Quy trình quản lý hàng tồn kho là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Áp dụng quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong quản lý kho và sản xuất. Vì vậy, quy trình quản lý này luôn được các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ. Vậy quy trình quản lý hàng tồn kho diễn ra như thế nào? Và để đạt hiệu quả trong quản lý, doanh nghiệp cần phải làm gì? Draco hôm nay sẽ đồng hành cùng quý độc giả khám phá nhé!
1. Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì? Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?
Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Quy trình quản lý hàng tồn kho là quy trình quản lý và kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa mà một doanh nghiệp đang có trong kho.
Đây là một quy trình giúp đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng khi cần thiết và không gây lãng phí. Hàng tồn kho có thể bao gồm các nguyên liệu thô, linh kiện, thành phẩm,…
Tại sao phải nâng cao quy trình quản lý hàng tồn kho?
Hàng tồn kho là một trong những tài sản mang giá trị lớn mà các công ty luôn cần phải lưu ý. Việc thiếu hàng tồn kho có thể gây ra nhiều bất lợi cho hoạt động kinh doanh. Nếu quản lý hàng tồn kho không hiệu quả, nguy cơ với doanh nghiệp là rất cao.
Như vậy, quy trình quản lý hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng cho các công ty. Nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp hoặc công ty. Dưới đây là một số lý do giải thích cho câu “Tại sao phải thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho?”.
Giảm thiểu chi phí lưu trữ, tăng giá trị lợi nhuận
Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ trực tiếp giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ hàng không cần thiết.
Đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa, hạn chế việc hụt hàng
Quản lý hàng tồn kho giúp duy trì mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây thiếu hụt hoặc lãng phí.
Giảm rủi ro thất thoát hàng hóa
Áp dụng quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng do các lý do cơ bản.
Tăng hiệu suất làm việc của các nhân viên
Quản lý hàng hóa đúng cách, hợp lý giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Không chỉ vậy, việc xử lý đơn hàng va tối ưu quy trình vận chuyển cũng được nâng cao đáng kể.
Xử lý hàng tồn kho nhanh chóng
Việc quản lý, xử lý hàng tồn kho nhanh chóng giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các hàng hóa bị hư hỏng, bị lỗi.
Quản lý số liệu kinh doanh dễ dàng hơn
Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhanh, chi tiết các số liệu về hàng hóa trong kho.
2. Các bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho
Một quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm quy trình các hoạt động liên tục và nối tiếp nhau. Quy trình quản lý hàng tồn kho hoạt động với 4 công đoạn. Các công đoạn đó là nhập kho – lưu kho 》xuất kho 》kiểm kê kho theo hoạch định kỳ 》thống kê – báo cáo. Từng bước đều quan trọng và có vai trò riêng.
Vì thế, các doanh nghiệp cần thực hiện tối ưu từng bước một thật chặt chẽ. Loạt hoạt động này nhằm giảm chi phí và mở rộng diện tích không gian lưu trữ kho hàng hóa.
Mô hình quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Quá trình nhập kho, lưu kho
Quá trình nhập hàng và lưu kho yêu cầu người thực hiện phải đảm bảo tập trung và nhanh nhẹn. Đây là các bước đầu trong quy trình quản lý hàng tồn kho nên nó cực kỳ quan trọng.
Quy chuẩn hoạt động nhập kho – lưu kho
Bước 1:
Nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận mua hàng hoặc nhà cung cấp.
Bước 2:
Sau khi nhận thông tin, việc kiểm tra đơn hàng là bước quan trọng. Nhân viên cần thực hiện kiểm tra hàng hóa và so sánh với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp.
Các thông tin về hàng hóa sẽ được lưu trữ trên chi tiết trên các phần mềm quản lý hoặc trong các hồ sơ, file Excel.
Bước 3:
Người thực hiện xác nhận thông tin đơn hàng của nhà cung cấp và chuẩn bị việc nhập hàng hóa vào kho.
Bước 4:
Sau khi xác nhận đơn hàng, nhân viên thực hiện sẽ tạo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho ghi chép đầy đủ thông tin về các đơn hàng như số lượng, giá cả, ngày nhập kho.
Bước 5:
Cuối cùng, ghi nhận vào hệ thống quản lý kho tiến hành in tem và dán lên thùng. Tiếp theo, tiến hành lưu trữ hàng hóa theo quy định.
Vị trí lưu trữ của các hàng hóa được ghi chép vào sơ đồ kho. Việc ghi chép này giúp việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Quá trình xuất kho
Xuất kho là quy trình giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quá trình này vận hành bằng cách chuyển giao hàng hóa từ kho đến đích hàng.
Việc thực hiện quá trình này một cách hiệu quả giúp tối ưu hóa hoạt động vận chuyển. Quy trình quản lý hàng tồn kho cũng đảm bảo việc đáp ứng yêu cầu của thị trường linh hoạt và nhanh chóng.
Quy chuẩn hoạt động xuất kho
Bước 1:
Trước khi xuất kho, bộ phận bán hàng hoặc đơn vị tương đương xác định rõ thông tin sản phẩm, số lượng và điểm giao hàng.
