sinh thực phẩm (nếu có liên quan).
Việc khai gian doanh thu hoặc chậm nộp thuế sẽ bị xử phạt hành chính, tính lãi chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019.
Dòng tiền là yếu tố then chốt quyết định sự bền vững của hộ kinh doanh. Không ít trường hợp doanh thu vẫn đều đặn, nhưng do không kiểm soát tốt dòng tiền, chủ kinh doanh lại rơi vào cảnh thiếu vốn xoay vòng. Nguyên nhân thường xuất phát từ việc quản lý công nợ lỏng lẻo, không dự phòng chi phí hoặc đầu tư dàn trải.
Một hộ kinh doanh có dòng tiền ổn định sẽ luôn chủ động được nguồn vốn: trả nợ đúng hạn, nhập hàng đầy đủ và có khoản tiết kiệm cho tương lai. Để đạt được điều này, chủ hộ cần theo dõi kỹ lưỡng công nợ, chu kỳ tiền mặt, lợi nhuận tiết kiệm, cũng như lựa chọn đầu tư hợp lý.
Ảnh minh họa: Dòng tiền ổn định giúp hộ kinh doanh bền vững
Công nợ là một trong những nguyên nhân lớn khiến hộ kinh doanh bị hụt vốn. Việc cho khách quen “ghi sổ” tưởng như nhỏ, nhưng nếu cộng dồn lại sẽ chiếm một khoản tiền mặt đáng kể. Doanh thu nhìn trên sổ sách thì cao, nhưng thực tế tiền mặt trong tay lại thiếu, dẫn đến khó xoay vòng.
Ở chiều ngược lại, nếu bạn trả nợ nhà cung cấp quá chậm, có thể mất uy tín hoặc bị yêu cầu thanh toán gấp, gây áp lực dòng tiền. Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh nhỏ còn bị cắt nguồn cung vì thanh toán trễ quá nhiều lần.
Vì vậy, nguyên tắc quan trọng là phải ghi chép công nợ rõ ràng và kiểm tra thường xuyên. Bạn nên có danh sách khách nợ, số tiền, thời hạn thanh toán và nhắc nhở kịp thời. Với nhà cung cấp, hãy thương lượng kỳ hạn trả phù hợp để vừa giữ uy tín, vừa đảm bảo có thời gian xoay vòng vốn.
Chu kỳ tiền mặt là khoảng thời gian từ khi bạn chi tiền nhập hàng đến khi thu được tiền bán hàng. Chu kỳ càng ngắn, kinh doanh càng an toàn. Ví dụ, nếu bạn nhập hàng tươi sống và bán hết trong vòng vài ngày, dòng tiền quay vòng nhanh, ít áp lực vốn. Nhưng nếu hàng tồn quá lâu hoặc khách trả chậm, chu kỳ kéo dài khiến bạn phải “gánh” nhiều chi phí phát sinh.
Một chu kỳ tiền mặt kéo dài còn làm tăng rủi ro hỏng hóc, thất thoát, và khiến bạn bỏ lỡ cơ hội nhập hàng mới. Đặc biệt với ngành ăn uống, việc quản lý tốt chu kỳ này có thể quyết định hộ kinh doanh có lãi hay không.
Để rút ngắn chu kỳ tiền mặt, bạn có thể nhập hàng với số lượng vừa phải, tăng tốc độ bán bằng các chương trình khuyến mãi, hoặc thắt chặt chính sách công nợ. Mục tiêu là đảm bảo dòng tiền quay vòng liên tục, không bị gián đoạn.
Nhiều hộ kinh doanh thường tiêu hết số tiền kiếm được trong tháng, dẫn đến không có khoản dự phòng khi gặp khó khăn. Đây là sai lầm phổ biến khiến nhiều người phải vay nóng khi có sự cố. Để tránh tình trạng này, bạn nên trích một phần lợi nhuận định kỳ cho tiết kiệm.
