Trong thời gian gần đây, ChatGPT ra đời nhận được rất nhiều sự quan tâm từ các chuyên gia công nghệ thông tin cũng như người dùng trên khắp thế giới. ChatGPT được dự đoán sẽ là một đối thủ xứng tầm, ảnh hưởng trực tiếp đến Google. Vậy lợi ích của ChatGPT mang đến cho doanh nghiệp là như thế nào? Bài viết này sẽ liệt kê một số lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ChatGPT. ChatGPT là gì? ChatGPT là một mô hình NLP (Natural Language Processing) được huấn luyện bởi OpenAI. Nó có khả năng học từ và trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên. Lợi ích giúp người dùng giao tiếp với hệ thống một cách dễ dàng và tự nhiên. ChatGPT được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bao gồm tự động hóa hỗ trợ khách hàng, tạo nội dung tự động và xử lý ngôn ngữ tự nhiên. ChatGPT hiện chưa được hỗ trợ tại Việt Nam. Người dùng trong nước muốn trải nghiệm phải sử dụng mạng riêng ảo (VPN). Mực giá trong khoảng vài USD và thanh toán qua thẻ thanh toán quốc tế. Hiện nay, số người dùng công cụ Chat GPT ước tính đạt 100 triệu người/tháng, chỉ 2 tháng sau khi ra mắt. Nhờ đó, ChatGPT trở thành ứng dụng cho người dùng phát triển nhanh nhất trong lịch sử. Theo thống kê của Sensor Tower cho thấy nền tảng chia sẻ video ngắn TikTok đạt 100 triệu người dùng cần 9 tháng. Trong khi Instagram mất tới 2,5 năm và Google Translate mất tới 6,5 năm. Lợi ích của phần mềm ChatGPT mang đến cho doanh nghiệp lỢI ÍCH CỦA PHẦM MỀM CHATGPT MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP Có thể nói, ChatGPT là một công cụ quan trọng cho nhiều doanh nghiệp. Không giống như các chatbot khác trên thị trường, ChatGPT cung cấp các lợi ích dài hạn xuyên suốt mọi lĩnh vực kinh doanh. Không chỉ gói gọn trong các dịch vụ khách hàng. Dưới đây là một số lợi ích đáng chú ý của việc sử dụng ChatGPT trong doanh nghiệp: Tăng hiệu quả công việc Phần mềm ChatGPT có thể giúp tối ưu hoá quá trình xử lý và tra cứu thông tin. Sử dụng ChatGPT trong kinh doanh có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ khác nhau, giải phóng thời gian của nhân viên để tập trung vào công việc chiến lược, phức tạp hơn. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tương tác 24/7 ChatGPT có thể hoạt động xuyên suốt ngày đêm mà không cần nghỉ ngơi. Điều này cho phép doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ liên tục cho khách hàng, đáp ứng nhanh chóng và chính xác các câu hỏi và yêu cầu. Phân tích dữ liệu và học hỏi liên tục ChatGPT có thể học hỏi từ mỗi tương tác và phản hồi của khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ và hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng. Tiết kiệm tài nguyên Sử dụng ChatGPT có thể giảm thiểu nhu cầu nhân lực trong việc hỗ trợ khách hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Giải quyết vấn đề nhanh chóng ChatGPT có khả năng nhanh chóng đưa ra các câu trả lời và giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả và chính xác, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng. Phân loại và định hướng yêu cầu ChatGPT có thể phân loại và định hướng các yêu cầu của khách hàng đến đúng bộ phận hoặc chuyên viên cần xử lý, giúp tối ưu hóa quá trình hỗ trợ và giảm thời gian xử lý. Tiềm năng bán hàng và tiếp thị ChatGPT có thể giúp doanh nghiệp gợi ý các sản phẩm, dịch vụ, hoặc chương trình khuyến mãi phù hợp với từng khách hàng dựa trên tương tác và thông tin của họ. Cải thiện dịch vụ khách hàng Phần mềm ChatGPT có thể giúp tạo ra một giao diện trò chuyện tương tác với khách hàng. Giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn và giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng hơn. ChatGPT có khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên.Từ đó cho phép nó hiểu và phản hồi các yêu cầu của khách hàng một cách tự nhiên và có tính đối thoại – mô phỏng gần như là con người. Hiệu quả là cải thiện trải nghiệm khách hàng. ChatGPT cũng có thể xử lý đồng thời một lượng lớn yêu cầu của khách hàng. Tăng khả năng tiếp cận với khách hàng mục tiêu Sử dụng ChatGPT kết hợp với chatbox để thu hút lượng khách truy cập và giúp khách hàng tìm thấy thông tin họ cần. Khi làm việc, họ có thể sử dụng các khả năng của ChatGPT để đưa vào bảng câu hỏi đặt trước nhằm thuyết phục khách truy cập trang web. Từ đó tạo ra khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cao hơn. Ngoài ra, ChatGPT cũng có thể giúp giữ chân nhân viên bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường. Bao gồm tạo nội dung, tạo báo cáo, dịch thuật và phân tích dữ liệu. Kết quả là những nhân viên có khả năng gắn kết hơn, tập trung lâu hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn. Tiết kiệm thời gian và chi phí Phần mềm ChatGPT có thể giúp giảm thiểu sự tình trạng thừa công việc và lỗi. Việc lên lịch và sắp xếp thời gian ưu tiên cho các công việc được Open Al thực hiện dễ dàng Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tăng năng suất và hiệu suất Phần mềm ChatGPT có thể giúp tăng năng suất và hiệu
