Mua hàng là khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quản lý mua hàng hiệu quả thì các hoạt động sản xuất và bán hàng mới diễn ra mượt mà. Với sự phát triển công nghệ, phần mềm quản lý mua hàng ngày càng được sử dụng rộng rãi. Vậy phần mềm này mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng Draco tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Tìm hiểu về phần mềm quản lý mua hàng
1. Định nghĩa
Phần mềm quản lý mua hàng là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng. Nó cung cấp các công cụ để quản lý các hoạt động mua hàng từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng, quản lý kho, đến thanh toán cho các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng.
2. Những tính năng trong phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản lý mua hàng bao gồm các tính năng:
Quản lý nhà cung cấp
Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp. Bao gồm thông tin liên lạc, lịch sử đặt hàng và hợp đồng mua bán.
Đặt hàng
Cung cấp các công cụ để tạo và quản lý đơn đặt hàng từ các nhà cung cấp. Bao gồm thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả và hạn chế thời gian giao hàng.
Quản lý kho
Cho phép doanh nghiệp quản lý các sản phẩm và dịch vụ trong kho của mình. Bao gồm thông tin về số lượng, vị trí lưu trữ và ngày hết hạn.
Thanh toán
Doanh nghiệp có thể quản lý quy trình thanh toán cho các đơn hàng. Bao gồm hóa đơn, thanh toán trước hoặc sau khi giao hàng và các phương thức thanh toán khác.
Báo cáo
Cung cấp các công cụ để tạo và xem các báo cáo về quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm được đặt hàng, giá cả và số lượng sản phẩm trong kho.
II. 6 lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng
1. Tối ưu quy trình mua hàng
Phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua hàng từ đặt hàng đến nhập kho, kiểm tra và thanh toán. Tất cả đều được đồng bộ tại một nơi giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Quy trình mua hàng được quản lý, theo dõi một cách chặt chẽ và tự động hóa.
Mô – đun mua hàng trong phần mềm DraERP giúp quản lý các giao dịch mua hàng và kiểm kê lượng hàng theo luồng quy trình. Từ Kế hoạch mua hàng, Hợp đồng mua hàng, Chính sách giá, Quản lý đơn hàng, đến Nhập hàng, Nhập hoá đơn và Quản lý công nợ.
2. Cải thiện quản lý kho
Phần mềm quản lý mua hàng cung cấp các thông tin chi tiết về hàng tồn kho. Từ số lượng hàng tồn kho, thời gian cập nhật kho và số lượng hàng hóa được mua. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn và giảm rủi ro hàng tồn kho. Ngoài ra, phần mềm quản lý mua hàng có thể tích hợp với phần mềm quản lý kho. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra và quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Giúp họ đưa ra các quyết định hiệu quả về mua sắm và quản lý kho hàng.
3. Tăng cường tính linh hoạt
Phần mềm quản lý mua hàng cho phép tùy chỉnh quy trình mua hàng và áp dụng toàn hệ thống. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào có khả năng đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng sẽ giành được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn.
4. Theo dõi giao dịch mua hàng dễ dàng
Phần mềm quản lý mua hàng cho phép theo dõi tất cả giao dịch liên quan đến hàng hóa nhờ báo cáo phân tích mua hàng. Quá trình lấy hàng, yêu cầu mua hàng, kho hàng và cả số lượng mặt hàng đều được hiển thị. Thay vì phải quản lý quá trình mua hàng nhập hàng nhiều nơi, giờ đây doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình mua chỉ tại một nơi.
Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp sự so sánh giữa chi phí ước tính của hàng hóa tại thời điểm trưng dụng so với chi phí thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp ra các quyết dịnh đặt hàng, giao hàng chính xác hơn. Doanh nghiệp còn có thể quản lý hóa đơn của các hàng hóa tham gia vào quá trình mua hàng.
5. Cung cấp các báo cáo tức thời
Giờ đây, nhà quản lý có thể dễ dàng xem các báo cáo về quá trình mua hàng tức thời. Việc ra quyết định mua cần thực hiện nhanh chóng vì có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.
Phần mềm quản lý mua hàng cung cấp các báo cáo phân tích mua hàng, xu hướng đơn đặt mua… Người dùng có thể xem lượng mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng và giá trị tiêu thụ sản phẩm, số lượng và giá trị hàng được giao đến công ty.
6. Hỗ trợ quy trình đánh giá nhà cung cấp
Phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp hỗ trợ quy trình đánh giá nhà cung cấp của mình. Hệ thống sẽ ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về việc tiếp tục hoặc ngừng hợp tác với nhà cung cấp dựa trên các thông tin này.
Tổng kết
Phần mềm quản lý mua hàng đang ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Mua hàng là khâu mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi nó quyết định chi phí bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, sử dụng phần mềm quản lý mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu vào và tăng lợi thế cạnh tranh.
Draco đang có chương trình miễn phí sử dụng phần mềm quản lý mua hàng từ gói BASIC khi đăng ký dùng thử DraERP và các chương trình ưu đãi khác như:
Miễn phí dùng thử Gói MASTER với đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp
Miễn phí sử dụng gói BASIC trọn đời với 4 mô-đun: Kế toán, Bán hàng, Mua Hàng, Kho
Miễn phí tư vấn chuyển đổi số
Miễn phí triển khai & đào tạo sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp DraERP
Còn chần chờ gì mà không nắm bắt cơ hội đáng giá này để cập nhật xu hướng mới nhất trong lĩnh vực phần mềm ERP hiện nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp.
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Trang web: https://test.draco.biz/
Hotline: (+84)-338-855-353
Link đăng ký ChatGPT miễn phí: https://fintechdraco.draerp.vn/dang-ky-dung-thu
