CÁC YẾU TỐ QUAN TRỌNG KHI LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án trở nên khá phổ biến. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cũng như triển khai các dự án. Tuy nhiên, số lượng phần mềm quản lý dự án ngày càng tăng trên thị trường. Việc chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu các yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án.

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, triển khai và đánh giá các hoạt động để đạt được mục tiêu cụ thể. Nó liên quan đến việc sử dụng các phương pháp, quy trình và công cụ quản lý. Để quản lý tài nguyên thời gian, ngân sách và phạm vi của dự án một cách hiệu quả nhất.

Quản lý dự án đòi hỏi sự lãnh đạo, kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc nhóm hiệu quả. Các nhà quản lý phải xác định rõ mục tiêu ban đầu của dự án. Sau đó lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và tương tác với bên liên quan. Việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận và thành viên trong dự án. Đồng thời đáp ứng được mục tiêu của khách hàng và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.

2. Các yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Tính năng

Tính năng là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn phần mềm. Một ứng dụng tốt phải có đầy đủ các tính năng để hỗ trợ các hoạt động trong quá trình triển khai dự án. Bao gồm quản lý nhiệm vụ, lịch trình, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và báo cáo.

Khả năng tùy chỉnh

Mỗi doanh nghiệp đều có các quy trình và yêu cầu quản lý dự án riêng. Do đó, khả năng tùy chỉnh là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Hệ thống nên cho phép người dùng tùy chỉnh và thay đổi các tính năng. Bao gồm giao diện, báo cáo và quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời có thể tích hợp phần mềm vào quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Giúp tối ưu hoá hiệu quả và đảm bảo phần mềm phù hợp với quy trình của doanh nghiệp.

Tính linh hoạt

Tính linh hoạt của cũng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm. Đôi khi, yêu cầu và môi trường dự án có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, hệ thống nên cho phép thêm, xóa hoặc thay đổi một cách dễ dàng. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu quả làm việc và tránh việc chuyển đổi giữa các nền tảng. Ngoài ra, tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác cũng là một yếu tố cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả.

Hỗ trợ ngôn ngữ

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong môi trường đa quốc gia hoặc đa ngôn ngữ. Họ thường gặp phải khó khăn trong việc giao tiếp và làm việc với phần mềm. Vì vậy, việc chọn phần mềm quản lý dự án hỗ trợ nhiều ngôn ngữ là yếu tố quan trọng. Ứng dụng này nên cung cấp giao diện và tài liệu hướng dẫn bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng toàn cầu. Cũng như tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho đội ngũ dự án đa ngôn ngữ.

Tính khả dụng

Phần mềm nên có sẵn trên nhiều nền tảng và thiết bị như máy tính, di động và trình duyệt. Nhằm đảm bảo sự tiện lợi và dễ dàng tiếp cận cho các thành viên của dự án. Người dùng có thể truy cập, làm việc trên phần mềm ở bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào. Phần mềm quản lý dự án nên cho phép người dùng truy cập và cập nhật dữ liệu từ xa. Đặc biệt khi có thành viên làm từ xa hoặc chi nhánh khác nhau. Ngoài ra, hệ thống cho phép người dùng tiếp tục làm việc và đồng bộ dữ liệu khi không có kết nối mạng.

Chi phí

Chi phí cũng là một trong số những yếu tố quan trọng khi chọn lựa phần mềm phù hợp. Doanh nghiệp cần xem xét chi phí mua bản quyền, cập nhật, bảo trì và hỗ trợ sau triển khai. Đồng thời, cần đảm bảo giá trị mà phần mềm mang lại xứng đáng với số tiền mình đầu tư. Đánh giá chi phí và so sánh với tính năng cũng như hiệu suất của phần mềm là cần thiết. Để giúp nhà quản lý đưa ra lựa chọn thông minh, phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Tóm lại, chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp là quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Bằng cách xem xét các yếu tố trên để tìm ra phương án tối ưu cho nhu cầu của mình. Đây là bước đầu tiên để xây dựng một môi trường quản lý dự án hiệu quả. Cũng như là bước đệm đạt được thành công và phát triển trong các dự án tương lai.

