Những năm gần đây, phần mềm ERP đang dần phổ biến hơn tại Việt Nam. Không chỉ được áp dụng trong những công ty, tập đoàn lớn có nguồn lực dồi dào mà ERP còn đang dần được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng, liệu rằng doanh nghiệp đã hiểu rõ thế nào là phần mềm ERP? Những lợi ích nào ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp? Làm thế nào để lựa chọn một phần mềm ERP với giá cả phù hợp.
ERP (Enterprise resource planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, tự động hóa tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
Những lợi ích ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
Cung cấp bức tranh tổng thể về doanh nghiệp.
ERP có thể cung cấp một bức tranh gần gũi về các quy trình vận hành cho doanh nghiệp nhờ vào khả năng liên kết cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận lên cùng một hệ thống. Thông qua đó, dữ liệu của các phòng ban được kiểm soát chặt chẽ hơn; quy trình luân chuyển dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, giữa cấp dưới với cấp trên khép kín và dễ dàng kiểm soát hơn. Khi có được bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hoạt động cũng như ra quyết định cho doanh nghiệp của mình.
Cung cấp báo cáo tức thời và chính xác.
ERP đảm bảo thông tin được đưa đến tay người dùng một cách nhất quán, chính xác và kịp thời nhờ vào tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Người sử dụng sẽ không phải lo sợ dữ liệu đã được cập nhật chưa hay không nhất quán. Từ những dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ, báo cáo quản trị được kết xuất từ ERP luôn có được những thông tin mới nhất, phân tích chính xác nhất, loại bỏ nhiều rủi ro tiềm ẩn từ việc dữ liệu không chính xác cho doanh nghiệp.
Quản trị nguồn nhân lực tối ưu.
Doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý nhân sự, nhất là với những doanh nghiệp lớn, có lực lượng nhân sự đông đảo. Nhưng với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, công tác quản lý sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý có thể nắm được thời gian làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có những điều chỉnh và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất. Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,… cũng đều được cập nhật tự động hóa. Nhờ đó, việc tra cứu, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng.
Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, năng suất hơn.
ERP giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu chặt chẽ, thống nhất. Thông tin, dữ liệu giữa các phòng ban luôn được liên kết và thống nhất với nhau, giúp các bộ phận làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và hợp tác bất cứ khi nào cần thiết. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa, cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vài phút. Điều này giải phóng các công việc tốn nhiều thời gian. Nhờ vậy, ERP giúp tăng năng suất, hiệu quả và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các tiêu chí cần chú ý khi tìm hiều về giá của phần mềm ERP
- Bảng báo giá có rõ ràng chi tiết hay không: Một bảng báo giá phần mềm rõ ràng và chi tiết sẽ tạo nên cảm giác đáng tin cậy khi hợp tác. Đặc biệt những chủ doanh nghiệp không hiểu biết nhiều về công nghệ thông tin. Việc thông tin rõ ràng giúp doanh nghiệp cũng như đơn vị cung ứng tránh được những rắc rối trong quá trình hợp tác.
- Chọn báo giá từ đơn vị có uy tín: Việc chọn báo giá từ một đơn vị có uy tín sẽ là việc làm rất cần thiết. Hãy xem xét lựa chọn đơn vị có uy tín, làm việc rõ ràng, minh bạch, có thể cùng thẳng thắn chia sẻ về những thông tin tuyệt mật của công ty và mọi khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống.
- Tham khảo tất cả báo giá của các bên cung cấp: Trước khi đưa ra quyết định sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp nào, bạn nên tham khảo bảng báo giá của tất cả các nhà cung cấp. Tuy nhiên, điều này không hề dễ dàng. Bởi ERP là một dịch vụ đặc thù, thay đổi theo yêu cầu của từng doanh nghiệp nên sẽ có sự khác nhau giữa giá cả dịch vụ áp dụng cho các doanh nghiệp khác nhau. Trước khi xây dựng được báo giá chính xác nhất, hai bên sẽ phải mất thời gian dài làm việc với nhau.
