Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng chung của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Tuy nhiên ở bước đầu tiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết rõ hướng đi của mình. Chính vì thế họ cần một công ty tư vấn triển khai ERP. Vậy tác dụng và quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP diễn ra như thế nào? Hãy cùng tham khảo nhé!
Khó khăn thường thấy khi doanh nghiệp triển khai ERP?
Khó khăn đầu tiên thường thấy là thiếu sự kết nối giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là nguyên nhân dẫn đến chậm deadline, quản lý thông tin khách hàng không chính xác…. Triển khai ERP giúp nhà quản trị tổng hợp và liên kết thông tin trong tổ chức. Từ đó bảo đảm tính thống nhất chung. Nhưng đối với doanh nghiệp mới đi những bước đầu thì việc chọn lựa một công ty tư vấn uy tín được xem là điều cần thiết. Nếu nghiệp vụ doanh nghiệp phức tạp thì lựa chọn một đơn vị cung cấp tại Việt Nam là vô cùng hợp lý.
Những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các tập đoàn quy mô lớn trên thế giới đều đang theo xu hướng kinh doanh qua phần mềm tự động. Việc này giúp giảm các công việc thủ công sang tự động hóa bằng máy móc.
Tại Việt Nam, việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vẫn còn chưa được phủ sóng nhiều. Nguyên nhân là do họ chưa nắm bắt được hết giá trị mà phần mềm mang lại.
Vai trò của các bên tham gia tư vấn triển khai phần mềm ERP
Phía khách hàng:
– Khi ở vị trí này, cần có một người đứng ra làm quản lý cho dự án triển khai ERP. Người này có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp công việc cho ban quản lý. Đồng thời, họ sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong quá trình triển khai từ phía doanh nghiệp.
– Người được lựa chọn cho vị trí này phải có sự hiểu biết đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp. Họ phải sở hữu năng lực và kinh nghiệm để đề xuất được các giải pháp phù hợp khi cần.
– Ngoài ra, người quản lý việc triển khai ERP còn có nhiệm vụ là đầu mối trao đổi, liên lạc, kiểm tra tiến độ và huy động ngân sách, nguồn lực cho dự án.
Phía bên triển khai:
– Bên triển khai ERP là phía đảm nhận vai trò tư vấn, phụ trách triển khai dự án và phối hợp với những người tư vấn khách như: người tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật,…
– Phía bên triển khai ERP có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và triển khai dự án và chờ phía khách hàng phê duyệt. Trong quá trình triển khai ERP, bên tư vấn chính sẽ điều chỉnh mọi hoạt động của bên tư vấn hệ thống. Tư vấn về về quản lý và mảng kỹ thuật. Trong đó bao gồm:
Người tư vấn về hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP. Họ sẽ có trách nhiệm chính là hỗ trợ khách hàng. Đồng thời, xây dựng cấu hình của hệ thống sao cho gần giống với quy trình của doanh nghiệp. Người tư vấn sẽ làm việc với quản lý các phòng ban, bộ phận có liên quan và người sử dụng phần mềm. Người tư vấn có vai trò vô cùng quan trọng trong giai đoạn đầu khi chuẩn bị triển khai ERP. Người tư vấn kỹ thuật có vai trò khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp. Song đó à đưa ra các đề xuất phù hợp để hệ thống ERP sau khi triển khai được vận hành hiệu quả nhất.
Người sử dụng thử nghiệm
Là người đại diện cho các bộ phận, phòng ban ở phía khách hàng làm việc với bên triển khai phần mềm. Họ có vai trò hỗ trợ, phối hợp với bên tư vấn về cấu hình cài đặt của hệ thống.
Người sử dụng thử nghiệm sẽ được dùng thử trước khi hệ thống được công bố dùng chung. Họ sẽ trở thành người đào tạo, hỗ trợ những người dùng khác sau khi kết thúc quá trình triển khai.
Người phụ trách về chất lượng
Là người có vị trí cao bên phía triển khai. Vai trò chủ yếu của họ là đảm bảo khách hàng thực sự hài lòng với dự án.
Quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP
Bước một: Khảo sát tình hình thực tế và cho đánh giá
Bên triển khai dịch vụ ERP sẽ khảo sát các vấn đề sau: quy mô hoạt động, hệ thống hạ tầng, nghiệp vụ,… Sau đó, sẽ tiến hành lập hồ sơ đánh giá thực trạng làm căn cứ cho cả quá trình triển khai về sau.
Bước hai: Chuẩn hóa hệ thống cơ sở hạ tầng
Trước khi bắt đầu triển khai thì hai phía cần thống nhất các vấn đề. Thứ nhất là về chuẩn hóa hệ thống như: quy trình nghiệp vụ, tài liệu, hồ sơ…Thông qua đó, nhà cung cấp sẽ đề xuất nâng cấp, cải tiến hệ thống hoặc nhiều vấn đề khác.