3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Sử dụng phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích cho quá trình quản lý dự án. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Tăng hiệu suất và năng suất

Phần mềm giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, quản lý thời gian và phân công công việc. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như lập kế hoạch, lập lịch và theo dõi tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc. Đồng thời nhân viên có thể tập trung vào công việc chủ chốt và nâng cao hiệu suất. Cũng như hỗ trợ hoàn thành dự án một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Tăng tính minh bạch và giao tiếp

Hệ thống cung cấp một nền tảng để nhân viên có thể chia sẻ thông tin, tài liệu và tiến độ dự án với nhau. Giúp mọi người đồng bộ và hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm của mình. Đồng thời cũng tạo ra tính minh bạch trong quá trình làm việc. Các công cụ giao tiếp tích hợp trong phần mềm cũng giúp giảm việc mất thông tin. Đồng thời cũng giúp tăng tính liên kết giữa các thành viên trong dự án.

Quản lý rủi ro

Phần mềm cho phép xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro trong dự án. Bao gồm rủi ro tiềm ẩn, đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác định biện pháp phòng ngừa. Ngoài ra ứng dụng còn cho phép tạo danh sách rủi ro, đánh giá mức độ và ảnh hưởng. Cũng như xác định các kế hoạch phòng ngừa và ứng phó khi có vấn đề xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực lên dự án và tăng khả năng thành công.

Tăng tính linh hoạt

Hệ thống cho phép việc điều chỉnh và thay đổi thông tin cần thiết trong suốt quá trình. Có thể dễ dàng thay đổi lịch trình, phạm vi và phân công công việc theo yêu cầu mới. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý thay đổi. Để đánh giá tác động của các thay đổi và quản lý phiên bản. Cũng như xác nhận các thay đổi đã được thực hiện đúng quy trình. Điều này giúp đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong việc thích ứng với các yêu cầu mới.

Tăng khả năng hợp tác và làm việc nhóm

Phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp một số công cụ giao tiếp và hợp tác. Cho phép thành viên trong dự án dễ dàng chia sẻ nhiệm vụ, tài liệu và thông tin với nhau. Đồng thời có thể giao tiếp và làm việc cùng nhau trên một nền tảng chung. Tạo điều kiện cho sự cộng tác, chia sẻ ý kiến và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Đồng bộ hóa dự án

Ứng dụng cho phép các thành viên trong dự án truy cập thông tin từ một nguồn tài liệu. Có thể lưu trữ và chia sẻ các tài liệu quan trọng như tài liệu dự án, hợp đồng. Hay biểu đồ Gantt, danh sách công việc và báo cáo tiến độ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trên cùng một phiên bản thông tin. Tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình quản lý dự án.

Phân hệ Project được tích hợp trong phần mềm DraERP được thiết kế dành cho SMEs và Startup. Là một trong số những phần mềm quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay. Với các công cụ và tính năng tiên tiến để hỗ trợ điều hành một cách hiệu quả. Hệ thống đáp ứng mọi yêu cầu từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực đến theo dõi tiến độ. Giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và đạt được mục tiêu một cách dễ dàng. Đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới và đạt được thành công vượt bậc.

Kết luận

Tóm lại, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả, tăng tính linh hoạt và khả năng quản lý thay đổi. Cải thiện khả năng quản lý tài nguyên và tiến độ dự án. Cũng như quản lý rủi ro hiệu quả và tăng cường khả năng làm việc nhóm. Chung quy lại phần mềm này giúp tối ưu hóa quá trình và đóng góp vào thành công dự án.

💥Hãy liên hệ với DraERP để biết thêm chi tiết và bắt đầu quản lý dự án hiệu quả ngay hôm nay!

Đăng ký nhận DraERP miễn phí ngay tại đây: https://fintechdraco.draerp.vn/dang-ky-nhan-mien-phi-draerp

Ngoài ra, chúng tôi còn có các chương trình ưu đãi khác khi quý khách đăng ký DraERP thành công:

– Miễn phí tài khoản ChatGPT.

– Miễn phí tư vấn chuyển đổi số.

– Miễn phí không thời hạn đối với một trong các gói sau đây:

+ Gói Kế toán – BASIC với 4 mô-đun: Kế toán, Bán hàng, Mua Hàng và Kho.

+ Gói Quản lý chuỗi bán lẻ – BASIC với 3 mô-đun: Bán lẻ, CRM và Bán hàng.

+ Gói Quản lý bán hàng (CRM) – BASIC với 3 mô-đun: Project, CRM và Bán hàng.

+ Gói Quản lý nhân sự (HRM) – BASIC với 4 mô-đun : Project, Lương, Cho vay, HRM