Chỉ số KPI cho phòng Kế toán chưa bao giờ là một vấn đề dễ dàng trong một doanh nghiệp.
Phòng Kế toán là phòng ban gắn liền sự hoạt động của các phòng ban khác. Phòng Kế toán là nơi tác động trực tiếp lẫn gián tiếp lên quá trình vận hành của một doanh nghiệp.
Dù là bất kỳ doanh nghiệp nào, kinh doanh về mảng gì, việc xây dựng chỉ số KPI là vô cùng thiết yếu. Việc xây dựng chỉ số KPI chịu tác động bởi nhiều nhân tố khác. Vì vậy, chủ doanh nghiệp luôn cố gắng tìm ra biện pháp xây dựng chỉ số KPI hiệu quả nhất. Với mỗi phòng ban, việc xây dựng chỉ số KPI cũng không thể giống nhau được.
Câu hỏi làm thế nào xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán một cách hiệu quả được đặt ra. Vậy hãy chờ xem Draco sẽ bật mí điều gì về xây dựng chỉ số KPI cho phòng ban này nhé!!!
Nhân tố tác động đến chỉ số KPI cho phòng Kế toán
Vai trò và vị trí của người xây dựng KPI:
Người xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán thường là trưởng phòng kế toán hoặc quản lý cấp cao. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc và các mục tiêu của phòng kế toán là rất quan trọng.
Tiêu chí của KPI:
Các tiêu chí của chỉ số KPI được xác định dựa trên mô tả công việc và các mục tiêu cụ thể phù hợp với phòng Kế toán.
Mục tiêu của phòng kế toán:
Mục tiêu của phòng Kế toán sẽ ảnh hưởng đến việc xây dựng chỉ số KPI. Nếu mục tiêu là giảm chi phí tồn kho, KPI có thể bao gồm chỉ số liên quan đến quản lý tồn kho.
Cấp độ của KPI:
Hệ thống chỉ số KPI sẽ có những cấp độ khác nhau cho phòng Kế toán tại các ban. Điều này còn tùy thuộc vào từng phòng ban Kế toán tại doanh nghiệp.
Đặc điểm riêng biệt của kế toán:
Đối với phòng Kế toán, chỉ số KPI sẽ được thể hiện qua tỷ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng,…. Chúng khác nhau và phù hợp với chỉ tiêu riêng biệt theo từng đặc trưng của kế toán.
Thực tế của bộ phận kế toán và nhiệm vụ, chức năng của bộ phận
Những tiêu chí đánh giá KPI cho phòng Kế toán thường là phân tích các chỉ số tài chính, tỷ lệ nợ trên vốn.
Những nhân tố này cần được xem xét cẩn thận khi xây dựng KPI cho phòng Kế toán. Và doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chỉ số KPI phản ánh chính xác hiệu suất làm việc. Từ đó thấy được đóng góp của phòng kế toán đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán dựa theo tiêu chí SMART
Hiện nay, việc xây dựng KPI theo tiêu chí SMART giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc và đóng góp của phòng Kế toán.
Tiêu chí SMART là gì?
Tiêu chí SMART là một hệ thống các tiêu chí và quy tắc giúp xác định, thiết lập mục tiêu hiệu quả. SMART là viết tắt của 5 yếu tố sau:
- S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu.
- M – Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có thể đo lường được, giúp xác định được mức độ hoàn thành.
- A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải là điều có thể đạt được.
- R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải liên quan đến mục tiêu lớn hơn hoặc mục tiêu chung của tổ chức.
- T – Time-bound (Thời hạn cụ thể): Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể.
Tiêu chí SMART giúp đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra cụ thể, rõ ràng. Không chỉ vậy, còn phải có thể đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn cụ thể.
Ví dụ về KPI theo tiêu chí SMART cho các vị trí trong phòng kế toán
Kế toán trưởng:
- Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) gắn liền với chỉ số KPI tất cả các phòng ban.
- Nâng cao năng lực quản lý cao nhất cho phòng Kế toán.
- Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác.
- Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính.
- Phân tích một cách cụ thể các chỉ số tài chính.
Kế toán thanh toán:
- Xác định năng lực của phòng kế toán thanh toán một cách chính xác.
- Hoàn thành tốt các đầu công việc theo đúng thời gian, yêu cầu từ cấp trên.
- Cập nhật chính xác, nhanh chóng các dữ liệu lên phần mềm ERP.
Kế toán vật tư:
- Giảm chi phí tồn kho.
Những KPI này giúp phòng Kế toán đánh giá được chính xác mức độ thực hiện công việc. Việc thiết lập KPI theo tiêu chí SMART giúp rà soát và hoàn thành mỗi mục tiêu cá nhân.
Phần mềm HRM và xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán
Phần mềm HRM (Human Resource Management) có thể hỗ trợ xây dựng chỉ số KPI cho bộ phận Kế toán.
- Xác định và theo dõi KPI: Phần mềm HRM giúp xác định các chỉ số KPI cụ thể cho từng vị trí. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể theo dõi sự tiến triển của phòng Kế toán.
- Đánh giá hiệu suất: Phần mềm HRM cung cấp các công cụ đánh giá hiệu suất cá nhân và nhóm của phòng Kế toán. Phần mềm sẽ đánh giá dựa trên các chỉ số KPI đã xác định.
- Báo cáo và phân tích: Phần mềm HRM cung cấp báo cáo chi tiết và công cụ phân tích chỉ số KPI cho bộ phận Kế toán. Thông qua các báo cáo này, bạn hiểu sẽ rõ hơn về hiệu suất của phòng Kế toán.
- Tích hợp với hệ thống khác: Phần mềm HRM thường có khả năng tích hợp với hệ thống khác như ERP. Thúc đẩy tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu chỉ số KPI theo từng ban tại phòng Kế toán.
Một số phần mềm HRM có thể xem xét bao gồm fKPIs, Scoro, SipleKPI, HrOnline, ACheckin và Tanca. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng tính năng và yêu cầu cụ thể trước khi chọn phần mềm HRM.
Kết luận
Chỉ số KPI cho phòng Kế toán trải qua nhiều quá trình, phân cấp mới có thể tạo lập. Hơn nữa, việc thiết kế chỉ số KPI chịu nhiều tác động từ các nhân tố khác.
Ở thời điểm hiện tại, chỉ số KPI của phòng Kế toán hầu như được xây dựng theo tiêu chí SMART. Đây được xem là tiêu chí hiệu quả nhất cho việc xây dựng chỉ số KPI. Không riêng cho phòng Kế toán nói riêng mà còn cho doanh nghiệp nói chung.
Ngoài ra, chúng ta vẫn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ xây dựng KPI cho phòng Kế toán. Có thể là phần mềm HRM hoặc phần mềm ERP đã được tích hợp HRM đều có thể sử dụng.
Xem thêm: Phần mềm HRM
