Phần mềm DMS là phần mềm đang thu hút rất nhiều sự quan tâm trong giới kinh doanh hiện nay. Việc các doanh nghiệp ngày đêm “lùng sục” phần mềm này cũng đã đủ nói lên sức hút của nó. Rốt cuộc phần mềm DMS là phần mềm như thế nào? Công năng của phần mềm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp ra sao? Tại sao nó lại có sức hút to lớn ở thị trường? Và để khám phá phần mềm đặc biệt này, hãy theo chân Draco xem những “bí ẩn” thú vị nhé!!!
Tổng quan về Phần mềm DMS
Giới thiệu về phần mềm DMS
DMS là từ viết tắt của cụm từ “Distribution Management System“. Phần mềm DMS là một hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý, lưu trữ; tổ chức tài liệu và thông tin trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. DMS giúp tổ chức quản lý hiệu quả các loại tài liệu ở các dạng, hình thái khác nhau. Các tài đó có thể là văn bản, hình ảnh, video, bảng tính và các tài liệu khác.
Phần mềm DMS cung cấp cho người dùng các tính năng đa dạng. Các tính năng gồm như tìm kiếm, đánh chỉ mục, quản lý phiên bản, phân quyền truy cập và quy trình làm việc.
Phần mềm cũng cho phép người dùng lưu trữ, truy cập, chia sẻ và cập nhật tài liệu dễ dàng. Doanh nghiệp có thể thao tác với tài liệu trên phần mềm hoặc nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau.
Ngoài ra, phần mềm DMS có thể tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác. Ví dụ như email, hệ thống quản lý nội bộ và ứng dụng văn phòng tạo quy trình làm việc liền mạch.
Vì vậy, phần mềm DMS thường được gọi là hệ thống quản lý phân phối.
Lợi ích của việc triển khai phần mềm DMS
Việc triển khai phần mềm DMS mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Trong quản lý quy trình làm việc
Tính năng phần mềm có thể mang lại gồm tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian tìm tài liệu. Hơn nữa, khả năng chia sẻ hợp tác, và bảo vệ tài liệu quan trọng sẽ tăng lên đáng kể. Do đó, phần mềm cho ra một chuẩn mực các quy định và quy trình quản lý tài liệu.
Trong lĩnh vực quản lý phân phối hàng hóa
Phần mềm DMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành. Nó cung cấp trung tâm quản lý thông tin hàng hóa từ tiếp nhận đến giao nhận cuối cùng. DMS giúp theo dõi và quản lý quá trình đặt hàng, xuất kho, vận chuyển, giao hàng và tài liệu liên quan khác.
Ý nghĩa của phần mềm DMS
Phần mềm tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả. Nó giúp cải thiện việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa thông qua quy trình đã được xây dựng.
Phần mềm sẽ đưa ra thông tin để xác định vị trí và trạng thái của hàng hóa. Thông tin được cập nhật liên tục trong quá trình vận chuyển đến thời gian giao hàng dự kiến.
DMS cũng cung cấp thông tin chính xác và minh bạch về tình trạng hàng hóa. Phần mềm giúp doanh nghiệp giảm lỗi phân phối, tăng lòng tin khách hàng và tăng chất lượng dịch vụ.
Hệ thống quản lý phân phối DMS trong năm 2024
Dự kiến trong năm 2024, phần mềm DMS sẽ có những tiến bộ và thay đổi đáng kể về xu hướng.
Tích hợp với công nghệ và thiết bị thông minh
DMS sẽ tiếp tục tích hợp với các công nghệ hiện đại mới. Các công nghệ tích hợp như là trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và blockchain. Hệ thống sẽ cung cấp các công cụ mới để theo dõi và quản lý hàng hóa. Và tăng khả năng dự báo và tối ưu hóa quy trình phân phối cũng hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quản lý.Ngoài ra, tăng khả năng dự đoán và tối ưu quy trình phân phối phần nào có ích trong quản trị rủi ro.