ngày nay, việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp đang là một giải pháp tất yếu. Ứng dụng góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vậy khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP luôn là một câu hỏi nan giải đối với doanh nghiệp. ERP là gì? ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là hệ thống hoạch định doanh nghiệp. Đây là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp. Do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó. Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, hậu cần,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp. Ngày nay, hệ thống ERP giữ vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nó là trung tâm cho hoạt động điều hành và quản trị doanh nghiệp trong tất cả các ngành nghề. Với nhiều quy mô khác nhau từ bán lẻ, sản xuất, phân phối, dịch vụ,… cho đến tài chính và thương mại điện tử. Việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí. Hơn nữa còn tăng lợi nhuận và năng lực cạnh tranh trên thị trường. Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP? Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP? Không phân tích được báo cáo tổng thể Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Hay nói một cách khác lợi nhuận chính là mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Các biến động của các chỉ tiêu trên kết quả hoạt động của doanh nghiệp, mức độ sử dụng các khoản chi phí. Đặc biệt là sự biến động của doanh thu thuần, những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đều cần phải được làm rõ. Việc báo cáo tài chính hay phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng. Và không triệt để sẽ khó quản lý doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn quản lý nguồn lực hiệu quả ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nhiệm vụ quản lý toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Từ đó, các phòng ban sẽ giải quyết công việc nhanh hơn, cải thiện, tăng tốc quy trình làm việc. Người quản lý nắm bắt được tình hình doanh nghiệp một cách chuẩn xác mà không sợ sai số, số liệu giả,…Từ đó, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ được củng cố bền vững hơn. Khi đối thủ cạnh tranh đang sử dụng phần mềm ERP Các đối thủ cạnh tranh dù lớn hay nhỏ đều ứng dụng ERP. Doanh nghiệp nếu muốn theo kịp các đối thủ thì cũng cần sử dụng ERP. Phần mềm ERP cung cấp cho các công ty một lợi thế cạnh tranh để doanh nghiệp tồn tại và phát triển Doanh nghiệp sử dụng phần mềm riêng lẻ cho các bộ phận khác nhau Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng các phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban khác nhau. Các phần mềm này không có sự liên kết với nhau chặt chẽ. Do đó dẫn đến những bất cập như: dữ liệu không đồng nhất; dữ liệu nhập nhiều lần, dữ liệu giữa các bộ phận không khớp với nhau… Dữ liệu sửa chữa nhiều lần nên sai sót diễn ra thường xuyên. Các sai sót này rất khó kiểm soát và gây nên một sự lãng phí nguồn lực rất lớn. Thông thường, khi đầu tư các phần mềm quản lý rời rạc, doanh nghiệp sẽ ưu tiên cho các bộ phận kế toán, bán hàng trước. Do đó, các bộ phận dường như là một điểm yếu. Ảnh hưởng xấu đến đến các quá trình khác cũng như hiệu quả tổng thể của toàn bộ máy. Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững Một cơ sở chắc chắn cho sự phát triển trong tương lai chứ không phải chỉ là một kế hoạch. ERP giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát toàn bộ các nguồn lực một cách hiệu quả. Từ đó giúp các phòng ban giải quyết công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian. Đồng thời giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp. Hơn nữa, ERP đã được kiểm chứng ứng dụng qua rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới và thành công. ERP sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo một quy trình hiện đại tự động, tối ưu, đảm bảo vững chắc cho sự phát triển. Gặp khó khi truy cập kho dữ liệu Một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và phụ trách nhiều mảng khác nhau. Bao gồm như quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên,… Nên doanh nghiệp thường có khoảng 2 hay 3 phần mềm riêng lẻ để quản lý các dữ liệu riêng. Việc này khiến thông tin không có sự thống nhất, trao đổi, tương tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu trong toàn bộ công ty. Thiếu tính thống nhất, tính nhất quán trong hệ thống của một tổ chức sẽ khiến cho việc nắm bắt thông tin bị sai lệch, thiếu tính chính xác. Và có thể gây nên những hậu quả không mong muốn. Điều này làm giảm năng suất công việc, nhà quản lý không nắm được chính xác tình hình công việc để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Nếu doanh nghiệp ứng dụng ERP thì sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Nhờ có ERP,
Các câu chuyện triển khai ERP thất bại luôn là nỗi ám ảnh của các doanh nghiệp khi quyết định triển khai hệ thống. Vậy làm thế nào để triển khai một hệ thống ERP thành công? Với hơn 4 năm kinh nghiệm, hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, DRACO đã đưa ra những cách để triển khai ERP thành công. Quy trình triển khai ERP quy trình triển khai ERP Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm các bước: Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai Bước đầu tiên trong quy trình gồm đánh giá chi tiết. Sau đó ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, phạm vi dự án mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Việc triển khai ERP tuy khó khăn nhưng sẽ mang lại lợi tức rất tốt nếu triển khai thành công. Bước 2: Xây dựng nhóm triển khai Nhân sự luôn là nhân tố chủ chốt trong bất kỳ một dự án nào. Khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu và có kinh nghiệm về hệ thống sẽ có thể lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp. Ngoài ra còn dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án thuận lợi nhất. Ngoài ra bộ phận khác tham gia triển khai ERP đó bộ phận IT. IT sẽ đưa ra tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến ERP. Bộ phận này kết hợp với đội ngũ chuyên gia để được tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi bàn giao hệ thống, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành. Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp khác nhau. Trong đó 3 hình thức ERP được ứng dụng rộng rãi nhất Việc lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Một quyết định sai lầm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Bước 4: Triển khai hệ thống Đơn vị cung cấp cung cấp tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc. Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng để hỗ trợ.Trong suốt quá trình sử dụng, người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc riêng. Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm Di chuyển dữ liệu Việc di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ thông tin ở các định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu. Loại bỏ những thông tin dư thừa và không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất. Thử nghiệm Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, là thời gian thử nghiệm. Lúc này, người dùng kiểm tra lại các quy trình kinh doanh đảm bảo tính chính xác. Sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức. Nhằm tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Thời gian có thể thay đổi so với thời gian ban đầu dự kiến. Thông thường, dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành phối hợp với bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt. Bước 7: Bảo trì và cải thiện hệ thống ERP Cần phải thực hiện bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ để ERP hoạt động một cách hiệu quả. Những điểm hạn chế cần được cải thiện để tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng. Từ đó khai thác được hết tiềm năng của hệ thống ERP Xem thêm: TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP VÀ NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN Làm thế nào để triển khai ERP thành công? làm thế nào để triển khai ERP thành công? Xác định đúng nhu cầu của doanh nghiệp Trước khi áp dụng ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tình trạng của doanh nghiệp mình. Xác định rõ được các khó khăn, thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong tương lai. Mục đích nhằm xác định được rõ ràng và đúng nhất về nhu cầu đầu tư ERP cho tổ chức. Từ đó, xác định được phạm vi nghiệp vụ cần triển khai để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai là bước bắt buộc nếu triển khai phần
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ số, ERP ngày càng được ứng dụng trong vận hành các doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa phân biệt được sự khác nhay giữa ERP và phần mềm kế toán truyền thông. Đây là bài viết giúp người đọc bổ sung thêm kiến thức này. Phần mềm kế toán ERP là gì? Phần mềm kế toán ERP là công cụ để hỗ trợ quản lý tài chính kế toán cho doanh nghiệp. Là phân hệ (module) thuộc giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP). Hầu hết, những hoạt động và nghiệp vụ xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đều sẽ liên quan đến các nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, phân hệ tài chính này có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp.Hệ thống ERP có sự liên kết dữ liệu một cách đồng nhất giữa các bộ phận. Nên phân hệ này sẽ được kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban khác. Ngoài ra, thông tin từ các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống. Giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên kế toán và giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, nắm bắt các hoạt động của doanh nghiệp.Việc tìm hiểu về phần mềm kế toán ERP và phần mềm truyền thống sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được rõ bản chất. của từng loại. Và sự khác biệt giữa hai loại để có lựa chọn phù hợp nhất.Xem thêm: PHẦN MỀM KẾ TOÁN HỖ TRỢ TRONG DOANH NGHIỆP Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán độc lập Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán độc lập Ghi nhận bằng bút toán hạch toán Hạch toán kế toán trong hệ thống ERP là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nhau. Các nghiệp vụ kế toán cũng chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Nhưng việc định khoản luôn diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó. Để quản lý tiến trình công việc, có thể sử dụng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện. Cùng với các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo thống nhất giữa các cặp bút toán. Với phần mềm kế toán truyền thống, thao tác nghiệp vụ còn nhiều hạn chế. Tính thống nhất chưa cao Thiết lập tài khoản trung gian Trên góc độ kinh tế, sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản, là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này Hạch toán tự động Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp, các chứng từ kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán trực tiếp. Tất cả các phân hệ khác đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động. Một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và phần mềm truyền thống là bút toán được sinh ra tự động. Được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt. Vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra. Bút toán đảo Là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế trong một tổ chức kinh tế. Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Vì đặc điểm này, người sử dụng ái ngại vì mọi sai sót đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp. Hợp nhất báo cáo từ các chi nhánh Hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Nhờ vào cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép Việc duy nhất cần làm là truy vấn dữ liệu có sẵn bằng các công cụ được cung cấp. Nhờ cấu trúc ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý rất đơn giản. Tác nghiệp hoàn chỉnh Hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình. Nếu bạn cắt đứt một quy trình, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp buộc phải cắt rời quy trình. Để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết. Đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc
