Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng chung của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Tuy nhiên ở bước đầu tiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết rõ hướng đi của mình. Chính vì thế họ cần một công ty tư vấn triển khai ERP. Vậy tác dụng và quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP diễn ra như thế nào? Hãy cùng tham khảo nhé!
Khó khăn thường thấy khi doanh nghiệp triển khai ERP?
Khó khăn đầu tiên thường thấy là thiếu sự kết nối giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là nguyên nhân dẫn đến chậm deadline, quản lý thông tin khách hàng không chính xác…. Triển khai ERP giúp nhà quản trị tổng hợp và liên kết thông tin trong tổ chức. Từ đó bảo đảm tính thống nhất chung. Nhưng đối với doanh nghiệp mới đi những bước đầu thì việc chọn lựa một công ty tư vấn uy tín được xem là điều cần thiết. Nếu nghiệp vụ doanh nghiệp phức tạp thì lựa chọn một đơn vị cung cấp tại Việt Nam là vô cùng hợp lý.
Những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các tập đoàn quy mô lớn trên thế giới đều đang theo xu hướng kinh doanh qua phần mềm tự động. Việc này giúp giảm các công việc thủ công sang tự động hóa bằng máy móc.
Tại Việt Nam, việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vẫn còn chưa được phủ sóng nhiều. Nguyên nhân là do họ chưa nắm bắt được hết giá trị mà phần mềm mang lại.
Vai trò của các bên tham gia tư vấn triển khai phần mềm ERP
Phía khách hàng:
– Khi ở vị trí này, cần có một người đứng ra làm quản lý cho dự án triển khai ERP. Người này có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp công việc cho ban quản lý. Đồng thời, họ sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong quá trình triển khai từ phía doanh nghiệp.
– Người được lựa chọn cho vị trí này phải có sự hiểu biết đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp. Họ phải sở hữu năng lực và kinh nghiệm để đề xuất được các giải pháp phù hợp khi cần.
– Ngoài ra, người quản lý việc triển khai ERP còn có nhiệm vụ là đầu mối trao đổi, liên lạc, kiểm tra tiến độ và huy động ngân sách, nguồn lực cho dự án.
Phía bên triển khai:
– Bên triển khai ERP là phía đảm nhận vai trò tư vấn, phụ trách triển khai dự án và phối hợp với những người tư vấn khách như: người tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật,…
– Phía bên triển khai ERP có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và triển khai dự án và chờ phía khách hàng phê duyệt. Trong quá trình triển khai ERP, bên tư vấn chính sẽ điều chỉnh mọi hoạt động của bên tư vấn hệ thống. Tư vấn về về quản lý và mảng kỹ thuật. Trong đó bao gồm:
Người tư vấn về hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP. Họ sẽ có trách nhiệm chính là hỗ trợ khách hàng. Đồng thời, xây dựng cấu hình của hệ thống sao cho gần giống với quy trình của doanh nghiệp. Người tư vấn sẽ làm việc với quản lý các phòng ban, bộ phận có liên quan và người sử dụng phần mềm. Người tư vấn có vai trò vô cùng quan trọng trong giai đoạn đầu khi chuẩn bị triển khai ERP. Người tư vấn kỹ thuật có vai trò khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ của doanh nghiệp. Song đó à đưa ra các đề xuất phù hợp để hệ thống ERP sau khi triển khai được vận hành hiệu quả nhất.
Người sử dụng thử nghiệm
Là người đại diện cho các bộ phận, phòng ban ở phía khách hàng làm việc với bên triển khai phần mềm. Họ có vai trò hỗ trợ, phối hợp với bên tư vấn về cấu hình cài đặt của hệ thống.
Người sử dụng thử nghiệm sẽ được dùng thử trước khi hệ thống được công bố dùng chung. Họ sẽ trở thành người đào tạo, hỗ trợ những người dùng khác sau khi kết thúc quá trình triển khai.
Người phụ trách về chất lượng
Là người có vị trí cao bên phía triển khai. Vai trò chủ yếu của họ là đảm bảo khách hàng thực sự hài lòng với dự án.
Quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP
Bước một: Khảo sát tình hình thực tế và cho đánh giá
Bên triển khai dịch vụ ERP sẽ khảo sát các vấn đề sau: quy mô hoạt động, hệ thống hạ tầng, nghiệp vụ,… Sau đó, sẽ tiến hành lập hồ sơ đánh giá thực trạng làm căn cứ cho cả quá trình triển khai về sau.
Bước hai: Chuẩn hóa hệ thống cơ sở hạ tầng
Trước khi bắt đầu triển khai thì hai phía cần thống nhất các vấn đề. Thứ nhất là về chuẩn hóa hệ thống như: quy trình nghiệp vụ, tài liệu, hồ sơ…Thông qua đó, nhà cung cấp sẽ đề xuất nâng cấp, cải tiến hệ thống hoặc nhiều vấn đề khác.
Bước ba: Hoạch định dự án ERP
Sau khi hoàn tất những vấn đề cơ bản, nền tảng ở các bước một và hai. Cả hai phía sẽ cùng nhau hoạch định một kế hoạch tổng thể bao gồm: thời gian làm việc, công việc chi tiết, mục tiêu dự án,.. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ đạt được so với mục tiêu đề ra.
Bước bốn: Vận hành dự án
Quá trình vận hành dự án được xem là bước chính và dài nhất trong cả quá trình. Lúc này đơn vị cung cấp sẽ phải khảo sát, xây dựng và chỉnh sửa hệ thống. Song đó, đào tạo những nhân sự tham gia trực tiếp vào quá trình để họ vận hành một cách hiệu quả nhất.
Bước năm: Nghiệm thu dự án
Thời gian triển khai dự án ERP sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Có thể thay đổi so với dự án ban đầu. Nghiệm thu dự án sẽ được tiến hành khi hệ thống đã đáp ứng mục tiêu đề ra ban đầu. Các bên liên quan cùng theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả đạt được. Bên bảo hành sẽ phối hợp với phòng ban kỹ thuật để hỗ trợ vận hành hệ thống được tốt hơn.
Xem thêm tại: TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP VÀ NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN
Qua bài viết hy vọng mọi người có thể hiểu thêm về tác dụng và quy trình tư vấn triển khai phần mềm ERP. Việc tìm hiểu rõ sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn. Nếu bạn đang cần một đơn vị cung cấp uy tín và nhiều chính sách ưu đãi hấp dẫn hãy liên hệ với DraERP ngay hôm nay!
DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT
Trang web: https://draco.biz
Hotline: (+84)-338-855-3