Tăng cường tính di động
Điện thoại thông minh và ứng dụng di động phát triển từng ngày. Do vậy, DMS cũng sẽ đẩy mạnh tính năng di động trong phân phối quy trình. Phần mềm DMS giúp truy cập và quản lý thông tin hàng hóa từ bất kỳ địa điểm và thiết bị nào.
Quản lý dựa trên dữ liệu và phân tích
DMS tận dụng sức mạnh của dữ liệu và phân tích triệt để và tối ưu nhất.
Nhờ sức mạnh đặc biệt này, người dùng được cung cấp thông tin và chỉ số hiệu suất chi tiết và trọng yếu. Dựa trên những thông tin và dữ liệu, việc đưa ra quyết định tối ưu quy trình phân phối sẽ đúng đắn hơn.
Tính năng và chức năng của Phần mềm DMS
Phần mềm DMS có tính năng và chức năng đa dạng. Chúng hỗ trợ quản lý và vận hành các quy trình liên quan đến lưu trữ, vận chuyển hàng hóa. Thông qua đó, chúng có thể tham gia hỗ trợ trong chất lượng dịch vụ và dịch vụ sau bán hàng.
Quản lý lưu trữ và vận chuyển hàng hóa
Cho phép lưu trữ và quản lý thông tin về hàng hóa. Thông tin hàng hóa bao gồm thông tin sản phẩm, mô tả, thông số kỹ thuật và hình ảnh.
Cung cấp khả năng tìm kiếm và đánh chỉ mục để dễ dàng tìm kiếm thông tin về hàng hóa.
Hơn thế, DMS hỗ trợ quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ bao quát đến cụ thể. Phần mềm giúp lập kế hoạch, đặt lịch giao nhận, theo dõi vị trí và trạng thái hàng hóa trong quá trình vận chuyiển.
Tối ưu hóa lộ trình và định tuyến
Đi kèm với tối ưu hóa lộ trình và định tuyến, DMS tìm ra lộ trình tối ưu dựa trên các yếu tố khác nhau. Các yếu tố cần xác định như khoảng cách, thời gian, chi phí vận chuyển và các ràng buộc khác. Tính năng này giúp cải thiện hiệu suất vận chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Quản lý đơn hàng và kiểm soát kho
Hỗ trợ quản lý đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi giao hàng. Tính năng này tạo, quản lý, kiểm tra tình trạng và tiến độ của đơn hàng, cung cấp thông tin về kho hàng và tồn kho. Và nó cũng sẽ hỗ trợ tăng khả năng theo dõi và kiểm soát quá trình đặt hàng, đảm bảo độ chuẩn xác về giao hàng.
Phân tích và báo cáo hiệu suất vận chuyển
Cung cấp tính năng phân tích và báo cáo hiệu suất vận chuyển. Tính năng này đánh giá khách quan về thời gian giao hàng, độ chính xác, hiệu suất tài chính và chỉ số khác. Từ đó, người dùng có thể cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
Hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sau bán hàng
Cung cấp tính năng hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sau bán hàng. Tính năng giúp người dùng quản lý thông tin liên hệ, lịch trình giao hàng, yêu cầu hỗ trợ và tương tác của khách hàng. Tính năng này nâng cao chất lượng dịch vụ, nhận được đánh giá cao từ khách hàng. Và từ đó xác định được nhu cầu khách hàng, tiến đến tạo mối quan hệ lâu dài.
Lợi ích của việc sử dụng Phần mềm DMS
Sử dụng phần mềm DMS (Distribution Management System) mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là trong quản lý và vận hành quy trình phân phối hàng hóa.
Tăng hiệu suất và hiệu quả trong quản lý phân phối
Phần mềm DMS tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa và vận chuyển hàng hóa. Phần mềm đưa ra tính năng lập kế hoạch, đặt lịch vận chuyển, quản lý, theo dõi và kiểm soát kho hàng. Phần mềm giúp tổ chức và tự động hóa các nhiệm vụ quan trọng, tăng cường năng suất và hiệu quả quản lý phân phối.
