Đối với các doanh nghiệp lớn, quản lý nhân sự sẽ có một phòng ban riêng biệt. Vậy, những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có cần phòng quản lý nhân sự riêng hay không? Câu trả lời là có hoặc không, đều có thể là chấp nhận nhưng trong 2 trường hợp sau:got.
Trường hợp 1: Doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào
Trường hợp 2: Doanh nghiệp biết vận dụng phần mềm quản lý nhân sự vào công việc.
Để hiểu rõ hơn, hãy cùng DRACO tìm hiểu về phần mềm tuyệt vời này nhé!
Nội dung bài viết
Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự (Human Resource Management) được hiểu đơn giản nhất là tổ chức, quản lý đội ngũ nhân viên, quản lý nguồn lực của công ty, tổ chức, doanh nghiệp luôn đảm bảo về số lượng và chất lượng.
Bất kỳ công ty, doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ đều có bộ phận quản lý nhân sự. Vai trò của quản lý nhân sự rất quan trọng trong việc phát triển và vận hành công việc.
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự (Human Resource Management Software) là một ứng dụng công nghệ giúp nhà quản trị, trưởng phòng quản lý thông tin và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự.
Phần mềm hỗ trợ khá nhiều trong công việc mang lại hiệu quả cao. Một số chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự như:
- Tuyển dụng nhân viên
- Hội nhập nhân viên mới
- Quản lý thời gian
- Quản lý nhân sự
- Quản trị nguồn nhân lực và tính toán lương thưởng.
Vì sao phải sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?
Tự động hóa quá trình chấm công vào - ra
Nhân viên sẽ tự chủ trong việc chấm công vào và chấm công ra. Thời gian nhân viên chấm công sẽ được phần mềm ghi nhận cụ thể và chi tiết. Kết thúc mỗi tháng, phần mềm sẽ xuất một file báo cáo với thời gian chi tiết cho việc chấm công hàng ngày của nhân viên.
Ví dụ, nhân viên chấm công vào nhưng quên chấm công ra. Phần mềm sẽ tự động làm nổi bật thời điểm ngày hôm đó nhân viên chưa hoàn thành chấm công ra và ngược lại. Vấn đề này sẽ đảm bảo tính công bằng và nhắc nhân viên phải tuân thủ, ghi nhớ chấm công.
Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên
Đối với các ứng viên tuyển dụng thì phần mềm sẽ cập nhật vào hệ thống với các nội dung chi tiết. Các nội dung được lưu trữ và thống kê thông tin chi tiết của ứng viên. Khi cần thiết, chỉ cần vài cú click sẽ xuất thông tin ứng viên bạn cần. Dễ dàng sàn lọc theo ý muốn mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Đối với nhân viên, phần mềm sẽ bảo mật, lưu trữ thông tin chi tiết của nhân viên. Duy nhất chỉ có ứng viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc mới được xem. Thông tin tuyệt đối bảo mật cho mỗi nhân viên của công ty.
Dễ dàng kết nối với các phần mềm khác
Phần mềm quản lý nhân sự được tích hợp với các phần mềm khác trong hệ thống của doanh nghiệp. Phần mềm được kết nối với: bảng lương, quản lý kho, quản lý bán hàng, … Mục đích của việc kết nối, giúp cho việc vận hành trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Ngoài ra, việc tích hợp để giảm bớt khả năng sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc. Tối ưu hóa công việc, dễ dàng thay đổi khi mở rộng thị trường và quy mô của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian
Việc vận dụng phần mềm sẽ hạn chế đi nhiều thao tác thủ công của việc nhập Excel. Tránh sai xót thông tin của nhân sự, ứng viên. Nhanh chóng trong việc tìm kiếm ứng viên, nhân viên công ty chỉ với vài thao tác nhập. Việc giảm thiểu rủi ro nhập thủ công tiết kiệm khá nhiều thời gian. Giúp cải thiện tiến độ công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Ngoài ra, đẩy nhanh tốc độ làm việc và năng xuất tạo ra các thành quả của công ty. Nhân viên có nhiều thời gian và cảm thấy thoải mái, giảm bớt căng thẳng vì deadline chưa hoàn thành.
Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực
Việc vận dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ tiết kiệm nguồn nhân lực của công ty. Thay vì, cần đến 3 người trong việc quản lý 100 nhân sự. Bây giờ, chỉ cần một nhân viên đã có thể quản lý 100 – 200 nhân sự cùng lúc.
Ngoài ra, việc giảm chi phí thuê nhân viên, doanh nghiệp sẽ có dư ra một khoản chi phí. Doanh nghiệp có thể dùng khoản chi phí dư để đầu tư vào các chiến dịch, phần mềm hay tổ chức các chương trình khác của doanh nghiệp. Nhằm thúc đẩy khả năng làm việc và gắn bó tình cảm của tất cả mọi người.
Tính năng bảo mật cao
Phần mềm quản lý nhân sự được lập trình với độ bảo mật rất cao. Tránh các trường hợp hacker xâm nhập, đánh cấp các dữ liệu mật của công ty cũng như các thông tin liên quan khác.
Phải đảm bảo được thông tin nhân viên hoàn toàn bảo mật. Nếu có vấn đề không may xảy ra sẽ mang đến nhiều hậu quả khó lường cho doanh nghiệp.
Kết luận
Phần mềm quản lý nhân sự là một phần hiệu mềm rất hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Các lợi ích được nêu chỉ là những chức năng cơ bản mà phần mềm mang lại. Để có cái nhìn toàn diện hơn, bạn phải là người sử dụng phần mềm trực tiếp nhé.
Mời bạn đến DRACO – nơi cung cấp phần mềm quản lý tốt nhất hiện nay!