Một nguyên tắc đơn giản là giữ lại 10–15% lợi nhuận hằng tháng. Số tiền này có thể gửi ngân hàng hoặc để trong một quỹ dự phòng riêng, chỉ sử dụng khi cần thiết. Ví dụ, nếu lợi nhuận tháng của bạn là 20 triệu đồng, hãy dành ít nhất 2–3 triệu để tiết kiệm. Sau một năm, bạn sẽ có 24–36 triệu đồng – một khoản đủ để xử lý tình huống bất ngờ hoặc đầu tư nhỏ.
Khi có thói quen tiết kiệm định kỳ, hộ kinh doanh sẽ giảm bớt căng thẳng tài chính, luôn có nguồn vốn “dự trữ” để xoay vòng, mà không cần phụ thuộc vào vay mượn bên ngoài.
Có lợi nhuận không đồng nghĩa với việc nên mở rộng ngay lập tức. Nhiều hộ kinh doanh khi mới có lãi thường thuê thêm mặt bằng, nhập thêm nhiều hàng hoặc tăng nhân sự. Tuy nhiên, nếu dòng tiền chưa ổn định, những khoản mở rộng này dễ tạo áp lực tài chính, thậm chí dẫn đến thua lỗ.
Chiến lược an toàn là chỉ mở rộng khi bạn đã có quỹ dự phòng vững chắc và đã kiểm soát tốt chi phí, dòng tiền. Việc đầu tư cần có chọn lọc, ưu tiên những hạng mục mang lại hiệu quả lâu dài như cải thiện chất lượng sản phẩm, nâng cấp trải nghiệm khách hàng hoặc áp dụng công nghệ quản lý.
Ví dụ, thay vì thuê thêm mặt bằng để mở chi nhánh mới, bạn có thể đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng, giúp tối ưu hoạt động và tiết kiệm chi phí thất thoát. Đây là bước đi nhỏ nhưng mang lại hiệu quả tài chính bền vững hơn.
Quản lý dòng tiền thủ công bằng sổ sách hoặc trí nhớ thường gây sai sót. Ngày nay, hộ kinh doanh có nhiều công cụ hỗ trợ đơn giản và hiệu quả. Một bảng Excel cơ bản cũng đủ để ghi chép thu – chi và dự báo dòng tiền.
Ngoài ra, các ứng dụng quản lý bán hàng hiện nay có thể tự động tổng hợp doanh thu, chi phí, công nợ và hàng tồn kho. Một số dịch vụ ngân hàng số còn hỗ trợ xuất báo cáo giao dịch, giúp chủ hộ dễ dàng theo dõi dòng tiền hằng ngày.
Khi có công cụ hỗ trợ, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm rủi ro sai lệch và có bức tranh tài chính rõ ràng hơn. Điều này giúp việc ra quyết định trở nên chính xác và kịp thời, đặc biệt quan trọng với hộ kinh doanh vốn hạn chế.
Quản lý tài chính không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn mà cũng là yếu tố sống còn đối với hộ kinh doanh. Bằng việc thực hiện những bước cơ bản như quản lý tiền mặt, kiểm soát chi phí, tuân thủ thuế và tối ưu dòng tiền, hộ kinh doanh có thể vận hành ổn định và giảm rủi ro tài chính.
Tuy nhiên, để phát triển bền vững trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, hộ kinh doanh cần có sự hỗ trợ từ các công cụ hiện đại. Những giải pháp tài chính số sẽ giúp bạn ghi chép minh bạch, dự báo dòng tiền chính xác và chủ động nguồn vốn khi cần.
👉 Tham khảo ngay gói hỗ trợ tài chính cho hộ kinh doanh của Fintech Draco để tối ưu quản lý dòng tiền, tiết kiệm chi phí và mở rộng hoạt động hiệu quả hơn.
Bằng việc kết hợp kiến thức quản lý truyền thống với công nghệ tài chính, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc, đảm bảo sự phát triển lâu dài và bền vững.
Trong bối cảnh thị trường bán lẻ cạnh tranh khốc liệt, việc chỉ đơn thuần có mặt trên nhiều kênh
Trí tuệ nhân tạo (AI) là gì? Khái niệm cơ bản về AI Trí tuệ nhân tạo (AI) là công