Giảm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa tồn kho
DMS cung cấp tính năng tối ưu hóa lộ trình và định tuyến, tiết kiệm thời gian và nhiên liệu tiêu thụ. Điều này dẫn đến giảm chi phí vận chuyển và cải thiện hiệu quả tài chính.
Ngoài ra, DMS cung cấp thông tin về tồn kho và quản lý đơn hàng. Qua đó, doanh ngiệp có thể ngăn chặn tình trạng tồn kho hoặc thiếu hụt, tối ưu quỹ đất và giảm chi phí tồn kho.
Nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường hài lòng khách hàng
DMS cho phép quản lý thông tin về khách hàng, lịch trình giao hàng và yêu cầu hỗ trợ. Điều này giúp tạo ra dịch vụ khách hàng tốt, đảm bảo thời gian giao hàng và tăng tương tác với khách hàng. Khi nhận được dịch vụ tốt và được đáp ứng nhu cầu, khách hàng sẽ hài lòng và tăng lòng trung thành với thương hiệu.
Tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường
Sử dụng phần mềm DMS giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường. Nhờ vào tối ưu hóa quy trình phân phối, vận chuyển, doanh nghiệp cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Đồng thời, DMS cung cấp thông tin và báo cáo hiệu suất, giúp doanh nghiệp xác định chiến lược cạnh tranh tiềm năng nhất.
Yếu tố quan trọng khi lựa chọn Phần mềm DMS
Khi quyết định sử dụng phần mềm DMS, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp trở thành một yếu tố quan trọng . Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin dẫn đến sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Lựa chọn được một hệ thống DMS phù hợp giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và thách thức.
Từ những cơ hội và thách thức, doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp. Chiến lược kinh doanh thành công sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu suất làm việc.
Sự phù hợp giữa phần mềm DMS với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có các quy trình và hệ thống tài liệu riêng. Do đó, phần mềm DMS cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Lựa chọn một hệ thống DMS không phù hợp dẫn đến các vấn đề như sự không tương thích với quy trình hiện tại. Sự ảnh hưởng tiêu cực này sẽ dẫn đến khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống khác.Thậm chí tệ hơn là không đáp ứng được nhu cầu mở rộng trong tương lai.
Tính linh hoạt và tích hợp của phần mềm DMS với hệ thống hiện có của doanh nghiệp
Sự tích hợp hiệu quả giữa DMS và các hệ thống khác của doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp thường có hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ với nhà cung cấp (SRM). Nhiều doanh nghiệp còn có thêm hệ thống quản lý quan hệ với người tiêu dùng (PRM).
Điều quan trọng là phải đảm bảo các quy trình làm việc liên quan được thực hiện một cách hiệu quả và liên tục. Ngoài ra, tính linh hoạt của DMS trong việc tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp cũng góp phần đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp trong quản lý tài liệu.
Độ tin cậy của phần mềm DMS và hỗ trợ kỹ thuật
Doanh nghiệp cần đảm bảo DMS được cung cấp bởi một nhà cung cấp đáng tin cậy và giàu kinh nghiệm. Ngoài ra, hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng tốt sẽ đảm bảo giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng. Như vậy, hoạt động quản lý mới có thể tiếp tục hoạt động một cách liên tục và hiệu quả.
Chi phí triển khai và duy trì DMS
Doanh nghiệp cần xem xét chi phí của việc triển khai DMS. Đương nhiên là bao gồm cả chi phí cài đặt, tùy chỉnh, đào tạo nhân viên, chi phí duy trì và cả nâng cấp sau này.
Doanh nghiệp cần hoạch toán được ngân sách trước khi đưa ra chọn lựa sử dụng phần mềm DMS nào. Vì việc đưa ra lựa chọn phần mềm DMS phù hợp sẽ tối ưu ngân sách và mục tiêu kinh doanh của mình.