Bước ba: Hoạch định dự án ERP
Sau khi hoàn tất những vấn đề cơ bản, nền tảng ở các bước một và hai. Cả hai phía sẽ cùng nhau hoạch định một kế hoạch tổng thể bao gồm: thời gian làm việc, công việc chi tiết, mục tiêu dự án,.. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ đạt được so với mục tiêu đề ra.
Bước bốn: Vận hành dự án
Quá trình vận hành dự án được xem là bước chính và dài nhất trong cả quá trình. Lúc này đơn vị cung cấp sẽ phải khảo sát, xây dựng và chỉnh sửa hệ thống. Song đó, đào tạo những nhân sự tham gia trực tiếp vào quá trình để họ vận hành một cách hiệu quả nhất.
Bước năm: Nghiệm thu dự án
Thời gian triển khai dự án ERP sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Có thể thay đổi so với dự án ban đầu. Nghiệm thu dự án sẽ được tiến hành khi hệ thống đã đáp ứng mục tiêu đề ra ban đầu. Các bên liên quan cùng theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả đạt được. Bên bảo hành sẽ phối hợp với phòng ban kỹ thuật để hỗ trợ vận hành hệ thống được tốt hơn.
Kinh nghiệm các bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP
Thiết kế và tùy chỉnh hệ thống ERP
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp:
– Đánh giá nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để xác định các chức năng và tính năng cần thiết từ hệ thống ERP.
– Nghiên cứu và so sánh các giải pháp ERP có sẵn trên thị trường dựa trên các yêu cầu của doanh nghiệp.
– Tìm hiểu về nhà cung cấp ERP, đánh giá danh tiếng, kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ của họ.
Tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp:
– Đối chiếu quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp với quy trình mẫu trong hệ thống ERP và xác định những điểm khác biệt.
– Tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng các yêu cầu và quy trình đặc thù của doanh nghiệp.
– Tối ưu hóa và thay đổi quy trình kinh doanh nếu cần thiết để phù hợp với cấu trúc của hệ thống ERP.
Kiểm tra tích hợp giữa các module trong hệ thống ERP:
– Đảm bảo tích hợp hoàn hảo giữa các module trong hệ thống ERP, đồng bộ dữ liệu và quy trình là một yếu tố quan trọng để tránh sai sót và mất thông tin.
– Thực hiện kiểm tra chéo giữa các module để đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ.
– Tích hợp các ứng dụng và phần mềm bên ngoài vào hệ thống ERP nếu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh đặc thù.
Quy trình thiết kế và tùy chỉnh hệ thống ERP đòi hỏi sự tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Sự lựa chọn đúng hệ thống ERP và khả năng tùy chỉnh linh hoạt giúp tối ưu hóa hiệu quả của ERP và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp. Kiểm tra tích hợp giữa các module là bước quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy của hệ thống ERP sau khi triển khai.
Kiểm tra và thử nghiệm
Tạo các môi trường thử nghiệm để kiểm tra tính năng và hiệu suất của hệ thống:
– Xây dựng môi trường thử nghiệm bao gồm cơ sở dữ liệu và hệ thống phần mềm giống với môi trường thực tế.
– Thử nghiệm các tính năng và chức năng của từng module trong hệ thống ERP để đảm bảo chúng hoạt động đúng cách.
– Kiểm tra hiệu suất và tải của hệ thống dưới tải công việc cao để đảm bảo nó có thể xử lý số lượng người dùng và dữ liệu dự kiến.
Thử nghiệm toàn bộ hệ thống với sự tham gia của người dùng cuối:
– Tạo các kịch bản thử nghiệm dựa trên các hoạt động kinh doanh thực tế để kiểm tra các quy trình và tương tác giữa các bộ phận của doanh nghiệp.
– Mời người dùng cuối và các bộ phận liên quan tham gia vào quá trình thử nghiệm để đảm bảo tính toàn diện và phản hồi thực tế từ các nhân viên sử dụng hệ thống ERP.
– Ghi nhận phản hồi của người dùng cuối và sửa đổi hệ thống để đáp ứng các yêu cầu và phản hồi của họ.
Sửa lỗi và tối ưu hóa hệ thống dựa trên kết quả kiểm tra:
– Xác định và ghi lại các lỗi và vấn đề gặp phải trong quá trình kiểm tra và thử nghiệm.
– Ưu tiên và sửa lỗi ưu tiên cao và tối ưu hóa các chức năng không hoạt động một cách hiệu quả.
