Chỉ số KPI cho phòng Kế toán chưa bao giờ là một vấn đề dễ dàng trong một doanh nghiệp. Phòng Kế toán là phòng ban gắn liền sự hoạt động của các phòng ban khác. Phòng Kế toán là nơi tác động trực tiếp lẫn gián tiếp lên quá trình vận hành của một doanh nghiệp. Dù là bất kỳ doanh nghiệp nào, kinh doanh về mảng gì, việc xây dựng chỉ số KPI là vô cùng thiết yếu. Việc xây dựng chỉ số KPI chịu tác động bởi nhiều nhân tố khác. Vì vậy, chủ doanh nghiệp luôn cố gắng tìm ra biện pháp xây dựng chỉ số KPI hiệu quả nhất. Với mỗi phòng ban, việc xây dựng chỉ số KPI cũng không thể giống nhau được. Câu hỏi làm thế nào xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán một cách hiệu quả được đặt ra. Vậy hãy chờ xem Draco sẽ bật mí điều gì về xây dựng chỉ số KPI cho phòng ban này nhé!!! Nhân tố tác động đến chỉ số KPI cho phòng Kế toán Vai trò và vị trí của người xây dựng KPI: Người xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán thường là trưởng phòng kế toán hoặc quản lý cấp cao. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc và các mục tiêu của phòng kế toán là rất quan trọng. Tiêu chí của KPI: Các tiêu chí của chỉ số KPI được xác định dựa trên mô tả công việc và các mục tiêu cụ thể phù hợp với phòng Kế toán. Mục tiêu của phòng kế toán: Mục tiêu của phòng Kế toán sẽ ảnh hưởng đến việc xây dựng chỉ số KPI. Nếu mục tiêu là giảm chi phí tồn kho, KPI có thể bao gồm chỉ số liên quan đến quản lý tồn kho. Cấp độ của KPI: Hệ thống chỉ số KPI sẽ có những cấp độ khác nhau cho phòng Kế toán tại các ban. Điều này còn tùy thuộc vào từng phòng ban Kế toán tại doanh nghiệp. Đặc điểm riêng biệt của kế toán: Đối với phòng Kế toán, chỉ số KPI sẽ được thể hiện qua tỷ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng,…. Chúng khác nhau và phù hợp với chỉ tiêu riêng biệt theo từng đặc trưng của kế toán. Thực tế của bộ phận kế toán và nhiệm vụ, chức năng của bộ phận Những tiêu chí đánh giá KPI cho phòng Kế toán thường là phân tích các chỉ số tài chính, tỷ lệ nợ trên vốn. Những nhân tố này cần được xem xét cẩn thận khi xây dựng KPI cho phòng Kế toán. Và doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chỉ số KPI phản ánh chính xác hiệu suất làm việc. Từ đó thấy được đóng góp của phòng kế toán đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán dựa theo tiêu chí SMART Hiện nay, việc xây dựng KPI theo tiêu chí SMART giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc và đóng góp của phòng Kế toán. Tiêu chí SMART là gì? Tiêu chí SMART là một hệ thống các tiêu chí và quy tắc giúp xác định, thiết lập mục tiêu hiệu quả. SMART là viết tắt của 5 yếu tố sau: S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu. M – Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có thể đo lường được, giúp xác định được mức độ hoàn thành. A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải là điều có thể đạt được. R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải liên quan đến mục tiêu lớn hơn hoặc mục tiêu chung của tổ chức. T – Time-bound (Thời hạn cụ thể): Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể. Tiêu chí SMART giúp đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra cụ thể, rõ ràng. Không chỉ vậy, còn phải có thể đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn cụ thể. Ví dụ về KPI theo tiêu chí SMART cho các vị trí trong phòng kế toán Kế toán trưởng: Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) gắn liền với chỉ số KPI tất cả các phòng ban. Nâng cao năng lực quản lý cao nhất cho phòng Kế toán. Xây dựng năng lực của phòng một cách chuẩn xác. Hoàn thành một cách chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính. Phân tích một cách cụ thể các chỉ số tài chính. Kế toán thanh toán: Xác định năng lực của phòng kế toán thanh toán một cách chính xác. Hoàn thành tốt các đầu công việc theo đúng thời gian, yêu cầu từ cấp trên. Cập nhật chính xác, nhanh chóng các dữ liệu lên phần mềm ERP. Kế toán vật tư: Giảm chi phí tồn kho. Những KPI này giúp phòng Kế toán đánh giá được chính xác mức độ thực hiện công việc. Việc thiết lập KPI theo tiêu chí SMART giúp rà soát và hoàn thành mỗi mục tiêu cá nhân. Phần mềm HRM và xây dựng chỉ số KPI cho phòng Kế toán Phần mềm HRM (Human Resource Management) có thể hỗ trợ xây dựng chỉ số KPI cho bộ phận Kế toán. Xác định và theo dõi KPI: Phần mềm HRM giúp xác định các chỉ số KPI cụ thể cho từng vị trí. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể theo dõi sự tiến triển của phòng Kế toán. Đánh giá hiệu suất: Phần mềm HRM cung cấp các công cụ đánh giá hiệu suất cá nhân và nhóm của phòng Kế toán. Phần mềm sẽ đánh giá dựa trên các chỉ số KPI đã xác định. Báo cáo và phân tích: Phần mềm HRM cung cấp báo cáo chi tiết và công cụ phân tích chỉ số KPI cho bộ