Top 3 phần mềm DMS được đánh giá cao nhất trên thị trường hiện nay
NextX DMS
Phần mềm quản lý kênh phân phối DMS NextX mang đến một loạt tính năng ưu việt cho người dùng. Nó có thể tùy chỉnh và tối ưu theo từng lĩnh vực như kinh doanh, y tế, giáo dục, du lịch,…
NextX cung cấp nhiều tính năng nổi bật cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng. Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ về nhân viên ngoại thị trường và nhà phân phối.
NextX còn có thể mang lại các tính năng quan trọng khác. Có thể kể đến như Marketing Automation, quản lý kho hàng, tài chính, chấm công và phân quyền. NextX thiết kế tương thích với nhiều nền tảng, cho phép truy cập và theo dõi đơn hàng dễ dàng ngay trên ứng dụng.
MobiWork DMS
MobiWork DMS là một phần mềm quản lý hệ thống phân phối với các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý đơn hàng trực tuyến.
- Giám sát bán hàng: giám sát lộ trình mua sắm của khách hàng và xác định vị trí điểm bán hàng.
- Quản lý bán hàng: giúp theo dõi các thay đổi về sản phẩm, hàng tồn kho, thông tin khách hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng.
- Cập nhật thông tin: cả thông tin thị trường và kết quả bán hàng tại từng điểm bán.
- Mở rộng thông tin quản lý: mở rộng và quản lý thông tin khách hàng và sản phẩm theo nhu cầu.
- Quản lý khách hàng thông minh: hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng và giao dịch mua hàng.
- Chấm công và ghi nhận vị trí qua điện thoại.
MobiWork là doanh nghiệp duy nhất phát triển cổng Cloud(dms.mobiwork.vn). Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào hệ thống phần cứng, phần mềm, bảo trì và nhân sự IT.
eSales Cloud DMS
eSales Cloud DMS là một phần mềm quản lý hệ thống phân phối (Distribution Management System). Phần mềm này có nhiều ưu điểm quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và đo lường các hoạt động.
- Sell-in từ công ty đến các nhà phân phối.
- Quản lý thông tin đại lý.
- Quản lý thông tin khách hàng.
- Sell-out từ các nhà phân phối.
- Báo cáo bán hàng từ cửa hàng và siêu thị.
eSales Cloud DMS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận Sales của doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí:
- Quản lý cửa hàng và chi phí nhân sự.
- Giúp tối ưu hóa lợi nhuận.
Đo lường hiệu quả công việc:
- Kiểm soát và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
- Xác định thời điểm có doanh thu cao nhất và điểm bán có doanh số cao nhất.
Nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả nhân viên:
- Hiển thị rõ ràng và trung thực hiệu suất làm việc.
- Xây dựng, quản lý nhân viên.
- Tăng năng suất làm việc.
Phát hiện cơ hội bán hàng:
- Cung cấp thông tin khách hàng chính xác.
- Chăm sóc khách hàng tốt nhất, tránh bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
- Đánh giá tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian:
- Tạo các báo cáo được rút ngắn.
- Đảm bảo tính chính xác cao.
Kết luận
Phần mềm DMS đóng vai trò quan trọng trong quản lý phân phối hàng hóa. Phần mềm này cung cấp một nền tảng để quản lý thông tin và tài liệu, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Xu hướng phát triển của hệ thống quản lý phân phối (DMS) trong năm 2024 có nhiều biến đổi. Các xu hướng mới xuất hiện như tích hợp công nghệ mới, tăng tính di động và sử dụng dữ liệu và phân tích. Những xu hướng này chính là tiêu chí để đưa ra quyết định trong tối ưu quy trình phân phối.
Lợi ích từ những tính năng của phần mềm mang lại cho doanh nghiệp cũng vô cùng lớn. Hiện nay, nhiều phần mềm DMS đã ra đời và có mặt trên thị trường công nghệ. Vài phần mềm có nhiều tính năng đa dạng đã được doanh nghiệp chọn lựa và tin dùng.
