Phân hệ quản lý mua hàng của phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh được những sai sót trong việc đặt hàng. Qua đó, giúp cho khách hàng có thể “mua đúng, mua đủ, thời gian nhanh, chất lượng hàng đầu”.
Khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua của doanh nghiệp. Từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, công cụ, tài sản, dụng cụ… Cùng với việc mua, vận chuyển, dịch vụ, kho bãi… đều nằm ở mảng mua sắm.
Vậy mục tiêu của việc quản lý mua sắm cũng như quy trình thực hiện của nó ra sao. Hãy cùng DraERP tìm hiểu dưới bài viết này!
Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư. Vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng.
Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có. Vì nó gây ra động vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu. Vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…
Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau. Để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính.
Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
Thông tin chính xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
Mua sắm là quy trình xuyên suốt từ khi lập yêu cầu tới khi thanh toán.
Chức năng chính của phân hệ quản lý mua hàng trong ERP
Phân hệ quản lý mua hàng là một phần quan trọng trong hệ thống ERP, chịu trách nhiệm quản lý và tối ưu hóa quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Phân hệ này giúp doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát các hoạt động mua sắm một cách hiệu quả, từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đề xuất mua hàng, quản lý đơn hàng, đặt hàng, đến thanh toán và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp.
- Quản lý nhà cung cấp: Hỗ trợ lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, danh sách sản phẩm, điều khoản hợp đồng, và các thông tin khác liên quan.
- Đề xuất mua hàng: Tự động sinh các đề xuất mua hàng dựa trên các thông số như tồn kho, tồn kho dự kiến, và nhu cầu tiêu thụ dự kiến để giúp quản lý dự đoán và lập kế hoạch mua hàng.
- Đặt hàng: Cho phép nhân viên mua hàng tạo và quản lý các đơn hàng, xác nhận các yêu cầu mua hàng, kiểm tra thông tin sản phẩm và giá cả, đảm bảo rằng đơn hàng được xử lý đúng lúc và theo đúng quy trình.
- Theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho: Phân hệ mua hàng giúp theo dõi hàng tồn kho, thực hiện kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng tồn kho thực tế với số liệu trong hệ thống, và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho liên tục.
- Quản lý hợp đồng và điều khoản: Hỗ trợ theo dõi các hợp đồng với nhà cung cấp, bao gồm thời gian, điều khoản, và các điều kiện giao dịch khác để đảm bảo việc mua hàng được thực hiện đúng quy định và đáng tin cậy.
- Đánh giá nhà cung cấp: Phân hệ mua hàng giúp đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó giúp doanh nghiệp xác định và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Thanh toán và tài chính: Hỗ trợ việc thanh toán các đơn hàng, quản lý các hoá đơn, theo dõi các khoản thanh toán đã và sắp thực hiện với nhà cung cấp.
Quy trình mua hàng
Duyệt đơn hàng nhiều cấp
Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý chặt chẽ trong mọi doanh nghiệp. Nên nhiều doanh nghiệp đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, tùy vào giá trị của đơn hàng. Phân hệ quản lý mua hàng phần mềm ERP có khả năng đáp ứng một cách linh động. Nó cho phép bạn lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng…
Đánh giá chất lượng cung ứng
Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Từ thông tin đơn hàng đã có, họ có thể dự kiến được lô hàng sắp về. Từ đó, có thể chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Đến lúc hàng về, thông tin về hàng nhận sẽ được chuyển từ phân hệ mua sắm sang kho. Giúp người nhận hàng có thể đối chiếu được yêu cầu mua hàng, hàng nhận. Cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể kiểm tra được chất lượng cung ứng hàng hóa.
Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm
Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả cũng nhận được các thông tin. Bao gồm về đơn hàng, phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ. Đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa, thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.
Quản lý tiến độ đơn hàng
Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó. Và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Nên khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp. Và chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa. Thông qua số liệu của kế toán phải trả. Vì vậy, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.
Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai
Lãnh đạo doanh nghiệp có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý thông thường. Mà các hệ thống ERP còn đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống sẽ không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó. Nếu khoản mục đó vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo. Hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.
Song song với yêu cầu trên thì yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của doanh nghiệp cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm hóa dịch vụ. Doanh nghiệp có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết sẽ chủ động về kế hoạch thanh toán. Hay nói khác đi là dự báo được kế hoạch nguồn vốn để chủ động sản xuất kinh doanh.
Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau
Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của doanh nghiệp. Như ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin. Và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Đồng thời hệ thống còn hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.
Kết luận
Việc triển khai phần mềm ERP nói chung và phân hệ quản lý mua hàng nói riêng thì cần phải có sự hợp tác chặt chẽ từ hai bên. Điều này, có thể đưa ra được những giải pháp tối ưu nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải chấp nhận thay đổi theo quy trình mới. Thì lúc này, doanh nghiệp mới thật sự khai thác được hết khả năng của phần mềm.
Phần mềm quản lý mua hàng của doanh nghiệp DraERP sẽ giúp doanh nghiệp bạn quản lý hiệu quả quá trình hoạt động mua hàng. Hãy liên hệ ngay với DraERP để có được những tư vấn và dùng thử miễn phí!
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Website: https://test.draco.biz
Hotline: (+84)-338-855-353
