Phần mềm CRM đang trở nên ngày càng phổ biến bởi nhiều lợi ích mà nó mang lại. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và áp dụng hệ thống này vào quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường có không ít giải pháp CRM với các ưu nhược điểm khác nhau.
Vậy làm thế nào để lựa chọn đúng phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp mình? Draco tin chắc rằng đây là câu hỏi của rất nhiều chủ doanh nghiệp khi tìm hiểu về CRM. Qua bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ toàn bộ bí kíp để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM hiệu quả và tối ưu nhất.
Phần mềm CRM được phân loại dựa trên 2 tiêu chí:
1. Phân loại dựa trên công nghệ
On-premises CRM (CRM tại chỗ)
Đây là phần mềm được cài đặt ngay trên máy chủ của doanh nghiệp. Phần mềm này có độ bảo mật cao và doanh nghiệp nắm toàn bộ quyền kiểm soát và xử lý.
Cloud CRM (CRM dựa trên công nghệ đám mây)
Dữ liệu sẽ được lưu trữ tại hệ thống Data Center của nhà cung cấp phần mềm. Tuy không bảo mật dữ liệu cao như On-premises CRM, Cloud CRM cho phép người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet.
Open-source CRM (CRM mã nguồn mở)
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cấu hình và thay đổi cài đặt miễn phí khi sử dụng CRM này. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có nhân sự có chuyên môn và hiểu biết sâu về hệ thống.
Social CRM
Đây là sự tích hợp giữa nền tảng truyền thông mạng xã hội với hệ thống quản lý khách hàng CRM. Social CRM sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn bộ tương tác và phản hồi của khách hàng liên tục.
2. Phân loại dựa theo loại hình doanh nghiệp
Dựa vào loại hình doanh nghiệp, CRM bao gồm 2 loại: B2B CRM và B2C CRM. B2B CRM được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp có khách hàng là các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Ngược lại, B2C CRM dành cho doanh nghiệp có khách hàng là cá nhân hay end user (người dùng cuối).
II. 9 tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp
1. Tính bảo mật
Bảo mật thông tin khách hàng là vấn đề hàng đầu mà doanh nghiệp rất quan tâm. Việc mất dữ liệu sẽ dẫn đến nhiều tác động xấu như mất lòng tin khách hàng, mất lợi thế cạnh tranh… Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm CRM đạt các tiêu chuẩn bảo mật trong nước, quốc tế… Ngoài ra, nên lựa chọn phần mềm có mã hóa và phân quyền truy cập để đảm bảo không bị rò rỉ dữ liệu.
2. Dễ sử dụng, dễ thao tác
Quá trình triển khai CRM thường mất nhiều thời gian, công sức và cả chi phí đào tạo. Nếu không triển khai hiệu quả, chi phí đầu tư sẽ vượt quá ngân sách và làm giảm ROI… Do đó, nên lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản, đầy đủ các tính năng,… Việc này sẽ giúp nhân viên dễ dàng thao tác và làm quen với hệ thống nhanh hơn.
Doanh nghiệp có thể đánh giá một phần mềm CRM là dễ sử dụng hay không qua các yếu tố như:
- Giải pháp CRM có yêu cầu quá nhiều màn hình, quá nhiều tab hay không?
- Có yêu cầu nhiều thao tác nhấn phím, nhấp chuột và làm mới trang để hoàn thành các tác vụ và quy trình thông thường không?
- Những tính năng cần thiết có dễ dàng được nhìn thấy hay không?
Nhân viên bán hàng có thể nhập thông tin khách hàng nhanh chóng hay không?
Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần quan tâm đến yếu tố này khi công nghệ và nguồn vốn còn hạn chế.
3. Khả năng lưu trữ thông tin
- Phần mềm có khả năng xem tất cả file với nhiều định dạng tại cùng một nơi (file excel, bản note, file đính kèm, email, file PDF, …).
