Các câu chuyện triển khai ERP thất bại luôn là nỗi ám ảnh của các doanh nghiệp khi quyết định triển khai hệ thống. Vậy làm thế nào để triển khai một hệ thống ERP thành công? Với hơn 4 năm kinh nghiệm, hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, DRACO đã đưa ra những cách để triển khai ERP thành công.
Quy trình triển khai ERP
Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm các bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai
Bước đầu tiên trong quy trình gồm đánh giá chi tiết. Sau đó ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, phạm vi dự án mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Việc triển khai ERP tuy khó khăn nhưng sẽ mang lại lợi tức rất tốt nếu triển khai thành công.
Bước 2: Xây dựng nhóm triển khai
Nhân sự luôn là nhân tố chủ chốt trong bất kỳ một dự án nào. Khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu và có kinh nghiệm về hệ thống sẽ có thể lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp. Ngoài ra còn dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án thuận lợi nhất.
Ngoài ra bộ phận khác tham gia triển khai ERP đó bộ phận IT. IT sẽ đưa ra tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến ERP. Bộ phận này kết hợp với đội ngũ chuyên gia để được tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi bàn giao hệ thống, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp khác nhau. Trong đó 3 hình thức ERP được ứng dụng rộng rãi nhất
Việc lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Một quyết định sai lầm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.
Bước 4: Triển khai hệ thống
Đơn vị cung cấp cung cấp tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc.
Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng để hỗ trợ.Trong suốt quá trình sử dụng, người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc riêng.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm
Di chuyển dữ liệu
Việc di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ thông tin ở các định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu. Loại bỏ những thông tin dư thừa và không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
- Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, là thời gian thử nghiệm. Lúc này, người dùng kiểm tra lại các quy trình kinh doanh đảm bảo tính chính xác. Sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức. Nhằm tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá
Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Thời gian có thể thay đổi so với thời gian ban đầu dự kiến. Thông thường, dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành phối hợp với bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt.
Bước 7: Bảo trì và cải thiện hệ thống ERP
Cần phải thực hiện bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ để ERP hoạt động một cách hiệu quả. Những điểm hạn chế cần được cải thiện để tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng. Từ đó khai thác được hết tiềm năng của hệ thống ERP
Làm thế nào để triển khai ERP thành công?
Xác định đúng nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi áp dụng ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tình trạng của doanh nghiệp mình. Xác định rõ được các khó khăn, thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong tương lai. Mục đích nhằm xác định được rõ ràng và đúng nhất về nhu cầu đầu tư ERP cho tổ chức. Từ đó, xác định được phạm vi nghiệp vụ cần triển khai để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai là bước bắt buộc nếu triển khai phần mềm ERP thành công. Điều này sẽ giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả và giảm thiểu được rủi ro khi triển khai.
Kế hoạch triển khai cần thực tế và chi tiết nhất. Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được các công việc. Đây là những điều rất cơ bản khi thực hiện dự án. Đảm bảo người dùng thực hiện trong hệ thống được đào tạo đầy đủ. Việc triển khai vẫn tiếp tục sau xây dựng, cấu hình và cài đặt được hệ thống. Do hệ thống không thể tự vận hành. Nên đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo. Mục đích để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất.
Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Việc hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Do đó để chạy tốt hệ thống thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nhân viên thao tác trên phần mềm được đào tạo bài bản.
Tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình triển khai
Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai là bước bắt buộc nếu triển khai phần mềm ERP thành công. Điều này sẽ giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả và giảm thiểu được rủi ro khi triển khai.
Kế hoạch triển khai cần thực tế và chi tiết nhất. Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được các công việc. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.
Đảm bảo người dùng thực hiện trong hệ thống được đào tạo đầy đủ. Việc triển khai vẫn tiếp tục sau xây dựng, cấu hình và cài đặt được hệ thống. Do hệ thống không thể tự vận hành. Nên đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo. Mục đích để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất.
Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Do đó để chạy tốt hệ thống thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nhân viên thao tác trên phần mềm được đào tạo bài bản.
Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Sau khi xác định được nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ triển khai trong tổ chức thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn được đối tác triển khai hệ thống. Một đối tác triển khai phù hợp sẽ mang lại đạt được kết quả tốt.
Đối tác phải hiểu rõ ngành nghề cũng như những quy định, văn hóa doanh nghiệp của tổ chức. Nhằm có thể đưa ra được các giải pháp đúng và phù hợp. Đối tác phải có nhiều kinh nghiệm và đã triển khai thành công giải pháp này ở nhiều doanh nghiệp khác nhau.
Đặc biệt, khi có sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao, giám đốc các phòng ban thì việc áp dụng ERP trong doanh nghiệp càng dễ thành công.
Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?
Chi phí triển khai là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thực tế, các chi phí không cố định mà phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp như: Số module doanh nghiệp sử dụng. số lượng người dùng, số lượng doanh nghiệp sử dụng, …
DraERP tự hào là giải pháp đắc lực giúp các công ty quản trị sản xuất tổng thể, bứt phá lợi thế cạnh tranh, phát triển mạnh mẽ với những lợi ích vượt trội và mang lại hiệu quả tối ưu.
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Trang web: https://test.draco.biz/
Hotline: (+84)-338-855-353
