Muốn doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì công tác vận hành bên trong doanh nghiệp cũng phải được quản trị một cách hiệu quả. Vận hành là một trong những chức năng chính trong một tổ chức cùng với chuỗi cung ứng, marketing, tài chính và nguồn nhân lực.
Quản trị vận hành là chức năng hoạt động ở cấp độ thực thi, có nhiệm vụ thiết kế, thực hiện và kiểm soát chiến lược của công ty. Quản lý vận hành chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát trong bối cảnh sản xuất, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Vận hành là một trong những chức năng chính trong một tổ chức cùng với chuỗi cung ứng, marketing, tài chính và nguồn nhân lực.
Chức năng của quản trị vận hành
Chức năng của quản trị vận hành là đảm bảo mọi nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng đúng cách và hiệu quả. Dưới đây là các chức năng của quản lý vận hành:
- Tài chính: trách nhiệm của ban quản lý vận hành là đảm bảo rằng tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng đúng cách và hiệu quả.
- Chiến lược: quản trị vận hành giúp phát triển các kế hoạch và chiến lược tối đa hoá các nguồn lực và sản xuất các sản phẩm giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
- Dự báo: quản trị vận hành có thể dự đoán hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai.
- Kiểm soát: trong quá trình hoạt động, quản trị vận hành giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, phát hiện các sai sót đang tồn tại để điều chỉnh kịp thời.
Các chiến lược quản trị vận hành doanh nghiệp SME
Sử dụng công nghệ thông tin (CNTT)
– Áp dụng phần mềm quản lý tài chính để tăng tính chính xác, độ tin cậy và hiệu quả trong quản lý.
– Tận dụng ứng dụng di động và công nghệ đám mây để cải thiện sự linh hoạt và tiện ích trong truy cập thông tin.
Xây dựng mạng lưới đối tác và hợp tác
– Thiết lập quan hệ đối tác đáng tin cậy với các nhà cung cấp, đối tác sản xuất, đại lý hoặc khách hàng.
– Chia sẻ nguồn lực và kinh nghiệm với các đối tác để tận dụng các lợi ích chung và tạo ra cơ hội phát triển.
Tập trung vào khách hàng
– Nắm bắt nhu cầu và mong muốn của khách hàng thông qua việc tiếp xúc trực tiếp, khảo sát, phản hồi và phân tích dữ liệu khách hàng.
– Cung cấp dịch vụ và sản phẩm chất lượng cao, tạo sự hài lòng và niềm tin từ phía khách hàng.
– Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng bằng cách duy trì liên lạc, chăm sóc và tạo ra giá trị gia tăng.
Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)
– Tối ưu hóa quá trình vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng hóa để giảm thiểu chi phí, thời gian và lãng phí.
– Xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp và nhà phân phối để đảm bảo sự liên tục và chất lượng của nguồn cung ứng.
– Sử dụng các công nghệ và công cụ quản lý chuỗi cung ứng để theo dõi, đo lường và cải tiến hiệu quả hoạt động.
Quản lý dự án (Project Management)
– Áp dụng phương pháp quản lý dự án để lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp.
– Sử dụng các công cụ quản lý dự án để đảm bảo tiến độ, chất lượng và nguồn lực được quản lý hiệu quả.
Phân tích dữ liệu và báo cáo
– Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hiệu suất hoạt động, xu hướng thị trường và khách hàng.
– Tạo báo cáo định kỳ và đáng tin cậy để theo dõi, đánh giá và ra quyết định dựa trên dữ liệu có cơ sở.
Các thách thức của quản trị vận hành doanh nghiệp SME
Hạn chế về nguồn lực và tài chính: SME thường gặp khó khăn trong việc có được nguồn lực và vốn đầu tư đủ để vận hành và phát triển. Họ thường phải hoạt động với nguồn lực hạn chế, gặp khó khăn trong việc thu hút đầu tư và tài trợ từ các nguồn bên ngoài.
Đội ngũ nhân sự hạn hẹp và đào tạo: SME thường chỉ có đội ngũ nhân sự nhỏ, không đủ tài nguyên và kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu vận hành phức tạp. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp trở thành một thách thức, cũng như giữ chân và phát triển nhân tài.
Cạnh tranh từ các doanh nghiệp lớn: SME thường phải cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn có lợi thế về quy mô, tài nguyên và thương hiệu. Điều này đặt ra áp lực lớn về khả năng cạnh tranh và phát triển sản phẩm/dịch vụ độc đáo để thu hút và duy trì khách hàng.
Thay đổi thị trường và yêu cầu khách hàng biến đổi: Thị trường liên tục thay đổi và khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng, độ tin cậy, dịch vụ khách hàng và giá trị gia tăng. SME phải thích nghi với sự biến đổi nhanh chóng này và đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ của họ đáp ứng được yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
Quản lý rủi ro và khả năng thích nghi: SME thường đối mặt với rủi ro về tài chính, thị trường, cạnh tranh và sự thay đổi. Quản lý rủi ro và khả năng thích nghi nhanh chóng là rất quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Để vượt qua những thách thức này, các doanh nghiệp SME cần xác định và hiểu rõ những yếu tố đặc biệt của môi trường kinh doanh của mình, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp và tận dụng các công cụ quản trị hiệu quả.
Quản trị vận hành phải linh hoạt, sáng tạo và tập trung vào việc tối ưu hóa tài nguyên có sẵn và tạo ra giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Quản trị vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp SME
Để quản trị doanh nghiệp hiệu quả cho doanh nghiệp SME, cần có các yếu tố sau đây:
- Xây dựng quy trình, chính sách vận hành chi tiết, cụ thể: Để doanh nghiệp hoạt động trơn tru, suôn sẻ, cần phải xây dựng quy trình, chính sách hoạt động cho từng mảng nghiệp vụ của công ty chi tiết, cụ thể các bước làm việc, các chốt kiểm soát,… để kiểm soát mọi hoạt động; theo dõi, đánh giá chính xác công việc của nhân viên.
- Quản trị nhân lực hiệu quả: Nhân sự đóng vai trò tối quan trọng trong quá trình hoạt động của một công ty. Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, người quản lý phải tìm kiếm, tuyển dụng nhân viên có chuyên môn, làm việc có năng suất, trách nhiệm,…; mô hình tổ chức nhân sự tinh gọn; biết cách quản trị nhân sự;… Nhân sự của công ty làm việc hiệu quả thì công ty mới hoạt động có lợi nhuận.
- Ứng dụng công nghệ vào vận hành: Để tiết kiệm thời gian, công sức làm việc của con người, doanh nghiệp nên ứng dụng những phần mềm, công nghệ mới vào công tác vận hành, giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn, chính xác hơn.
Ở DRACO, chúng tôi có cung cấp dịch vụ Tư Vấn Quản Trị Doanh Nghiệp 360 (SME), trong đó có dịch vụ tư vấn quản trị tối ưu vận hành giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình, hướng dẫn thực thi, đánh giá hiệu quả vận hành, tư vấn ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu hóa vận hành. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ Tư Vấn Quản Trị Doanh Nghiệp 360 (SME) hoặc cần tư vấn thêm hãy liên hệ ngay tới bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng của DRACO để được giải đáp những thắc mắc cũng như tư vấn về dịch vụ.
