H iện nay, việc quản lý kho hàng trở nên vô cùng đơn giản. Lí do chủ yếu là con người biết vận dụng công nghệ vào quá trình quản lý kho hàng. Chính vì điều này, có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hoá hiệu quả ra đời.
Để hiểu hơn về phần mềm này, hãy cùng Draco tìm hiểu nhé!
Kho là gì?
Kho (Warehouse) là một địa điểm được xây dựng để lưu trữ, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp được vận chuyển từ nơi sản xuất đến đây.
Kho là nơi tập trung, lưu trữ cac sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp/ cửa hàng.
Quản lý Kho là gì?
Quản ký Kho hàng hoá (Warehouse Management) là hoạt động lưu trữ, cập nhật, quản lý tình hình hàng hóa một cách chính xác và chi tiết nhất.
Quản lý Kho là hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa trong kho như: sắp xếp, xuất nhập kho, vận chuyển,… Từ đó, làm giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất trong kho.
Phần mềm quản lý Kho hàng hoá là gì?
Phần mềm quản lý Kho (Warehouse management software) là một phần mềm thực hiện các chức năng như hướng dẫn, kiểm soát, theo dõi, thống kê các mặt hàng trong việc xuất – nhập hàng, tồn kho và lưu trữ.
Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng giúp thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức mua – bán, nguyên vật liệu.
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MANG LẠI
Tiết kiệm nguồn nhân lực
- Trước khi có phần mềm quản lý kho, các doanh nghiệp đã thuê rất nhiều nhân viên trong việc kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.
- Khi phần mềm ra đời, việc quản lý kho hàng đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Thay vì, cần 10 người/ngày để kiểm soát hàng hóa thì chỉ cần 3 người/ ngày đã hoàn thành công việc này. Vậy nên, các doanh nghiệp cần phải triển khai và áp dụng phần mềm quản lý kho hàng nhanh chóng.
Tiết kiệm chi phí
- Việc hạn chế nguồn nhân lực kiểm soát hàng hóa đã giảm thiểu lượng chi phí thuê mướn. Nâng cao nâng suất quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn trong công cuộc quản lý.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dùng các khoảng chi phí dư đầu tư cho các hoạt động marketing khác. Một công ty/ doanh nghiệp biết vận dụng tối đa công nghệ vào quản lý sẽ tiết kiểm rất nhiều thời gian, chi phí.
Phân loại nhóm hàng hóa chi tiết
- Phần mềm hỗ trợ chi tiết thống kê từng mã hàng riêng biệt, dễ dàng phân nhóm. Sắp xếp các mã hàng theo tên, đặc điểm hàng hóa theo thứ tự từ trên xuống. Phần mềm hỗ trợ bộ lọc theo nhu cầu người dùng, nên dễ dàng thống kê một cách chi tiết.
- Doanh nghiệp không còn phải theo dõi thông tin thủ công về sản phẩm. Bây giờ, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, lưu trữ thông tin về sản phẩm dễ dàng hơn với nhiều tiêu chí. Các tiêu chí như: tên, mã sản phẩm, đơn vị tính, mã in, khối lượng, giá bán, giá mua,…
Lưu trữ lượng hàng hóa lớn
- Với doanh nghiệp nghiệp, lượng hàng hóa có thể nhập vài chục, vài trăm, vài ngàn mã hàng thì phần mềm vẫn lưu trữ được. Một bộ nhớ lớn, phần mềm sẽ lưu trữ mọi thông tin liên quan đến mặt hàng của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nâng cấp bộ nhớ để tăng dung lượng lưu trữ (nếu cần). Việc bỏ ra một ít chi phí nâng cấp bộ nhớ lưu trữ nhiều hơn là điều cần thiết khi doanh nghiệp hài lòng, hữu ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm cho mọi ngành nghề khác nhau. Lí do, phần mềm được nghiên cứu, phát triển phù hợp với nhiều loại hình công ty.
Khả năng kiểm soát xuất - nhập hàng tồn kho
- Thao tác nhập dữ liệu cần chính xác cho từng mặt hàng thì việc lưu – xuất kho rất dễ dàng. Phần mềm đảm nhận lưu trữ, chỉ cần kiểm tra đúng với số lượng thì nhiệm vụ đã hoàn thành.
- Nhập kho từ phần mềm giúp bạn tạo ra năng suất lao động cao, hàng hóa được lưu trữ đúng vị trí, hiển thị tình trạng tồn kho chính xác.
- Cập nhật được hình ảnh sản phẩm cho mỗi mã hàng. Từ đó, việc ghi nhớ hình ảnh và vị trí sản phẩm trở nên dễ dàng hơn.
- Dán và in nhãn đơn giản lên lô hàng đã bị hỏng, không còn được sử dụng.
Có khả năng đồng bộ dữ liệu với bộ phần kế toán
- Tương tự các phần mềm khác, thì hệ thống quản lý kho cũng được tích hợp khá chặt chẽ với bộ phần kế toán. Các giao dịch đều được ghi nhận lại và chuyển giao sang bộ phận kế toán.
- Trong việc xuất – nhập hàng hóa thì nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh ra từng khoản.
- Phần mềm quản lý kho hàng có thể quản lý đầy đủ, chi tiết thông tin sản phẩm, hàng hóa. Quản lý chi tiết về tên hàng, mã hàng, giá trị hàng hóa,… Bên cạnh đó, các giấy tờ, hóa đơn liên quan cũng được quản lý đầy đủ. Hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời khi có vấn đề về pháp lý.
KẾT LUẬN
Phần mềm quản lý Kho hàng hoá là ứng dụng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Chủ yếu doanh nghiệp đang kinh doanh với sản phẩm hữu hình. Phần mềm giải quyết nhiều vấn đề khó khăn. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian, chi phí, … và nhiều mặt khác. Một doanh nghiệp phát triển tốt sẽ tận dùng công nghệ hỗ trợ một phần trong công việc.
Draco, người đồng hành cùng bạn.