– Tiếp tục kiểm tra và thử nghiệm sau khi sửa đổi để đảm bảo rằng các vấn đề đã được khắc phục và hệ thống hoạt động một cách trơn tru.
Quá trình kiểm tra và thử nghiệm không chỉ giúp xác định các lỗi và sửa chúng, mà còn cho phép các bên liên quan thấy cách hệ thống ERP sẽ hoạt động trong môi trường thực tế. Điều này giúp tăng cường sự tự tin và sự chấp nhận từ phía người dùng cuối trước khi triển khai hệ thống ERP vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Đào tạo và triển khai
Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP:
– Xác định nhóm người dùng cuối cần được đào tạo, bao gồm cả người dùng chuyên môn và người quản lý.
– Phân loại đào tạo theo vai trò và chức năng của từng người dùng để đảm bảo đào tạo phù hợp và hiệu quả.
– Tổ chức các khóa đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến, bao gồm cả buổi hướng dẫn cơ bản và nâng cao về hệ thống ERP.
– Đảm bảo tài liệu đào tạo đầy đủ và dễ hiểu để người dùng có thể tham khảo sau khi kết thúc khóa đào tạo.
Chuẩn bị kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn:
– Xác định các giai đoạn cụ thể trong quy trình triển khai ERP và lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn.
– Định rõ các mục tiêu và kế hoạch thời gian cho mỗi giai đoạn để theo dõi tiến độ triển khai.
– Phân chia các nhiệm vụ và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm triển khai và đảm bảo họ hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.
Triển khai hệ thống ERP trên toàn bộ doanh nghiệp:
– Bắt đầu triển khai từ các bộ phận nhỏ, phạm vi hẹp hoặc chi nhánh để thử nghiệm và điều chỉnh quy trình triển khai trước khi triển khai trên toàn bộ doanh nghiệp.
– Thực hiện việc triển khai theo kế hoạch và giám sát tiến độ để đảm bảo việc triển khai diễn ra đúng hẹn.
– Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho người dùng cuối trong quá trình triển khai và sau khi triển khai để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Khi triển khai hệ thống ERP trên toàn bộ doanh nghiệp, việc đồng bộ hóa các bộ phận và đảm bảo sự chấp nhận và hỗ trợ từ phía người dùng cuối là rất quan trọng. Cần thiết lập cơ chế phản hồi và cải tiến liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh và cải thiện hiệu suất sử dụng hệ thống ERP sau khi triển khai.
Hỗ trợ và duy trì
Đảm bảo hỗ trợ liên tục cho người dùng sau khi triển khai:
– Xây dựng kênh hỗ trợ để người dùng có thể báo cáo các vấn đề kỹ thuật, lỗi hoặc yêu cầu hỗ trợ.
– Tổ chức đào tạo bổ sung và chia sẻ kiến thức mới để giúp người dùng tiếp tục phát triển kỹ năng sử dụng hệ thống ERP.
– Phản hồi và giải quyết các vấn đề được báo cáo trong thời gian nhanh nhất để đảm bảo hoạt động liên tục và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Xây dựng quy trình duy trì, cập nhật và nâng cấp hệ thống ERP:
– Thiết lập lịch trình duy trì định kỳ để kiểm tra, đánh giá và tối ưu hóa hiệu suất của hệ thống ERP.
– Xác định và triển khai các cập nhật và bản vá bảo mật mới để bảo vệ hệ thống khỏi các lỗ hổng bảo mật.
– Xây dựng quy trình nâng cấp hệ thống khi có phiên bản mới của phần mềm ERP để tận dụng các tính năng mới và cải tiến.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả và tính khả dụng của hệ thống ERP:
– Đo lường hiệu suất hệ thống theo các tiêu chí đã được định nghĩa để đảm bảo nó đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.
– Thực hiện các báo cáo và phân tích để đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống và tìm cách cải thiện.
– Liên tục thu thập phản hồi từ người dùng và các bộ phận liên quan để cải thiện và điều chỉnh hệ thống khi cần thiết.
Quy trình hỗ trợ và duy trì đảm bảo rằng hệ thống ERP được duy trì trong tình trạng hoạt động tốt và phù hợp với các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo sự ổn định và bền vững của hệ thống trong suốt thời gian hoạt động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và đạt được hiệu quả cao nhất từ việc triển khai ERP.
Xem thêm tại: TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP VÀ NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN
Qua bài viết hy vọng mọi người có thể hiểu thêm về tác dụng và quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP. Việc tìm hiểu rõ sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn. Nếu bạn đang cần một đơn vị cung cấp uy tín và nhiều chính sách ưu đãi hấp dẫn hãy liên hệ với DraERP ngay hôm nay!
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Hotline: (+84)-338-855-3