Phân hệ sản xuất trong quá trình triển khai ERP được đánh giá là một phân hệ khó và phức tạp. Bởi sản xuất vốn dĩ là một ngành đa dạng và có những đặc điểm riêng. Phân hệ quản lý sản xuất tích hợp trong hệ thống ERP là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả trong công việc. Phần mềm ERP là gì? ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là hệ thống hoạch định doanh nghiệp. Đây là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp. Do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó. Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, hậu cần,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp. Phần mềm ERP ngành sản xuất sở hữu các phân hệ nghiệp vụ quan trọng. Các phân hệ được tích hợp xử lý các vấn đề xảy ra . Từ đó đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị khi vận hành hoạt động kinh doanh. Những lợi ích mà phần mềm ERP phân hệ sản xuất mang đến cho doanh nghiệp Những lợi ích của phần mềm ERP phân hệ sản xuất mang đến cho doanh nghiệp Tự động hóa quy trình sản xuất Các quy trình làm việc trước, trong và sau hoạt động sản xuất đều được tự động hóa dựa vào ERP. Nhờ đó doanh nghiệp hoạt động trơn tru với một hệ thống quản trị duy nhất. Điều này khiến quy trình sản xuất trở nên đơn giản và hợp lý hơn. Tiết kiệm chi phí và thời gian hơn so với phương pháp thủ công. Quản trị hiệu quả hoạt động sản xuất Đây là hệ thống quản trị tối ưu giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và vận hành hiệu quả. Bắt đầu bằng lập kế hoạch sản xuất trong chuỗi cung ứng, mua nguyên liệu, kiểm soát hàng tồn kho, đến quản lý từng khâu. Cuối cùng là quản lý thành phẩm, theo dõi việc giao hàng. Quản trị sản xuất hiệu quả sẽ góp phần tối ưu hiệu suất lao động, giảm sai sót và gia tăng lợi nhuận Xây dựng kế hoạch sản xuất toàn diện Phần mềm ERP sẽ tự động lập kế hoạch sản xuất dựa vào sản lượng dự tính bán ra. Từ việc tính toán chi phí nguyên vật liệu, số lượng nhân sự, máy móc thiết bị, chi phí, lập bảng giá tự động đến liệt kê đơn đặt hàng. Đặc biệt, với tính năng tự động nên bất kỳ thay đổi về các thông số dữ liệu đều được cập nhật. Ngoài ra còn điều chỉnh gần như trong thời gian thực, hạn chế khả năng chậm trễ. Giảm thiểu chi phí Việc hoạch định tài nguyên chính xác, phân bổ nguồn lực hợp lý, điều hành sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí không cần thiết. Loại bỏ các thủ tục văn bằng giấy bằng công nghệ điện tử thông minh. Hủy bỏ hệ thống quản lý rời rạc mất thời gian, giảm bớt nguồn nhân lực. Nhờ vậy mà quá trình sản xuất sẽ được vận hành hợp lý với chi phí tối ưu nhất. Dễ dàng theo dõi nghiệp vụ nhân sự Các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty sẽ được tổng hợp. Phân công công việc, báo cáo tiến độ, giám sát tình hình làm việc của nhân công để chấm công. Từ đó có kế hoạch điều động, sử dụng nhân sự hợp lý và hiệu quả. Xem thêm :TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH SẢN XUẤT BẰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT ERP Những lưu ý khi triển khai ERP – phân hệ sản xuất những lưu ý khi triển khai erp – phân hệ sản xuất Xác định rõ phạm vi và yêu cầu triển khai Do doanh nghiệp và kể cả nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai ERP. Một phần là do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ cũng như chưa lường trước được khối lượng công việc sắp phải đối diện. Nên các doanh nghiệp hay đặt ra các yêu cầu quá cao dẫn đến việc không khả thi. Kém hiệu quả khi đưa vào vận hành thực tế. Tuy nhiên. nguyên nhân chính là khả năng tư vấn của các nhà triển khai. Do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm triển khai. Nên họ ít khi xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp một cách kĩ càng. Dẫn đến việc thất bại do giải pháp thiếu tính khả thi. Thực tế, một số yêu cầu của doanh nghiệp chưa cần thiết và không mang lại nhiều hiệu quả so với chi phí đầu tư. Để nhận ra điều này, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định rõ điều cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn. Người có kinh nghiệm triển khai, am hiểu sản phẩm, thể hiện đúng vai trò tư vấn. Nhằm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và đảm bảo tính khả khi cho dự án Lưu ý khi lập giải pháp quản lý sản xuất Phân hệ sản xuất trong triển khai ERP có nhiều đặc thù, mất thời gian để chuẩn hóa quy trình. Nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi mà các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy trong quá trình xây dựng và xem xét giải pháp, phải xây dựng ở mức tổng quát cho
Phần mềm quản trị sản xuất ERP được xem là yếu tố cần thiết để một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Bởi doanh nghiệp cần các nghiệp vụ: – Lên kế hoạch chi tiết về quy trình sản xuất – Chuẩn bị vật tư, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất – Phân bổ nguồn nhân lực cho từng phân khu – Quản lý chất lượng sản phẩm – Lưu trữ hàng hóa – Đặt các định giá cho sản phẩm của doanh nghiệp Vậy, câu hỏi doanh nghiệp đặt ra rằng: Ai là người quản lý, điều phối, lên kế hoạch, lưu trữ lại những công việc này? Để giải quyết vấn đề này, các nhà phát triển phần mềm đã cho ra đời các sản phẩm công nghệ số thông qua phần mềm quản trị sản xuất ERP. Hãy theo chúng tôi – Draco sẽ giúp bạn hiểu về phần mềm quản lý sản xuất này nhé! Sản xuất là gì? Sản xuất Sản xuất (Production/Manufacturing) là một quá trình biến nguyên vật liệu, sức lao động trở thành các thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ dùng để trao đổi, mua bán trên thị trường. Quản trị sản xuất là gì? Quản trị sản xuất (Production Management) là một giai đoạn của hoạt động sản xuất gắn liền với các khu nhà máy, công xưởng trong doanh nghiệp; tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, giám sát tiến độ, điều phối để cuối cùng mang đến doanh thu, lợi nhuận và cũng là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Để quản lý sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp nhuần nhuyễn giữa các khâu lại với nhau. Hỗ trợ các khâu trong quá trình sản xuất. Báo cáo kịp thời khi gặp vấn đề xảy ra, nhằm khắc phục sự cố ngay lập tức. Hậu quả của một sự cố thì cả quá trình sản xuất sẽ trở nên gián đoạn. Chậm tiến độ, thành phẩm không đủ đáp ứng thị trường, các đầu mối sẽ tìm nguồn cung khác. Nên quá trình quản lý sản xuất cực kỳ quan trọng. Phần mềm quản trị sản xuất ERP là gì? Phần mềm quản lý sản xuất ERP Phần mềm quản trị sản xuất (Production Management Software) là một phần mềm giải pháp thuộc chuyên ngành sản xuất. Giúp lên kế hoạch sản xuất, hoạch định nguồn nhân lực, vật tư, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đến từng công đoạn để tạo ra thành phẩm được hoàn thiện nhất. Phần mềm sẽ cung cấp hoàn toàn các chức năng để người dùng thao tác hoàn toàn trên nó. Một giao diện đơn giản, chức năng dễ dàng sẽ tối ưu hóa việc quản lý của doanh nghiệp. Lợi ích mà phần mềm quản trị sản xuất ERP mang lại Lợi ích phần mềm quản lý sản xuất ERP Tự động hóa quy trình sản xuất Phần mềm quản lý sản xuất ERP cho phép người dùng lập kế hoạch, quản lý định mức, thực thi sản xuất; quản lý kho; quản lý chất lượng hay dự toán sản xuất;…trên 1 hệ thống tập trung và duy nhất. Quá trình trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Dữ liệu tự động kết chuyển để phục vụ đa dạng các yêu cầu. Kết quả chính xác theo thời gian thực làm cơ sở để ra các quyết định kịp thời. Tối ưu thời gian chu kỳ sản xuất Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện việc quản lý và kiểm soát quy trình thuận tiện hơn. Người sử dụng phần mềm sẽ nắm được quá trình vận hành triển khai đến các công đoạn nào của quy trình. Tối ưu quy trình làm việc Phần mềm giúp nhà sản xuất có thể phân tích, cắt bớt các công đoạn không cần thiết trong quy trình. Dựa vào việc phân tích chi tiết của phần mềm doanh nghiệp sẽ thấy rõ hơn việc vận hành. Tối ưu thời gian sản xuất Việc kéo dài thời gian sản xuất do nhiều sự cố xảy ra. Các sự cố như: thiếu nguyên liệu, máy móc hỏng, nhân viên nghỉ, … Phần mềm sẽ hạn chế các sự cố gặp phải này. Bằng cách tự động theo dõi các bộ phận làm việc trong suốt quá trình và đưa ra cảnh báo cho người quản lý điều chỉnh kịp thời. Giảm thiểu công việc thủ công (giấy tờ) Phần mềm quản lý sản xuất ERP hoàn toàn dựa trên nền tảng kỹ thuật số. Việc này giúp doanh nghiệp không cần phải sử dụng quá nhiều giấy tờ điều hành công việc. Chỉ cần một chiếc laptop đặt được mọi người thì bạn đã hoàn thành công việc. Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ phần mềm quản trị sản xuất ERP Tiết kiệm thời gian và chi phí Doanh nghiệp có thể điều hành công việc thông qua phần mềm tại chỗ thì sẽ tiết kiệm tối đa chi phí. Đồng thời, việc truy xuất hóa đơn, truy thu tiền hàng hóa nhanh chóng hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể hoạch định nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu để giảm tối thiểu thời gian làm việc. Nâng cao sản xuất làm việc và hoàn thành nhanh chóng thành phẩm. Xem thêm: TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH SẢN XUẤT BẰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT ERP Kết luận Phần mềm quản trị sản xuất Draerp mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Một cánh tay đắt lực trong quá trình tạo ra thành phẩm. Khắc phục rất nhiều mặt hạn chế của doanh nghiệp. Bài viết chỉ có thể tóm lượt những ưu điểm nổi bật của phần mềm. Vẫn chưa thể lột tả hết được nhiều tính năng nổi trổi khác. Doanh nghiệp phải thực sự trải nghiệm thì sẽ là câu
Phân hệ CRM trong phần mềm ERP là gì? CRM – Customer Relationship Management (Quản lý quan hệ khách hàng) là phương pháp giúp cải thiên mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Đồng thời, phân hệ CRM trong phần mềm ERP còn giúp nhanh chóng tiếp cận khách hàng mới tốt hơn. Module (mô – đun) CRM là một phân hệ trong DraERP. CRM là phương pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. Quản lý các thông tin của khách hàng như: thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề liên quan khác. Mục đích chủ yếu là phục vụ khách hàng tốt hơn. Theo dõi cơ hội kinh doanh từ khách hàng tiềm năng, gửi báo giá cho họ và đặt đơn bán hàng. Vậy, CRM bao gồm những gì? Những thành phần chính của phân hệ CRM trong phần mềm ERP Thành phần chính trong phần mềm crm Luồng bán hàng Khách hàng tiềm năng Khách hàng tiềm năng là khách hàng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Để có được khách hàng mua hàng của bạn, bạn có thể thực hiện các điều sau đây: – Liệt kê tất cả sản phẩm của bạn trên các Website chính thức. – Duy trì một trang Website cập nhật và có thể tìm kiếm được. – Gặp gỡ, giao lưu với mọi người tại các sự kiện thương mại. – Thực hiện các chiến dịch quảng cáo sản phẩm/ dịch vụ của bạn. – Thực hiện các hoạt động PR nhằm nhanh chóng thúc tiến sản phẩm/ dịch vụ đến sự nhận biết của khách hàng. Module CRM của DraERP sẽ giúp bạn làm tất cả các điều trên. Module CRM có sự liên kết với LinkedIn và Twitter, bạn có thể dựa vào các kênh này để thực hiện chiến dịch của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đăng tải nội dung truyền thông, quảng cáo về sản phẩm, chia sẻ kinh nghiệm với trải nghiệm của bản thân khi sử dụng phần mềm. Chiến dịch quảng cáo, PR này sẽ hiệu quả nếu như đó là cảm nhận thật sự của bạn về module CRM. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt mẫu thư, đặt hẹn giờ để gửi thư cho khách hàng với vài cú nhấn. Cơ hội và liên hệ Để có nguồn khách hàng tiềm năng bạn phải tạo ra được cơ hội để tiếp cận được với họ. Cơ hội từ đâu để có được nguồn khách hàng tiềm năng. Cơ hội từ việc bạn đang thực hiện các chiến dịch quảng cáo để thu hút nguồn khách hàng về doanh nghiệp của mình. Khi được khách hàng truy cập, quan tâm thì module CRM sẽ thông báo ngay đến người quản lý. Nhằm nhanh chóng nắm bắt thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, email, …). Sau đó, liên hệ trực tiếp với khách hàng thông qua email, số điện thoại nhằm nắm bắt cơ hội kịp thời. Một khi doanh nghiệp đẩy mạnh quá trình tiếp cận khách hàng thì phân hệ CRM là công cụ hỗ trợ đắt lực cho họ. Mọi vấn đề sẽ được tối ưu hóa qua đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu vào là được. Bảo trì Bảo trì theo chu kỳ Module CRM sẽ thiết lập kế hoạch bảo trì theo chu kỳ của sản phẩm. Nhưng trong quá trình sử dụng nếu có vấn đề xảy ra thì CRM sẽ lập tức báo cáo, lên lịch bảo trì ngay lập tức. Lịch bảo trì sẽ được lên chi tiết với các thông tin cụ thể, như: – Tên khách hàng (tên người đăng ký mua sản phẩm) – Ngày giao dịch (ngày bàn giao sản phẩm cho khách hàng) – Mã hàng (mỗi mặt hàng được cung cấp 1 mã khác nhau) – Ngày bắt đầu (ngày ký kết mua sản phẩm) – Số lần chỉnh sửa (số lần bảo trì từ khi sử dụng sản phẩm) Tất cả thông tin được điền đầy đủ, chi tiết để dễ dàng trong việc kiểm tra. Báo cáo báo cáo chi tiết Phân hệ CRM trong phần mềm ERP sẽ tạo các báo cáo chi tiết về phân tích luồng bán hàng theo yêu cầu. Doanh nghiệp cần danh sách khách hàng tiềm năng theo ngày, tuần, tháng sẽ được module CRM thống kê lại toàn bộ. Với danh sách chi tiết bạn có thể dễ dàng liên hệ, theo dõi và liên lạc với khách hàng. CRM sẽ thống kê chi tiết về số lượt tiếp cận, tìm kiếm, click vào email, tương tác với các nội dung của chiến dịch quảng cáo. CRM có thể tạo các báo cáo về luồng bán hàng. Không những thế còn có cơ hội kinh doanh thông qua báo cáo phân tích về khách hàng tiềm năng. Mạnh hơn nữa phần mềm có thể giúp bạn phân tích tổng thời gian phản hồi lần đầu tiên. Từ đó, có thể giúp bạn cải thiện được vấn đề luồng bán hàng. Ngoài ra, đến mỗi chu kỳ bảo trì sản phẩm. Bạn chỉ cần vào đúng chỗ tài liệu được bảo trì với một vài cú nháy chuột. Một tập tài liệu báo cáo đầy đủ sẽ được xuất bản ngay cho bạn. Kết luận Những đặc điểm được nêu vẫn chưa thể chứng minh được sự tiện lợi mà phân hệ CRM trong phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp. Để tin tưởng nhất, khách hàng phải trực tiếp sử dụng sản phẩm để có những nhận xét, trải nghiệm về nó. Nhìn chung, những chứng năng cơ bản được nêu sẽ phần nào giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm. Hãy là người lưa chọn thông mình đồng hành cùng với chúng tôi. DraERP – cung cấp phần
Chi tiết về phân hệ chất lượng DraERP Module chất lượng là một phân hệ trong phần mềm DraERP giúp giám sát tất cả các hoạt động của dự án. Module chất lượng là một phần nằm trong hệ thống phần mềm quản lý sản xuất của DraERP. Chất lượng là không thể thiếu trong quá trình sản xuất, một sản phẩm/ dịch vụ đến tay khách hàng cần được thông qua quá trình kiểm tra chất lượng nghiêm chuẩn mới có thể thông qua. Tất cả những quá trình này sẽ được hệ thống mềm giám sát để đạt được kết quả tốt nhất. Module chất lượng có nhiệm vụ trong việc giám sát, duy trì hoạt động sản xuất một cách tối đa, hiệu quả nhất mà dự án mong muốn đạt được. Module chất lượng giúp quản lý các mục tiêu về chất lượng, quy trình, đánh giá, sự không phù hợp, các hành động và cuộc họp. Module được thiết kế để giúp quản lý một hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh. Một số chức năng cơ bản của phân hệ chất lượng DraERP Chức năng phân hệ chất lượng DraERP Mục tiêu Một số mục tiêu của module chất lượng như: – Cải thiện khả năng cung cấp sản phẩm đúng hạn. – Giải quyết được vấn đề sản phẩm lỗi khi giao tới tay khách hàng. – Các sản phẩm/ dịch vụ phải đạt chuẩn, phù hợp với các yêu cầu được đề ra. – Các sản phẩm/ dịch vụ cần phải thỏa mãn được khách hàng. Quy trình – Quy trình chất lượng là quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Được sử dụng làm tài liệu tham khảo để thực hiện các hành động thường xuyên. – Khi quy trình chất lượng được tạo. Nó có thể được sử dụng trong mục tiêu chất lượng. Thể hiện quy trình chất lượng trong chế độ xem dạng cây để dễ dàng tổ chức và điều hướng. – Trong quá trình làm việc, nếu có vấn đề xảy ra thì sẽ có biện pháp khắc ngay lập tức từ hệ thống. Phản hồi Chức năng phản hồi Quản lý các phản hồi chất lượng từ khách hàng. Các thông tin mà khách hàng bày tỏ về sự hài lòng. Hay các phản hồi không hài lòng về sản phẩm/ dịch vụ về doanh nghiệp bạn cung cấp. Phần mềm sẽ lưu trữ và phân loại các phản hồi theo chuyên mục. Phân loại theo cấp độ khẩn cấp, quan trọng khác nhau để doanh nghiệp có hành động xử lý theo từng cấp độ. Người quản lý phân hệ chất lượng khi nhận được phản hồi từ khách hàng: – Vui vẻ tiếp nhận các phản hồi tích cực và không tốt để cải thiện hơn về module – Phản hồi theo thứ tự các câu hỏi đưọc sắp xếp theo mức độ ưu tiên – Trả lời với người đọc, người phản hồi một cách niềm nỡ, dễ chịu và không quên kèm lời cảm ơn Cuộc họp Quản lý các cuộc họp về chất lượng. Các cuộc họp được tiến hành để xem xét các đánh giá chất lượng đã được tạo ra. Biên bản (tóm tắt) của các cuộc họp này sẽ bao gồm thảo luận về các đánh giá chất