- Có thể nhập và xuất file thông tin khách hàng dễ dàng (file excel, csv…)
- Dễ dàng gắn tag và phân loại cho lead theo danh sách (VD: khách hàng tiềm năng, cơ hội, khách hàng, nhà cung cấp…)
4. Phân tích và báo cáo
Chủ doanh nghiệp hay các trưởng phòng kinh doanh thường mong muốn nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời. Do đó, việc lựa chọn các phần mềm CRM có cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan theo thời gian thực là điều rất cần thiết. Ngoài ra, cần cân nhắc các CRM có hiển thị đầy đủ thống kê về khách hàng, doanh số…
5. Quản lý công việc và có timeline cụ thể
- Khả năng phân chia nhiệm vụ và có các KPIs cụ thể cho nhân viên kinh doanh
- Tự động lên kế hoạch cho cá nhân và toàn đội nhóm
- Tối ưu quy trình và tự động thực hiện các công việc theo chỉ định
6. Phân quyền vai trò cho người dùng
Để tránh tình trạng nhân viên tranh giành khách hàng, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm CRM có các tính năng như:
- Phân chia vai trò và quyền truy cập dữ liệu cho từng đối tượng sử dụng
- Cấp quyền truy cập cho từng team riêng và xác định từng tệp khách hàng mục tiêu mà team đó có thể truy cập.
- Phân bổ KPIs và theo dõi tình hình thực hiện công việc của từng cá nhân và từng team.
7. Khả năng tích hợp
Một số CRM hiện nay có khả năng tích hợp với các phần mềm dành cho kinh doanh. Các công cụ phổ biến có thể tích hợp CRM là: Phần mềm kế toán, Google Suite, phần mềm quản lý kho/ đơn hàng, tool email marketing, nền tảng marketing, web form, ..
CRM của Draco có thể tích hợp với tất cả các phần mềm khác trong ERP. Ngoài ra, đây là CRM duy nhất có tích hợp Chat GPT – AI thông minh nhất hiện nay.
8. Thời gian hoạt động
Doanh nghiệp sử dụng Cloud CRM thường phải phụ thuộc vào độ tin cậy của máy chủ. Nếu máy chủ có thời gian hoạt động 99.999% thì mất khoảng 5.26 phút ngừng hoạt động hằng năm. Điều này chứng tỏ dịch vụ có độ tin cậy cao. Trường hợp máy chủ có thời gian hoạt động là 99.99%, thời gian ngừng hoạt động trong 1 năm sẽ là 52.6 phút.
9. Chi phí
Doanh nghiệp nên cân nhắc tất cả các chi phí phát sinh để đảm bảo cân đối ngân sách. Các chi phí này bao gồm: Phí cài đặt, phí chuyển đổi dữ liệu, Chi phí hướng dẫn/ đào tạo… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng thử gói miễn phí trước để kiểm tra tính hiệu quả trước khi mua dài hạn nhé!
Tổng kết
Trên đây là một số bí kíp mà doanh nghiệp cần tham khảo trước khi lựa chọn CRM phù hợp. Doanh nghiệp nên cân nhắc thật kĩ nhiều yếu tố và lựa chọn nhà cung cấp uy tín trước khi chi tiền nhé!
Draco đang có chương trình đăng ký trải nghiệm DraERP tặng ngay tài khoản ChatGPT và rất nhiều chương trình miễn phí khác như:
- Miễn phí dùng thử Gói MASTER với đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp
- Miễn phí sử dụng gói BASIC với 4 mô-đun: Kế toán, Bán hàng, Mua Hàng, Kho
- Miễn phí tư vấn chuyển đổi số
- Miễn phí triển khai & đào tạo sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp DraERP
- Đăng kí lần đầu tặng 3 user dung lượng
Còn chần chờ gì mà không nắm bắt cơ hội đáng giá này để cập nhật xu hướng mới nhất trong lĩnh vực phần mềm CRM hiện nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp.
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Trang web: https://test.draco.biz/
Hotline: (+84)-338-855-353
Link đăng ký ChatGPT miễn phí: https://fintechdraco.draerp.vn/dang-ky-dung-thu