Bước 2:
Nhân viên kiểm tra hàng hóa trong kho để đảm bảo đủ điều kiện và số lượng cần cho đơn hàng.
Bước 3:
Tạo đơn hàng xuất kho trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Khi tạo đơn hàng, nhân viên phải cập các thông tin hàng hóa và phân phối. Các thông tin thường gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, điểm giao hàng và thông tin khách hàng.
Bước 4:
Chuẩn bị hàng để vận chuyển, bao gồm các việc như đóng gói, đóng thùng và gắn nhãn vận chuyển.
Bước 5:
Kế toán xử lý các thông tin, tài liệu liên quan đến xuất kho. Ví dụ như hóa đơn, biên bản giao nhận hàng và các chứng từ vận chuyển.
Quá trình kiểm kê kho theo định kỳ
Quá trình kiểm kê kho theo định kỳ là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp đảm bảo số lượng hàng hóa được ghi nhận là chính xác, minh bạch và trung thực. Việc kiểm kê giúp giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Quy chuẩn hoạt động kiểm kê kho theo định kỳ
Bước 1:
Trước khi bắt đầu quá trình kiểm kê, nhân viên cần lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết . Kế hoạch cần trình bày rõ ràng về thời gian, phạm vi và phương pháp kiểm kê. Xác định nhóm kiểm kê, ngày giờ và khu vực cụ thể cần kiểm tra.
Bước 2:
Chuẩn bị các công cụ và tài liệu cần thiết cho quá trình kiểm kê. Công cụ và tài liệu cần thiết bao gồm như: bảng tính, bút, nhãn, máy tính di động hoặc máy quét mã vạch,…
Bước 3:
Nhóm kiểm kê di chuyển đến các vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho. Nhóm kiểm kê thực hiện việc đếm số lượng hàng hóa thực tế. Tiếp tục, nhóm người này sẽ so sánh thông tin thực tế với thông tin trong hệ thống quản lý tồn kho. Ghi lại số liệu kiểm kê và đảm bảo tính chính xác.
Bước 4:
Nếu phát hiện ra bất kỳ sai sót nào, nhóm kiểm kê cần tìm hiểu nguyên nhân và các biện pháp điều chỉnh hợp. Nhóm kiểm kê có thể sửa chữa thông tin trong hệ thống hoặc điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế.
Bước 5:
Khi hoàn thành quá trình kiểm kê, nhân viên cần cập nhật thông tin mới vào hệ thống quản lý tồn kho. Cập nhật liên tục và chính xác giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý hàng tồn kho.
Bước 6:
Cuối cùng, nhóm kiểm kê cần đánh giá hiệu suất của quá trình kiểm kê. Đồng thời, họ sẽ bàn bạc để đề xuất cải tiến và tối ưu hóa quy trình trong tương lai.
Quá trình thống kê, báo cáo
Quá trình thống kê – báo cáo giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu về hàng hóa và kho. Báo cáo tổng hợp cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa lưu trữ cho doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp. Đây là yếu tố hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp.
Quy chuẩn hoạt động quá trình thống kê và báo cáo
Bước 1:
Trước khi bắt đầu thống kê và báo cáo, xác định rõ mục tiêu và chỉ tiêu cần đạt được. Nhân viên cần đo lường hiệu suất kinh doanh, theo dõi doanh số bán hàng, hoặc phân tích các chỉ số khách hàng.
Bước 2:
Nhân viên thực hiện thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Dữ liệu thu thập từ hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống bán hàng, hoặc công cụ phân tích trực tuyến. Qua đó, doanh nghiệp đảm bảo dữ liệu được thu thập một cách chính xác và toàn diện.
Bước 3:
Sau khi thu thập dữ liệu, tiến hành phân tích để hiểu rõ xu hướng và trạng thái của dữ liệu. Sử dụng các công cụ và kỹ thuật thống kê thu thập số liệu, thông tin có ý nghĩa cho báo cáo và lưu trữ.
Bước 4:
Dựa trên kết quả phân tích, các nhân viên tạo ra các báo cáo chi tiết và dễ hiểu. Báo cáo có thể gồm các biểu đồ và bảng số liệu để trình bày thông tin rõ ràng và trực quan. Các thông tin này giúp doanh nghiệp có thể nhìn bao quát hơn về hiện trạng.
3. Những phương pháp cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quy trình quản lý hàng tồn kho đó có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo vận hành chuỗi cung ứng. Quản lý hàng tồn kho giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả luôn được các doanh nghiệp tìm hiểu và áp dụng.
Mã hóa vật tư/hàng hóa
Mã hóa vật tư và hàng hóa là một trong những phương pháp cơ bản nhưng hiệu quả nhất để quản lý những hàng hóa tồn kho. Người thực hiện sẽ mã hóa vật tư/hàng hóa bằng cách gán mã cho mỗi loại hàng hóa. Nhờ vậy, tổ chức có thể dễ dàng xác định, theo dõi và kiểm soát lượng tồn kho một cách chính xác.
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu là một bước quan trọng giúp tối ưu số lượng tồn kho. Mức tồn kho tối đa giúp đảm bảo rằng tổ chức không gặp tình trạng tồn quá nhiều hàng hóa. Và mức tồn kho tối thiểu đảm bảo rằng không gặp tình trạng thiếu hàng.
Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho khoa học
Sắp xếp vật tư và hàng hóa trong kho khoa học là yếu tố giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng cường khả năng tiếp cận. Sử dụng kỹ thuật như “ABC analysis” để xác định các mặt hàng quan trọng. Sau đó, sắp xếp chúng tại các vị trí dễ tiếp cận nhất.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Kiểm kê hàng hóa định kỳ là phương pháp giúp đảm bảo sự chính xác của thông tin tồn kho. Bằng cách thực hiện kiểm kê định kỳ, tổ chức có thể phát hiện và điều chỉnh bất kỳ sai sót nào trong quy trình quản lý tồn kho.
Sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý tồn kho là một giải pháp hiệu quả giúp tổ chức tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho.
Các phần mềm này cung cấp các tính năng đa dạng và ưu việt. Có thể kể đến như theo dõi tồn kho, đặt hàng tự động, và báo cáo tồn kho. Phần mềm quản lý tồn kho giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất.
4. Các phần mềm hỗ trợ quy trình quản lý hàng tồn kho
Doanh nghiệp luôn phải đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho. Vì vậy, các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chuyên dụng để đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả.
Phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho là công cụ giúp các tổ chức tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho. Các tính năng thường gồm theo dõi, quản lý đơn hàng, tự động hóa đặt hàng, báo cáo tồn kho và quản lý vị trí lưu trữ. Các phần mềm này giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất.
Hệ thống quản lý ERP (Enterprise Resource Planning)
Hệ thống quản lý ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp tích hợp được sử dụng để quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Và dĩ nhiên ERP có thể hỗ trợ trong quy trình quản lý tồn kho.
ERP kết hợp các chức năng từ nhiều bộ phận khác nhau như sản xuất, tài chính, nhân sự và bán hàng. Dựa vào mối liên kết này, ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu đồng nhất và chính xác. Thông qua các dữ liệu đó, tổ chức có thể ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu hoàn chỉnh và chính xác.
Công nghệ IoT (Internet of Things) trong quản lý hàng tồn kho
IoT là một phương tiện tiên tiến được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho. Công nghệ IoT bao gồm các thiết bị hỗ trợ việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình. Thiết bị IoT có thể được sử dụng để theo dõi vị trí, nhiệt độ và độ ẩm của hàng hóa trong thời gian thực. Nhờ vậy, người kiểm kê có thể quản lý tồn kho một cách chính xác và hiệu quả hơn.
5. Ứng dụng hệ thống kho hàng trong quy trình quản lý hàng tồn kho
Dành Cho Siêu Thị
Tối Ưu Hóa Sắp Xếp Hàng Hóa
Hệ thống kho hàng trong siêu thị giúp tổ chức sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý, dễ dàng tiếp cận và tìm kiếm bởi khách hàng. Việc này giúp tăng cơ hội bán hàng và trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Quản Lý Tồn Kho
Hệ thống kho hàng cũng hỗ trợ siêu thị trong việc quản lý tồn kho bằng cách theo dõi số lượng hàng tồn, xác định mức độ bán chạy của sản phẩm và đưa ra các biện pháp điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Dành Cho Ngành Xây Dựng
Lưu Trữ Vật Liệu Xây Dựng
Trong ngành xây dựng, hệ thống kho hàng được sử dụng để lưu trữ các vật liệu xây dựng. Các vật liệu cần quản lý như gạch, xi măng, cát, đá hoặc các vật liệu xây dựng khác. Việc sắp xếp hàng hóa cẩn thận giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và dễ dàng tiếp cận khi cần.
Quản Lý Hàng Hóa
Hệ thống kho hàng cũng giúp ngành xây dựng quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Bằng cách theo dõi số lượng hàng tồn, hệ thống tự động thông báo cần đặt hàng khi cần thiết. Và hệ thống cũng góp phần tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giao nhận.
Dành Cho Cửa Hàng Hoặc Doanh Nghiệp Nhỏ
Tối Ưu Hóa Không Gian Lưu Trữ
Cửa hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ thường có diện tích lưu trữ hạn chế. Hệ thống kho hàng giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ. Bằng cách sắp xếp hàng hóa một cách hiệu quả và tối ưu hóa, việc sử dụng không gian sẽ hiệu quả hơn.
Quản Lý Tồn Kho
Các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng hệ thống kho hàng để quản lý tồn kho của họ. Việc theo dõi hàng tồn, đặt hàng cần đảm bảo sự minh bạch trong quản lý hàng tồn kho. Việc cải thiện hiệu suất kinh doanh sẽ đạt được mức tối đa.
6. Tổng kết
Quy trình quản lý hàng tồn kho là rất một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Quy trình quản lý hàng tồn kho đúng đắn giúp doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả hoạt động. Theo đó, doanh nghiệp còn có thể giảm thiểu chi phí và tăng cường cạnh tranh.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng những những phương pháp đã kể trên để xây dựng một quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phần mềm hỗ trợ để quy trình quản lý được tối ưu.