Trong thời đại công nghệ số hóa, việc áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh đang trở nên phổ biến. Đây là yếu tố kỳ quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu suất và tăng tính cạnh tranh. Văn phòng số là một giải pháp hiện đại, mang đến môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt. Giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường kinh doanh phức tạp và thay đổi một cách nhanh chóng. Trong bài viết này, hãy cùng DRACO tìm hiểu về khái niệm và lợi ích của văn phòng số. Cũng như các yếu tố cần thiết và các bước thiết lập hiệu quả cho doanh nghiệp. I. Giới thiệu về văn phòng số Giới thiệu về văn phòng số Định nghĩa về văn phòng số Văn phòng số là một hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm kết hợp với nhau. Nhằm quản lý, xử lý, chia sẻ thông tin và tương tác công việc trong doanh nghiệp. Nó đại diện cho việc áp dụng các công nghệ số vào hệ thống của tổ chức. Bao gồm công nghệ điện toán đám mây, phần mềm quản lý và các công cụ kỹ thuật số,… Từ đó giúp tăng hiệu suất làm việc và khai thác các xu hướng công nghệ trong tương lai. Điểm khác biệt giữa văn phòng số với văn phòng truyền thống Tính linh hoạt Văn phòng số cho phép nhân viên có thể truy cập thông tin và làm việc từ xa. Điều kiện cần có duy nhất đó là kết nối với internet. Họ có thể làm việc theo giờ linh hoạt và tổ chức công việc theo nhu cầu cá nhân. Trong khi đó văn phòng truyền thống thường yêu cầu nhân viên tuân thủ các quy định khắt khe. Bao gồm về thời gian làm việc cố định và làm việc tại cùng một địa điểm. Quy trình công việc Với hệ thống công nghệ, thường áp dụng quy trình công việc được tự động hóa và tối ưu hóa. Thông qua việc sử dụng các công cụ hỗ trợ và ứng dụng phần mềm kỹ thuật số. Các tài liệu và thông tin có thể được chia sẻ và truy cập một cách dễ dàng. Qua đó giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin. Văn phòng truyền thống thường phụ thuộc vào các quy trình thủ công và tài liệu giấy. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong công việc và dễ xảy ra sai sót. Giao tiếp và hợp tác Văn phòng số cung cấp các công cụ để tăng cường giao tiếp cũng như hợp tác trong công việc. Nhân viên có thể sử dụng email, tin nhắn tức thì, cuộc họp và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Mô hình truyền thống thường dựa trên giao tiếp trực tiếp hoặc tổ chức các cuộc họp trực tiếp. Việc này thường xảy ra trường hợp trễ hẹn hoặc không đủ nhân viên vì những lý do khác nhau. Dẫn đến việc chia sẻ thông tin, tài liệu không đồng bộ và có thể gặp khó khăn. Tiết kiệm chi phí Với hệ thống công nghệ, doanh nghiệp có tiềm năng tiết kiệm chi phí đáng kể hơn. Việc làm việc từ xa giúp tiết kiệm chi phí di chuyển và thuê mặt bằng văn phòng. Ngoài ra, sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, mực và chi phí vận hành. Mô hình truyền thống thường sử dụng chi phí vào những vấn đề không thật sự cần thiết. Đặc biệt hiện nay nền kinh tế đang suy thoái, ngoài việc chi trả lương và những khoản cần thiết. Doanh nghiệp còn phải chi trả tiền thuê văn phòng, điện, nước, chi phí in ấn, … Điều này có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong vấn đề tài chính. II. Lợi ích của việc sử dụng văn phòng số trong doanh nghiệp Lợi ích của việc sử dụng văn phòng số trong doanh nghiệp Tăng cường hiệu suất và tăng năng suất làm việc Công nghệ kỹ thuật số giúp tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn. Từ việc quản lý thời gian, theo dõi tiến độ công việc đến phân công và giao tiếp nhanh chóng. Công cụ và phần mềm hỗ trợ văn phòng số cung cấp cho doanh nghiệp rất nhiều các tính năng. Bao gồm lịch làm việc, quản lý dự án và hợp tác trực tuyến. Giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách tổ chức, chính xác và hiệu quả. Cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu lỗi nhân viên Hệ thống giúp cải thiện quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại. Công nghệ kỹ thuật số giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa các quy trình công việc. Từ việc xử lý tài liệu, quản lý dự án, đến giao tiếp và phản hồi khách hàng. Văn phòng số còn giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho các hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua việc quan sát cũng như tích hợp dữ liệu và quy trình. Từ đó hạn chế tối thiểu lỗi thủ công và nâng cao chất lượng công việc. Tăng khả năng hợp tác và giao tiếp trong công việc Hệ thống công nghệ tạo ra môi trường làm việc kết nối và hợp tác. Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu và ý kiến với đồng nghiệp. Thông qua email, tin nhắn trực tuyến, hệ thống hợp tác nhóm và cuộc họp trực tuyến. Việc tương tác cũng như trao đổi thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và linh