lượng khác nhau. Đánh giá Chức năng đánh giá Đánh giá chất lượng được sử dụng để kiểm tra xem tất cả các mục tiêu của chất lượng đã đạt được hay chưa. Hành động chất lượng được thực hiện trên đánh giá chất lượng. Để sửa chữa các kết quả không đạt yêu cầu hoặc ngăn cản chúng xảy ra. Quản lý sản xuất Dựa trên kế hoạch sản xuất đã được lập. Bộ phận kế hoạch chỉ cần thực hiện vài cú nhấp chuột đơn giản có thể thông báo cho người quản lý duyệt. Sau đó, quá trình sẽ chuyển lệnh sản xuất xuống phân xưởng tiến hành sản xuất. Vật tư, nguyên liệu hao và bán thành phẩm được quản lý cụ thể theo từng công đoạn. Thời gian làm việc, giờ làm việc của máy, công suất của mỗi máy hoạt động trong ngày. Tất cả được chạy để tính năng lực sản xuất của máy. Từ đó, đo lường quản lý sửa chữa các sản phẩm lỗi trong quá trình thực hiện. Một số tiện ích khác của phân hệ chất lượng DraERP Tiện ích phân hệ chất lượng Ngoài các chức năng trên, các tính năng khác vượt trội của phần mềm DraERP làm nên thương hiệu DRACO. Lập kế hoạch, quản lý nhật ký các công việc tự động. Khi người quản lý nhập dữ liệu thì hệ thông tự động lấy dữ liệu từ cập nhật sang danh mục công việc. Tiếp theo, chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Tự động hóa kế hoạch theo chuyên mục với khả năng tự sự sắp xếp, phân bổ rõ ràng. In, ấn nhật ký, hồi ký hoàn thiện hồ sơ, dễ dàng in toàn bộ hồ sơ chỉ với một vài click chuột. Chỉ cần bạn xác định đúng nội dung cần in ấn thì các hoạt động còn lại đã có hệ thống tự động làm thay bạn. Bạn có thể in toàn bộ hồ sơ chất lượng của công trình với thứ tự văn bản được sắp xếp theo yêu cầu, theo sự sắp xếp của bạn. Điều này, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức so với in ấn các tài liệu thủ công. Giao diện đơn giản, bạn hoàn toàn có thể làm chủ module chất lượng này. Với ngôn từ và giao diện được tối ưu để dễ dàng cho quá trình vận hành. Chỉ cần người sử dụng nhìn vào sẽ tự biết cách vận dụng, tiếp tục thực hiện bước tiếp theo. Xem thêm:
Phân hệ kế toán là một phân hệ DraERP của ứng dụng thu thập dữ liệu và soạn thảo các báo cáo về hoạt động kế toán, các khoản phải thu, dòng tiền, các khoản phải trả, … Nó cung cấp cho doanh nghiệp của bạn những công cụ cần thiết để quản lý các vấn đề tài chính. Phần mềm kế toán ERP là gì? phần mềm kết toán ERP Phần mềm kế toán ERP là công cụ dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán. Hệ thống ERP có sự liên kết dữ liệu một cách đồng nhất giữa các bộ phận, vì thế phân hệ kế toán ERP sẽ được kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban khác một cách chặt chẽ và chính xác. Một phân hệ (module) thuộc giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp. Hầu hết, những hoạt động và nghiệp vụ xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đều sẽ liên quan đến các nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, phân hệ kế toán này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Một số phân hệ nhỏ có trong DraERP kế toán: – Bảng tổng hợp thanh toán bán hàng – Bảng kết quả kinh doanh – Bảng cân đối tài khoản – Báo cáo kết quả kinh doanh – Bảng cân đối kế toán – Báo cáo tài chính hợp nhất – Gói đăng ký – Đăng ký – Cài đặt GST – Ngân sách – Báo cáo chênh lệch ngân sách – Danh mục thuế – Luật thuế – Lợi nhuận gộp – Phân tích lợi nhuận Và còn nhiều phân hệ khác nữa. Sổ cái tổng hợp (GL) Thu thập và lưu trữ tất cả những giao dịch tài chính trong doanh nghiệp như thu nhập, chi phí, giá trị vốn và tài sản. Tích hợp với nhiều hoạt động kinh doanh như mua sắm, mua hàng, quản lý dòng tiền. Các nhà quản lý sẽ có đầy đủ dữ liệu để phân tích và lập báo cáo mà không cần chờ dữ liệu từ các phòng ban khác. Khoản phải Thu (AR) Theo dõi dòng tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng hiệu quả hơn. Phần mềm cho phép tự động hóa các quy trình, bao gồm tạo hóa đơn định kỳ, báo cáo tài chính và nhắc nhở thanh toán. Phân hệ cho phép nhận được báo cáo phân tích tài chính. Khoản phải trả (AP) Xử lý lượng lớn hóa đơn của nhà cung cấp. Đồng thời, ủy quyền theo dõi các hóa đơn đến. Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ cũng như theo dõi, kiểm tra và xác nhận hóa đơn. Báo cáo tài chính báo cáo tài chính Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý tài sản cố định. Bao gồm khấu hao, thanh lý, định giá tài sản cố định và thuế. Chủ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cách nó sử dụng tài sản cố định. Cũng như các chi phí và bảo trì liên quan. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp xử lý, phân tích và quản lý tiền mặt trong một thời kỳ nhất định. Doanh nghiệp có thể tích hợp tính năng với tài khoản ngân hàng của công ty để theo dõi các bảng sao kê đối chiếu. Tính năng còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền. Bằng cách xác định xem liệu đã đáp ứng với những mục tiêu tài chính hay chưa. Phần mềm tích hợp với nhiều công cụ. Nhằm lưu trữ, xử lý được các danh sách và phiếu thu chi một cách chuẩn xác. Các loại thu chi như tiền khách hàng trả, tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tiền hoàn thế, tạm ứng cho nhân viên,… Đều được quản lý chặt chẽ, đối chiếu và kiểm kê. Phần mềm kế toán ERP khác như thế nào so với phần mềm kế toán truyền thống? phần mềm kế toán erp Phần mềm kế toán ERP có: Đầy đủ các phân hệ tài chính kế toán, báo cáo tài chính, bán hàng, mua hàng, tồn kho, CRM, HRM…cho phép mọi nhân viên đều có thể làm việc được trên đó. Như một “khối lego” tổng hợp được ghép từ nhiều mảnh khác nhauThông tin công việc của các phòng ban, nhân sự đều được cập nhật liên tục, dữ liệu được liên kết chặt chẽ với nhau. Nhân viên sử dụng cùng một trường dữ liệu, đảm bảo tính đồng bộ, khách quan, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp cũng như thời gian nhập liệu cho các bộ phận. Nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình của từng nhân viên, từng bộ phận, đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả kinh doanh nâng cao. Được thiết kế tổng thể với đầy đủ các chức năng của các phòng ban. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng mà không cần có nghiệp vụ chuyên sâu bởi các thanh module được thiết kế đơn giản, dễ hiểu cùng các báo cáo trực quan bằng bảng, biểu. Phần mềm có thể tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khi cần mở rộng thêm chi nhánh hay thêm/bớt tính năng nào đó. Phần mềm kế toán truyền thống có: – Áp dụng cho bộ phận tài chính, kế toán. Phần mềm tập trung vào các số liệu thống kê liên quan đến quản lý tài chính để tạo ra các báo cáo giúp nhà quản lý nắm được sự luân chuyển dòng tiền và cân đối thu – chi. – Là một phần mềm độc lập chuyên dùng cho phòng tài chính – kế toán. – Phải cập nhật thông tin từ các phòng ban khác. – Quá trình cập nhật thủ công, không có sự liên kết chặt chẽ giữa
Mô – đun tài sản là một phân hệ trong phần mềm DraERP giúp duy trì hồ sơ tài sản cố định cho các tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể theo dõi vị trí của tài sản. Hoặc lưu hồ sơ về những nhân viên đang sử dụng tài sản đó. Ngoài ra, quản lý tài sản trong doanh nghiệp cũng có thể bao gồm quản lý bảo trì tài sản. Tài sản là gì? tài sản Tài sản là bất kỳ mặt hàng có giá trị nào thuộc sở hữu của một công ty. Tài sản là các vật có giá trị bằng tiền. Đồng thời là đối tượng của quyền tài sản và các lợi ích vật chất khác. Tài sản bao gồm vật có thực, vật đang tổn tại sẽ có như hoa lợi, lợi tức. Vật sẽ được chế tạo theo mẫu đã được thoả thuận giữa các bên. Nói chung, tài sản là một vật hữu hình nằm ở trong cơ sở công ty. Hoặc được nhân viên mang theo. Trong một số trường hợp, một tài sản có thể là một vật vô hình. Trong DraERP, hồ sơ tài sản là trung tâm của mô-đun quản lý tài sản. Tất cả các giao dịch liên quan đến tài sản như mua, khấu hao, bảo trì, di chuyển, loại bỏ, bán hàng sẽ được ghi lại trong hồ sơ tài sản. Quản lý tài sản là gì? Quản lý tài sản là hoạt động giám sát và duy trì những thứ có giá trị cho một tổ chức. Quản lý tài sản là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc mua sắm, vận hành, bảo trì, đổi mới và xử lý tài sản của tổ chức, doanh nghiệp. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản trong bối cảnh kinh doanh có nhiều cạnh tranh và thách thức sẽ tạo cơ sở vững chắc cho doanh nghiệp vững bước phát triển. Quá trình này cải thiện tiềm năng sử dụng của tài sản và giảm thiểu chi phí, rủi ro liên quan cho chủ sở hữu. Những thành phần cơ bản có trong phần mềm tài sản cố định của DraERP Tài sản Tài sản trong doanh nghiệp Việc cập nhật, phân loại các loại tài sản với nhau sẽ thuận tiện hơn bao giờ hết khi bạn: Cập nhật vị trí cụ thể cho từng vị trí của tài sản Lập danh sách phân loại tài sản Để có được một danh sách tài sản cụ thể khi cần, việc bạn cập nhật thông tin chính xác và đầy đủ là điều vô cùng quan trọng. Khi nhập đầy đủ thông tin việc còn lại đã có hệ thống xử lý, đảm bảo hoạt động một cách tốt nhất. Việc quản lý tài sản trong doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Xử lý tài sản Xử lý tài sản trong doanh nghiệp Hệ thống tự động tạo một kế hoạch khấu hao dựa trên phương pháp khấu hao. Và các đầu vào liên quan khác như “Ngày sẵn sàng sử dụng” trong hồ sơ tài sản. Cũng có thể tạo nhiều lịch khấu hao cho các sổ tài chính khác nhau. Khấu hao theo đường thẳng. Khấu hao theo số dư giảm dần. Khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm. Báo cáo tài sản Báo cáo tài sản Sổ cái tài sản khấu hao Báo cáo này hiển thị số tiền mua hàng, số tiền đã khấu hao và tổng khấu hao lũy kế cho tất cả các tài sản trong phạm vi ngày đã chọn. Tính năng này cũng cho thấy giá trị hiện tại và tình trạng khấu hao hiện tại của tài sản. Khấu hao tài sản và số dư. Báo cáo này hiển thị chi phí mua, bán và loại bỏ tất cả các tài sản dựa trên danh mục tài sản. Báo cáo đồng thời cũng cho biết chi tiết khấu hao dựa trên khoảng thời gian đã chọn và giá trị ròng của loại tài sản. Bảo trì tài sản Nhật ký bảo trì tài sản Tại đây, bạn có thể lập các kế hoạch bảo trì tài sản theo yêu cầu của khách hàng Tự xác định ngày bắt đầu và kết thúc. Tự động chọn tính chất công việc phù hợp với tình hình hiện tại như: đã lên kế hoạch, hoàn thành, đã hủy hoặc quá hạn. Sửa chữa tài sản Bảo trì tài sản Tại đây, bạn chỉ cần nhập các thông tin cần thiết như: tên tài sản, mã số, công ty, chi tiết sửa chữa. Ngoài ra, còn các thông tin liên quan khác như: đo lường kế toán, chi tiết kế toán và mô tả. Nếu có nhiều tài sản cần sửa chữa, bạn chỉ cần tạo thêm và nhập đầy đủ thông tin là được. Module sẽ hỗ trợ bạn việc lọc, tìm kiếm các danh sách theo tên, theo yêu cầu một cách nhanh chóng. Nhật ký bảo trì sản phẩm Tại đây, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về các sản phẩm cần được bảo trì. Hệ thống sẽ tự động thống kê nhật ký theo thứ tự được khởi tạo để dễ dàng truy xuất. Tại hệ thống bảo trì trong phân hệ tài sản, bạn sẽ được: Có đội ngũ nhân viên bảo trì chuyên biệt cho tài sản của bạn Có đội ngũ nhân viên sẽ chịu trách nhiệm trong việc bảo trì tài sản Hệ thống liên kết giữa các thành phần chi tiết nhỏ hệ thống bảo trì Có hệ thống thống kê chi tiết khi công ty cần các báo cáo kiểm tra đến việc bảo trì hàng tháng cho doanh nghiệp. Xem thêm: QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ LỢI ÍCH MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP Kết luận Những thông tin được cung cấp bên trên chỉ là những
