Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc là một trong những văn bản hành chính quan trọng trong quản trị nhân sự. Loại biên bản này như thế nào? Nội dung và mục đích của nó ra sao? Hãy cùng Draco tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!
Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc là một văn bản ghi lại quá trình chuyển giao các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… từ người lao động nghỉ việc (người bàn giao) cho người tiếp nhận công việc (người tiếp nhận) khi người lao động nghỉ việc tại công ty.
Nội dung chính của biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc bao gồm:
• Thông tin chung: Ngày lập, địa điểm lập, người lập, phòng ban, chức vụ.
• Nội dung bàn giao: Liệt kê chi tiết các công việc, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… được bàn giao.
• Cam kết: Cam kết của người bàn giao và người tiếp nhận về việc bàn giao và tiếp nhận đầy đủ, chính xác.
• Chữ ký: Chữ ký của người bàn giao, người tiếp nhận và lãnh đạo phòng ban.
Tại sao phải lập biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc?
Có nhiều lý do quan trọng khiến bạn nên lập biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc.
Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng
• Ghi chép lại đầy đủ, chính xác các công việc, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… được bàn giao.
• Giúp cho người bàn giao và người tiếp nhận, đều có căn cứ để đối chiếu, tránh xảy ra tranh chấp sau này.
Góp phần nâng cao hiệu quả công việc
• Giúp người tiếp nhận nắm rõ tình trạng công việc tiếp tục thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
• Giúp người tiếp nhận tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm hiểu công việc.
Bảo vệ quyền lợi của cả hai bên
• Là bằng chứng chứng minh việc bàn giao đã được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình.
• Bảo vệ quyền lợi của cả người bàn giao và người tiếp nhận trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Thể hiện thái độ chuyên nghiệp
• Thể hiện thái độ chuyên nghiệp, trách nhiệm của người lao động đối với công việc.
• Tạo ấn tượng tốt đẹp với công ty và đồng nghiệp.
• Giảm thiểu rủi ro cho công ty trong trường hợp người lao động nghỉ việc đột ngột.
• Giúp công ty đánh giá hiệu quả công việc của người lao động và có kế hoạch đào tạo, tuyển dụng phù hợp.
Một số lưu ý khi lập biên bản bào giao công việc khi nghỉ việc
• Mặc dù việc lập biên bản bàn giao công việc không bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, đây là việc nên làm để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
• Doanh nghiệp có thể quy định mẫu biên bản bàn giao công việc riêng phù hợp với đặc thù của mình.
Tóm lại, lập biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc là việc làm cần thiết và mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Mục đích và nội dung của biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
Mục đích
Biên bản này ghi nhận quá trình bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… của [Tên người bàn giao] (sau đây gọi là “Người bàn giao“) cho [Tên người tiếp nhận] (sau đây gọi là “Người tiếp nhận“) khi Người bàn giao nghỉ việc tại [Tên công ty] (sau đây gọi là “Công ty“).
Nội dung
Thông tin chung
• Ngày lập: [Ngày lập]
• Địa điểm: [Địa điểm lập]
• Người lập: [Tên người lập]
• Phòng ban: [Tên phòng ban]
• Chức vụ: [Chức vụ]
Nội dung bàn giao
• Công việc: Liệt kê chi tiết các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà Người bàn giao đang phụ trách.
• Tài liệu, hồ sơ: Liệt kê chi tiết các tài liệu, hồ sơ liên quan đến công việc, bao gồm bản gốc và bản sao.
• Vật tư, tài sản: Liệt kê chi tiết các vật tư, tài sản thuộc sở hữu của Công ty được giao cho Người bàn giao sử dụng trong quá trình làm việc.
• Dự án đang thực hiện: Ghi rõ tình trạng hiện tại của các dự án đang thực hiện, kế hoạch tiếp theo và các lưu ý cần thiết cho Người tiếp nhận.
• Khách hàng: Cung cấp thông tin về các khách hàng mà Người bàn giao đang phụ trách, bao gồm lịch sử giao dịch, thông tin liên hệ và các lưu ý cần thiết.
• Hợp đồng: Liệt kê các hợp đồng liên quan đến công việc và ghi rõ tình trạng thực hiện.
• Mật khẩu: Cung cấp các mật khẩu truy cập vào hệ thống, phần mềm, email… liên quan đến công việc.
• Lưu ý khác: Ghi rõ các thông tin, lưu ý khác cần thiết liên quan đến công việc.
Cam kết
• Người bàn giao: Cam kết đã bàn giao đầy đủ, chính xác và trung thực các thông tin, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… cho Người tiếp nhận.
• Người tiếp nhận: Cam kết đã tiếp nhận đầy đủ, chính xác và trung thực các thông tin, tài liệu, hồ sơ, vật tư, tài sản… từ Người bàn giao.
Chữ ký
• Người bàn giao: [Chữ ký] Họ và tên: Ngày sinh: Địa chỉ:
• Người tiếp nhận: [Chữ ký] Họ và tên: Ngày sinh: Địa chỉ:
• Lãnh đạo phòng ban: [Chữ ký] Họ và tên: Chức vụ:
Lưu ý:
• Biên bản bàn giao cần được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.
• Biên bản bàn giao có thể được bổ sung thêm các nội dung phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Khuyến nghị trong quá trình lập biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
Để quá trình bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, Người bàn giao và Người tiếp nhận nên:
• Có sự trao đổi, thống nhất trước về nội dung và thời gian bàn giao.
• Chuẩn bị đầy đủ các thông tin, tài liệu, hồ sơ… cần thiết cho việc bàn giao.
• Hợp tác chặt chẽ với nhau trong quá trình bàn giao.
• Giữ thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng lẫn nhau.
Lời kết
Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc vô cùng quan trọng. Nó góp phần đảm bảo dòng chảy công việc và quản trị nhân sự ổn định.
Trong quá trình lập biên bản bàn giao, đôi bên phải giữ thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
